現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

李廣新

山東省棗莊市臺兒莊區(qū)社會保險事業(yè)中心 山東棗莊 277499

社會主義市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，使企業(yè)在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用更加明顯，企業(yè)的檔案不僅見證了企業(yè)的發(fā)展，而且在未來的企業(yè)發(fā)展中也發(fā)揮著強有力的作用。雖然一些企業(yè)在檔案管理方面也取得了一些突出的成績，但不可否認的是，我國大多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面仍存在問題。企業(yè)必須重視檔案管理，與時俱進，做好檔案管理創(chuàng)新工作，為企業(yè)效益的快速發(fā)展提供長動力。

1 企業(yè)檔案管理存在的不足

1.1 管理能力因素

中國特色社會主義市場經(jīng)濟條件下，國有企業(yè)與民營企業(yè)、私營企業(yè)等同樣需要面對激烈的市場競爭壓力。重生產(chǎn)效益輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，思想上對國有企業(yè)檔案效能工作價值認識不足，人員配備不強，檔案兼職的現(xiàn)象依然存在。據(jù)一項調(diào)查顯示，約有67.54%的國企檔案管理人員未接受專業(yè)培訓(xùn)。檔案專業(yè)素能不強、綜合業(yè)務(wù)素能短板等，依然成為制約國有企業(yè)檔案管理效能提升的重要因素[1]。

1.2 企業(yè)檔案管理制度不完善

現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對企業(yè)檔案工作進行更加科學(xué)的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國企改革實踐中，普遍沒有對檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據(jù)國家政策的變化、企業(yè)管理的需要，及時對檔案管理制度進行調(diào)整和優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動等基礎(chǔ)性管理工作的重要內(nèi)容，如果不能建立并及時完善檔案管理制度，就會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒蹋绊懥藱n案的保護和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國檔案法》精神。

1.3 管理條件因素

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，及其在國有企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，新時代，國有企業(yè)檔案管理必備的設(shè)備、器械、軟硬件是企業(yè)檔案管理的必要保障。但，重生產(chǎn)輕管理認識，缺乏檔案價值功能的正確認知，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理缺乏必備的軟硬件支撐，檔案管理場所未按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求建立；檔案管理軟件滯后，難以滿足新時期國有企業(yè)檔案管理需要；檔案管理智能化、專業(yè)化水平不足；檔案管理缺乏專用庫房或庫房面積不達標(biāo)[2]。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理方式

2.1 改善檔案管理條件

國有企業(yè)檔案管理效能的提升，也是現(xiàn)代國有企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此，國有企業(yè)經(jīng)營者、管理者要切實在思想上高度重視國有企業(yè)檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術(shù)支持。要根據(jù)國有企業(yè)檔案管理實際需要，嚴格按照國有企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善檔案管理環(huán)境，為國有企業(yè)檔案管理配置先進的管理設(shè)備和器材。提前做好國有企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃、科學(xué)研究檔案館建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地做好功能分區(qū)，嚴格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、智能化等，切實改善國有企業(yè)檔案管理軟硬件條件。

2.2 健全檔案管理相關(guān)制度

要想確保企業(yè)檔案管理工作的有效開展，就需要系統(tǒng)分析總結(jié)經(jīng)驗，根據(jù)時代發(fā)展的要求來不斷創(chuàng)新，建立檔案工作責(zé)任制，依法制定切合實際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎(chǔ)工作和開發(fā)利用工作，制度種類可以根據(jù)需要分為具體的管理規(guī)定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應(yīng)當(dāng)符合實際，要總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗，要征求各相關(guān)單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實的可執(zhí)行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關(guān)法律及政策的新要求，要適應(yīng)企業(yè)新發(fā)展需求。只有這樣，企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會的大背景下，才能夠?qū)崿F(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發(fā)揮出來[3]。

2.3 強化檔案管理人員管理

首先，檔案管理人員不僅要有扎實的檔案管理能力和知識，還得學(xué)會應(yīng)用掃描儀、計算機等相關(guān)設(shè)備。這就需要檔案管理工作人員不斷提升自我，積極主動的進行學(xué)習(xí)，與時俱進。其次，企業(yè)需要將檔案管理人員的選拔和招聘標(biāo)準(zhǔn)進行適當(dāng)?shù)奶嵘趯n案管理人員的學(xué)歷進行要求時，還需要對檔案管理人員的專業(yè)能力、業(yè)務(wù)水平、創(chuàng)新能力和管理能力等綜合素養(yǎng)進行考察。此外，還可以進行校企合作，將自己的要求提給學(xué)校，并與學(xué)校一起進行人才的培養(yǎng)。再次，企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理的重視，并提高檔案管理人員的福利待遇，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工應(yīng)及時給予獎勵，這樣才能夠有效激發(fā)員工的工作積極性，并吸引更多優(yōu)秀人才加入到檔案管理的隊伍中。最后，企業(yè)應(yīng)鼓勵檔案管理人員進修，并定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗，使得自身的檔案管理工作始終處于較高的水平。同時，還應(yīng)該有意識培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識與思想教育，使得他們能夠在工作中踏踏實實、認真仔細，盡可能避免因為粗心大意造成重大損失，提升工作質(zhì)量。

3 結(jié)語

總之，隨著社會的不斷發(fā)展、信息技術(shù)的不斷完善、國企改革的不斷深入，企業(yè)檔案管理也需要可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。我們要進一步探索企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向和技術(shù)創(chuàng)新需要，不斷加強和優(yōu)化檔案管理技術(shù)水平，提高企業(yè)檔案管理效率，從而提高企業(yè)檔案管理的重要性和社會價值。