檔案數字化管理質量與安全保密控制對策

馬俊良

（佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司，佛山 528000）

引 言

檔案是人們在社會生產活動中形成的一種重要歷史記錄和寶貴資源，其重要性不言而喻，可是在實際使用的時候卻常常遇到諸多困擾，如保存難、借閱難、查找難等。隨著社會的發展，檔案的數字化管理已成為一種必然趨勢。提高檔案數字化管理水平，需從管理人員入手，提高其專業素養和技能水平，還要借助網絡發展的信息化進行全面的監督管理。在對檔案數字化建設的發展過程中，要不斷完善相關規章制度，在保障檔案數字化的完整性和準確性的前提下，做好檔案的安全性保障，為全面實現企事業單位的現代化管理奠定基礎。

一、檔案數字化管理的質量與安全保密工作介紹

（一）檔案數字化的概念

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字影像（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。檔案資源以數字化的形式存儲，以網絡化的形式相互鏈接，利用計算機系統進行全面的后臺管理，形成一個結構有序的檔案信息庫，實現資源共享及檔案信息的便捷化，是檔案信息化建設的重要組成部分。檔案的數字化管理與傳統檔案管理相比，可以提高經濟效益，提高辦公效率，提高檔案原件保護，具有不可替代的先進性。

（二）檔案數字化的質量工作

檔案數字化的質量管控最主要的就是對原文件掃描工作的質量要求，它需要保證原文件所有內容齊全，不得有遺漏；每頁的掃描圖片必須整齊完整，不能出現傾斜和偏差；掃描所形成的電子圖片要清晰，不能有污點和黑邊；隨時保證檔案和原始文件的高度統一，避免錯別字的出現。掃描檔案的裝訂歸檔需確保質量的技術要求，以方便利用和保護原件為根本目的。質量保證是檔案數字化的基礎，狠抓質量管理工作是關鍵，應加強質量管理過程中的監督檢查工作，促進檔案數字化質量工作的有序健康推進。

（三）檔案數字化的安全保密工作

檔案數字化的安全保密工作需要配備專人管理，檔案系統的登陸賬號和密碼需按照保密標準保管，負責人員不得泄露給他人，密碼應定期修改，密碼的保密程度也應該是高級層次的，必須由數字和字母等符號組成。針對數字化檔案的查閱管理也是保密工作中的重要環節，必須規定好相關查閱人員的權限，在供查閱本人使用的同時，需明確告知不可外傳，泄密的相關懲罰要落實到位。檔案的安全保密工作關乎機構乃至國家的安全保障，是一項非常重要的工作，需從檔案負責人這個根源上著手，保證一系列操作的安全。

二、檔案數字化管理的質量與安全保密控制對策分析

對檔案數字化管理的質量與安全保密控制應就單個獨立的因素進行分析，檔案的質量控制要求最重要的是對檔案原件掃描工作的重視程度，因為實現檔案數字化最重要的載體就是根據原件形成的掃描圖片，所以掃描件的完整性和準確性是必須重點考核的對象。這需要考察相關經辦人員的專業能力和對工作的負責程度，為確保檔案質量的標準化還應就檔案數字化管理的規章制度進行落實。

（一）檔案數字化管理的質量控制對策分析

1.培養專業的檔案數字化管理人員

培養專業的檔案數字化管理人員是確保檔案質量控制的基礎保證。加強對檔案管理人員的專業能力培養，需要從一個人的責任心開始。強烈的工作責任心是做好一件事情的有力保障，檔案數字化管理這樣一項意義重大的工作更是離不開責任心強的工作人員，把細微的小事做到極致，才能在大事面前鎮定自若、游刃有余。工作中的細致、認真、負責是專業檔案管理人員必備的品質。除了這些，還應定期對檔案管理人員進行思想引導和專業技能的鞏固，組織工作人員參加技能培訓，以人為基礎，把人管理好了工作才能做好，用專業的管理人才來促進檔案管理數字化工作穩步向前發展。

2.健全檔案數字化管理制度

管理制度的健全是規范工作的有效保障。檔案數字化管理制度需要明確管理人員的權限和職責分類，將管理工作明晰化，權限范圍精確到個人，使管理制度中的每一個人都具備不同的管理權限，用相互制約的方式進一步確保檔案的質量安全。在對檔案進行數字化歸納的時候，一定要確保每一份數字化文件的正確和清晰。把原件掃描為數字化儲存的電子文件，是一項復雜且煩瑣的工作，更是確保檔案數字化質量要求的重要一步，所以掃描過程必須要做到精確無誤。健全檔案數字化管理制度必須做到明確每一步工作的細則。落實好對檔案數字化質量的管理是對檔案數字化安全保密的前提，健全各項檔案的管理制度能非常有效地實現檔案數字化的質量要求。

3.嚴格監督核查檔案數字化管理工作

任何一項工作若離開了監督職能就失去了工作的基礎保障，特別是檔案管理這么重要的工作，一定不能缺少監督核查環節，并且還需嚴格監督核查檔案數字化管理工作中的每個環節，以確保這項工作的完整性和準確性。應定期抽調人員對檔案數字化管理工作進行全面的核查，包括檔案的數字化存儲是否符合要求，分類是否細致明了，檔案目錄是否合理，目錄列表是否清晰，檔案內容是否完整，檔案圖片是否清晰，對所有檔案的調取查閱相關信息是否記錄完整，并對調取人員記錄信息進行電話核實，追根溯源，確保每一項有關檔案的信息流動都能落實到人。人事相符才是監督核查的真實保障，嚴格監督和核查是對檔案質量要求的有效保證。

（二）檔案數字化管理的安全保密控制對策分析

1.提高檔案信息化管控技術

檔案數字化管理的安全保密管控技術一定要順應時代發展而不斷提高，在檔案管理的基礎建設上要加大經費投入，使檔案管理在硬性條件上得到充分保證。例如，對檔案數字化分類的管理和對檔案原件的妥善管理等，應在其基礎建設上下功夫，使硬件設施得到有力保證，這是對檔案信息化管控的大力支持。應重視對檔案管理人員的培養，人員是技術手段的實施者，確保人員的專業性是有效保障檔案數字化質量和安全的基石。做好檔案數字化管理是為了更好地為人們提供便捷的查閱服務。建設數字化服務平臺就是數字化管理的重要管控技術，對管控技術應實現每周、每月、每季的考核，要用數據說話，把技術手段提到更高層次，并成立專門的驗收組保證檔案數字化保密工作的質量要求。

2.完善檔案數字化管理安全保密制度

在檔案數字化的工作建設中，做好檔案的安全保密就必定要完善好檔案數字化的安全保密相關管理制度，用制度管人，在制度中要明確保密工作的各項規定和注意事項，一定不可忽略對制度的重視。確保檔案的安全性是所有制度的前提，便捷性是安全保密制度需要注意的事項，檔案數字化的一個重要目的便是方便使用者查閱，那么便捷性要求就是制度中的一個重要思考點。以保密性為原則，以便捷性為方向，把檔案數字化的安全管理制度制定得更加完善，且嚴格要求檔案管理人員遵守規章制度行事，按照相關流程管理檔案，確保檔案信息的安全。

3.加強檔案管理人員的保密建設

一切的信息化工作都離不開人，人是一切事物的主體。人為因素是所有工作中最大的不確定因素，在檔案數字化保密管理中做好人員的保密建設是非常有必要的。如今，網絡的安全隱患無孔不入，現代黑客的盜密技術亦是越來越高，因此針對檔案管理人員的保密建設要從多方面入手。機構內部的安全保密是工作的基礎，網絡和外界的保密是拓展，針對網絡保密工作，要做好系統殺毒軟件的安裝和防火墻的設置，有意識地防止黑客的惡意攻擊，有效地利用起每個人獨有的指紋或者面部識別來進行檔案的保密工作，把檔案管理工作做到細處，做到實處，全方位多角度地實現檔案的安全保密工作。

4.注重檔案數字化網絡安全的管理

當今，網絡發展的速度日益加快，針對網絡的安全防范也越來越嚴格。檔案的數字化管理很重要的一項內容就是檔案的網絡安全問題，在做好實質的安全防備后，網絡安全不容忽視，特別是國家重要文件歷史資料的檔案保管，更應注重網絡的保密技術。黑客的盜密手段層出不窮，各種花樣沖擊著檔案的安全，這就需要我們專注檔案數字化網絡的安全管理，對網絡防盜措施的采用要從多方面出發，防火墻密碼、多重密碼的設置是必備的，對本地網和局域網的使用最好是專用網絡，專門用于檔案管理的電腦不可用于上網等娛樂活動，杜絕一切因網絡漏洞帶來的安全隱患。

結 語

檔案數字化建設順應了社會的發展趨勢，關于檔案數字化的質量和安全保密工作是做好檔案數字化的基本需求。在不斷提高檔案管理的質量要求和安全保密要求的基礎上，需要為國家檔案數字化的發展之路注入更多的新鮮活力，不斷尋求更高的技術手段并應用在檔案的數字化管理中，把檔案的安全保密工作當成一項重要的事項來抓，為實現國家及企業的檔案良性健康安全管理起到推動作用，鋪好檔案數字化管理的良好發展之路。