高校教學檔案管理難點及規范化管理策略

教學檔案能夠為高校提供重要的信息資源，同時能夠體現出教學成果，是高校教學評價效果的直接表現，為高校總結教學經驗提供了一定的依據。此外，教學檔案是高校應對上級檢查的重要材料，因此高校教學檔案具有較高的保存價值。這些檔案能夠直接體現出學校的發展狀況，也能夠幫助相關人員了解學校的歷史并預測高校未來的發展前景。伴隨著我國教學改革程度的不斷加深，大部分高校教學檔案管理存在各種各樣的問題，這些問題都導致教學檔案無法真實反映出高校教學發展的情況。因此，探究檔案規范化管理的策略具有重要的意義。

一、高校教學檔案的特點分析

高校教學檔案豐富多樣，其中包括來自高校內部各管理部門的文件材料、教師教學的材料、學生考試以及畢業論文相關材料等。高校的教學內容包含很多學科，在學科之間很可能存在交叉，再加上高校教學檔案管理層級較多，各個層級分屬不同的部門，因此導致高校的教學檔案管理整體呈現出較為復雜的特征。此外，在傳統的紙質檔案基礎上，逐漸增加的圖文材料、課件、光盤、視頻等，都導致高校教學檔案管理類型與數量不斷增加。以上這些特征都增加了高校教學檔案管理的難度。

二、高校教學檔案管理難點

（一）高校教學檔案管理人員綜合專業素質不高。近年來，隨著高校的不斷發展，相應引入了大量人才，使高校的教學檔案數量逐漸增加。為了能夠適應信息化社會的需求，傳統的檔案管理方法已經遠遠不夠，給高校的檔案管理工作增加了難度。目前高校的檔案管理人員專業出身很少，這給高校教學檔案管理前景帶來了消極的影響。高校教學檔案管理人員普遍存在綜合業務素質較低的問題，主要表現在以下三個方面：

第一，高校由于評估等工作需要引進大量的人才，同時也會引進很多人才的家屬，這些家屬直接被安排進了行政崗位，并且大多沒有經過培訓就直接上崗。再加上這些家屬自身水平以及綜合素質較低等原因，使得他們很難在短時間內適應高校教學檔案管理工作。

第二，在大多數高校中，往往存在教學檔案管理人員由秘書兼任的情況。由于秘書來自教學、行政以及科研等方面的壓力較大，因此他們對教學檔案管理工作的熟悉程度較低。最終嚴重影響了高校教學檔案管理工作，同時也會對自身教學水平產生不利的影響。

第三，教學檔案管理人員缺少相應的專業培訓。由于這些人員不具備系統的檔案管理理論知識，完全依靠平時積累的經驗來進行教學檔案管理工作，長此以往，就會使教學檔案工作管理質量受到嚴重的影響。隨著高校的不斷發展，對于教學檔案管理人員的要求隨之增加，如果這時高校不能夠及時開展專業的培訓，就會嚴重降低教學檔案管理的質量。

（二）高校教學檔案管理制度不夠完善合理。盡管很多高校制定了檔案管理規章制度，但是實際收獲的效果不盡如人意。其中最主要的問題就是管理機制不健全。教學檔案幾乎沒有系統完整地進行管理，大多只是規定了一些教學檔案的歸檔內容，對歸檔時間、范圍都沒有明確規定。教學檔案在查閱以及借閱時的登記也沒有完善，對于借閱的時間管理存在差錯，經常出現借閱后不予歸還的情況，因此使得教學檔案出現嚴重的流失現象。一直以來，高校在教學評估時都不惜增加更多的投入彌補教學檔案材料方面的不足，但是對于教學檔案歸檔的收集整理卻往往忽視。這樣對教學檔案管理正常工作的開展具有較大的影響，同時直接影響了教學檔案能夠發揮的價值。

（三）信息化建設水平低。隨著信息化時代的到來，電子文件的數量逐漸增加，傳統的檔案管理方法已經遠遠無法滿足時代的需求。而辦公自動化程度的逐漸增加，使得檔案管理人員需要掌握更多的計算機、復印機等現代化的辦公知識。但是目前很多學校在這方面的重視程度仍然較低，教學檔案的管理還停留在人工管理以及紙質文檔的管理層面上。目前高校教學檔案的信息化建設主要存在兩方面的問題：一方面，紙質檔案轉化為電子文檔的問題；另一方面，利用計算機對檔案進行查閱的問題。紙質檔案與電子檔案在很長一段時間是互相依存的，但是無法忽視的是教學檔案的信息化會提高管理以及利用效率，為學校的發展以及教學質量的提升提供了更加便利的服務。

（四）高校對教學檔案管理不夠重視。一方面，高校的領導對教學檔案的管理不重視。很多高校領導甚至沒有將檔案管理作為日常重要的工作內容，僅僅認為這是一項可有可無的工作，不考慮教學檔案管理不足會為高校帶來怎樣的影響。正是因為高校領導這種不重視的態度，使得高校沒有給予教學檔案管理工作足夠的人力以及財力。另一方面，目前有很多高校將自身的重心放在了科研項目、經費管理方面，對教學檔案管理較為忽視，導致高校教學檔案室的基礎設施十分薄弱，檔案管理的硬件條件較差，設備相對落后。高校教學人員將自身的精力集中在科研方面，對檔案管理工作較為忽視，他們甚至認為教學檔案管理的效果對自己的科研工作不會造成影響，這就導致出現了重科研、輕教學的風氣。嚴重影響了教學檔案的管理效果，無法滿足高校對教學檔案的需求，進而無法使教學檔案的價值充分發揮出來。

三、高校教學檔案規范化管理的策略

（一）加強教育以提高檔案管理人員素質。高校教學檔案的管理效果直接受到檔案人員整體素質水平的影響，因此如果要想提高教學檔案的管理質量，最重要的就是提高相關人員的整體素質，加強教育是最主要的方式之一。加強教育能夠幫助教學檔案管理人員提高專業知識，同時還能夠不斷提高自身的業務水平。一方面，教學檔案管理部門應該重視相關人員的教育，可以采取定期開展培訓班的方式來實現，保證最大程度提高檔案管理人員的知識水平以及管理能力；另一方面，高校要努力提高教學檔案管理人員的待遇，以便能夠對檔案管理人員起到激勵的作用，讓他們在工作中能夠找到努力的方向，工作中的積極性會更高，同時還要增加在教學檔案管理工作方面的投入，為檔案管理工作提供保障。

（二）制定和完善高校教學檔案管理制度。教育檔案管理是高校教學管理的重要構成，因此應該結合高校的實際情況來制定各種規章制度。首先，高校要制定完善的教學檔案管理目標，同時還要明確相關人員的職權范圍，讓他們建立起強烈的責任心。其次，高校要建立各個院系之間的檔案管理責任制度，讓教師能夠分擔各自的教學方案收集任務。在教師將自己的檔案收集后，將材料上交給學校教學檔案管理人員，由管理人員進行統一管理再存檔。最后，學校要指派相關人員對教學檔案管理進行定期檢查，并建立相應的評比制度，讓高校教師能夠從心里重視教學檔案管理工作，同時讓教學檔案管理有章可循。通過高校的定期檢查能夠及時發現教學檔案的管理問題，并采用相應的措施予以解決，進而促進高校檔案工作的發展。

（三）推進教學檔案信息化建設。檔案信息化建設是一個系統的過程，高校管理部門應該根據自身的實際情況建立相關的教學檔案管理系統。一方面，加強檔案部門的硬件基礎設施，為教學檔案管理提供充足的保障；另一方面，將檔案管理系統與辦公自動化系統進行有效結合，實現檔案信息管理的共享。檔案信息化管理是目前必然的趨勢，能夠幫助高校更好地了解教學檔案信息，為社會提供服務。

（四）加強相關人員對教學檔案管理的重視。要想保障高校教學檔案工作順利開展，領導以及相關檔案管理人員必須提高自身的重視。高校領導要將教學檔案管理工作加入日常的工作計劃中，定期對教學檔案管理人員的工作效果進行監督，讓教學檔案管理人員明確資料的形成、歸檔以及整理是最為重要的環節，轉變原有的臨時應對突擊檢查而被動應付的觀念。讓教學人員能夠明白，教學檔案的收集以及歸檔是他們需要承擔的責任，進而才能夠充分認識到教學檔案管理工作的重要性，真正認識到教學檔案在評估辦學水平中發揮的重要作用，最終幫助自身提高教學質量。

四、結語

高校教學檔案對開展規范教學活動具有重要的參考功能，同時也能夠體現高校的辦學質量，對促進高校科研工作的開展具有重要的意義。但是目前高校教育檔案管理人員的專業素質并不高，管理制度也不完善，信息化建設水平較低。同時，相關部門對高校教學檔案管理的重視程度并不夠。因此應該加強教育以提高高校教學檔案管理人員的素質，制定和完善高校教學檔案管理制度，推進教學檔案信息化建設，并且加強相關人員對教學檔案管理的重視，實現高校教學檔案規范化管理的目標。