構建現代企業檔案管理新模式的策略

在新形勢下，企業檔案是企業決策、管理等工作的依據，為企業提供了相應的信息和資源，是企業現代化建設過程中不可或缺的部分。要想提高企業的發展水平，一定要重視對企業檔案的管理，確保管理工作能夠落實到位。我國當前經濟形勢不斷變化，企業在獲得很多發展機會的同時，也遇見了非常多的挑戰，這都需要企業對自身工作進行不斷革新，來適應當前的經濟發展。在企業檔案管理工作中，要積極進行探索，找到高效的管理方法。而使用知識管理的模式來對企業檔案進行管理，能夠讓工作更加規范化、現代化，解決工作當中出現的一些問題，提高工作的效率。

一、當前企業檔案管理的困境

（一）檔案工作被邊緣化。我國實行的是社會主義市場經濟體制，這一體制在經濟的發展過程中不斷完善。同時，我國改革開放的政策不斷深入。企業開展經營活動最主要目標就是獲得利潤，提高經濟效益。很多部門與企業利潤有著直接的關系，包括生產、銷售等這些部門，受到企業重視。但是這些部門的個別管理人員對于檔案管理工作缺乏重視，認為檔案管理工作不能提高企業的經濟效益，不值得投入。這就導致了檔案管理工作在很大程度上不受重視，甚至被邊緣化。所以，無論是相關部門在進行日常工作中，檔案管理人員都是企業裁員的首要選擇。但在實際的工作當中，企業各個階段都需要檔案資源作為參考，所以要加強對檔案工作的重視，避免出現這種變化。

（二）檔案信息化程度較低。當前，我國企業逐漸向現代化發展，在經營活動中融入信息化，以此來提高企業競爭力，推動企業發展。在這一過程當中，檔案信息化成為企業發展的關鍵。簡單來說，在當前知識經濟時代發展中，企業檔案的信息化，主要是利用現代化的管理理念和先進的技術，將信息化作為基礎，推進檔案信息資源的開發和利用。檔案工作信息化在推進企業信息化的過程中扮演著重要角色，是信息化系統的重要組成。但是就當前的實際情況來看，很多企業對于檔案信息的利用較少，不能在日常的經營活動中發揮職能和作用。雖然很多企業已經成立了相關的檔案管理部門，但是收納的檔案資料較少，特別是對于企業的建立情況、成立歷史和自身特色，不能全部呈現出來，涉及的范圍較小；部分企業雖然在檔案管理工作當中涉及的信息資料范圍比較廣泛，但是到真正使用時，查找過程較為復雜，對自己所需要信息不能更快更有效地獲取。同時，很多相關部門的管理者自身專業技能不夠，素質較低，使用較為落后的方式進行管理，對信息化的認知較為滯后，不能熟練掌握當前新形勢下的情況，導致管理模式較為單一落后，從而阻礙了企業檔案管理工作的進步。

（三）檔案信息資源分散。企業檔案包括了非常多的內容：主要指企業生產規劃、人力資源、經營管理等等方面。所涉及的范圍較廣，內容較多。有的企業將資料交由各個相關部門進行分類管理，甚至有的會交由員工進行自行管理。導致工作沒有做到系統化、標準化，較為零散，不能將相關的信息和資源進行整合，甚至會影響之后的決策、管理等工作。雖然有的企業在檔案管理工作方面進行了大量的準備，甚至建立了相關的信息中心，但是這項工作不能真正地落實到位，呈現出形式化的局面，無法為企業的決策、組織和核算等工作提供服務。舉個例子：在進入企業后，首先要做的是熟悉相關的業務，并掌握好企業的情況，但是在這個過程當中，如果檔案工作沒有做好，員工只能向老員工進行學習，不能利用相關的資源信息來自主學習，這就影響了工作的效率。

二、構建企業檔案管理新模式

在當前現代化企業不斷發展的情況下，在檔案管理工作當中融入企業知識，對于企業說，不僅僅是一個好的發展機會，也是一個不小的挑戰。特別是在知識經濟時代，融入企業知識管理，能夠推薦企業檔案的管理工作向新的方向轉變，這個過程主要包括了四個方面：市場取向、信息先導、協同運轉和知識共享。簡單地說，市場取向主要指可以將檔案知識管理工作所產生的企業利潤直接體現出來，讓檔案管理工作不再邊緣化；信息先導是將檔案知識管理的功能和作用體現出來，在企業建設中處于關鍵部分；協同運轉主要是將檔案管理和知識管理進行協調，以此達到統一，提高工作的效率和質量；知識共享則主要是將檔案管理的目的凸顯了出來——提高工作效率，建設現代化企業，增加經濟效益。

（一）市場取向。企業的最終目標是獲得經濟利潤，所以企業在開展任何經營活動時，要將效益的原則作為首要的出發點。但是由于傳統觀念的影響，很多檔案管理工作者在開展工作時仍然以“重藏輕用”為主，導致很多檔案資料不能真正助力企業的發展。相關的檔案部門要提升服務質量，借鑒相應的服務行業，按照規范優質的原則，改善服務，幫助使用者查詢所需要的資料和信息，提高使用者的滿意度，這樣才能推動檔案部門長遠發展。所以要強調服務性的宗旨和原則，提高服務質量，讓使用檔案資源的員工更加滿意。例如：隨著經濟的發展，我國出臺了相關的節能減排政策，幫助企業推進可持續發展。某電力公司為了落實好這項政策，對電廠的老舊設備和污染較大的設備進行了拆除出售工作。經過上級部門的批準，開始了拆除出售的相關工作。在拆除的過程當中，就體現出了檔案管理的重要性。相關拆除工作開展之前，對檔案進行查找，確保檔案完整有效。首先在規劃拆除方案時，設備的檔案作為重要的依據，起了非常大的作用，能夠在很大程度上保證拆除工作順利完成。拆除后的出售工作當中，購買方將檔案作為重要的考察基礎，確保檔案完整有效，為出售工作的開展提供了有力的保障。正是由于各項設備檔案保存完整、齊全，推動拆除和出售工作正常展開。可以說檔案在設備的拆除和出售工作當中起著關鍵作用。一旦檔案缺失或者無效，只能將設備作為報廢的設備進行處理，也就沒了經濟效益可言。所以，做好檔案管理工作，將檔案保存好，對于企業來說有著直接的影響，也能為之后的工作打下基礎，增加經濟效益。

（二）信息先導。對于檔案存儲來說，主要有兩種形式：紙質檔案和電子檔案。檔案信息開發工作需要相關檔案部門根據企業實際情況和需求，對企業的檔案資料做挖掘和分析，并將資料提供給需要者。信息先導作用就是將檔案管理的職能性更好地體現出來。利用對信息的挖掘，將檔案的作用發揮到最大程度，為需要者提供所需信息。需要注意的是，在利用電子檔案進行存儲之前，最好使用紙質檔案掃描件。這樣才能避免出現電子檔案和紙質檔案內容不一致的情況，讓用戶在電子檔案查詢時能夠更加放心。電子檔案相當于紙質檔案，方便查詢和閱讀，用戶只需要利用互聯網對所需要的資料進行查詢就可以了，這樣不僅能在一定程度上方便用戶，還可以提高工作效率，保護檔案原件，避免缺失情況的發生。

（三）協同運轉。根據企業結構來分析，各個部門都屬于企業知識系統的子系統，只有每一個部分協同起來，發揮各自的效應，才能使得整個知識系統得到整合，將其有效價值發揮出來。在開展檔案管理工作時，要想實現信息的挖掘和傳遞，一定要加強對子系統的重視，推進各個系統之間的協調，使得企業信息有效整合，再對其進行查詢時更加方便，還可以將知識管理的作用，發揮到最大。

（四）知識共享。實現知識共享對于企業檔案管理來說是最終目標，這是檔案工作在企業活動中真正發揮作用的關鍵。通過知識的共享能夠將企業的各種資料、信息提供給個體使用，在決策、組織等方面起到重要的作用。在這一過程當中，個體還可以根據自身的經驗和實際情況進行整合，融入檔案信息，為以后的工作提供借鑒，這樣就實現了知識的創新。利用這一信息共享的方式，推進信息的創新，能夠幫助企業的員工更好地掌握新知識、新技能，并在工作中靈活運用，提高工作的質量，推進企業競爭力的提高。簡單來說，檔案管理工作對于知識共享來說，有著非常關鍵的作用，想要生成知識共享的體系，就一定要重視檔案管理工作。

（五）檔案信息資源開發利用。對于企業來說，檔案管理是非常重要的信息來源。特別是在當前競爭激烈的情況下，企業要想提高自身的實力，在市場當中立住腳跟，就一定要推進檔案信息管理工作的展開，探索新的方式，開發有價值的信息資源。為企業的生產經營等活動提供服務。做好檔案管理工作，并對其進行開發和利用，能夠在很大程度上幫助企業提升經濟效益。同時檔案還有依據憑證的作用，在經營活動當中不僅可以獲得經濟效益，還可以提高社會效益。可以說，對企業各領域的工作都起到非常重要的作用。

三、結語

在現代企業建設當中，要想提高競爭力，一定要重視檔案管理工作的開展。企業檔案記錄著企業各項經營活動的情況和發展規劃等等，對于企業長遠發展起著關鍵作用。本文對于企業檔案的管理新模式進行了簡單探索，希望能夠為企業管理者提供一定思路，落實好相應的檔案管理工作，提升企業的經濟效益和綜合實力。