企業(yè)檔案在新媒體環(huán)境中的發(fā)展思考

目前，業(yè)界對于“新媒體”這一新興概念缺乏統(tǒng)一清晰的定義，廣泛來說，新媒體是相較于廣電、報刊等傳統(tǒng)媒體的新的媒體形態(tài)，傳統(tǒng)媒體經(jīng)過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化后通過互聯(lián)網(wǎng)、無線網(wǎng)、有線網(wǎng)等渠道以及電腦、手機(jī)、數(shù)字電視等終端傳播信息，改善了傳統(tǒng)媒體的枯燥性、延遲性和非互動性等劣勢，展現(xiàn)出數(shù)字化復(fù)合媒體的交互性、即時性、海量性、共享性等特征。近年來，新媒體與檔案工作結(jié)合的成效非常顯著。

一、新媒體在檔案工作中的應(yīng)用成果

傳統(tǒng)的檔案工作在接收、編制、保存、利用等手工操作方面已形成較為成熟的體系，但在信息傳播、資源開發(fā)、文化教育方面非常薄弱，長期處于“真空”階段。新媒體進(jìn)入檔案行業(yè)突破了這種局限，以多媒體作為信息的表現(xiàn)形式，在檔案這座寶庫里不斷挖掘、不斷展現(xiàn)，探索其深層的歷史價值和文化內(nèi)涵，不但讓人們跨越時間和空間的界限更加了解檔案工作，從開發(fā)成果中受益，而且能夠開辟檔案行業(yè)新的工作內(nèi)容和研究方向，在建設(shè)本專業(yè)的同時更加便捷地服務(wù)于公眾。

在移動互聯(lián)的大環(huán)境里，不管是各級機(jī)關(guān)綜合檔案館，還是各行各業(yè)的企業(yè)檔案館，都在不斷探索實踐，官方網(wǎng)站、客戶端以及官方微博、微信的數(shù)量、質(zhì)量不斷提升，盡可能充分發(fā)揮檔案工作的專業(yè)性和新媒體的交互性，進(jìn)而達(dá)到二者的高度融合。對網(wǎng)絡(luò)社區(qū)、檔案網(wǎng)站、微博公眾號、微信公眾號以及移動APP的分段調(diào)查結(jié)果極大程度上說明了新媒體在檔案行業(yè)中的影響力，新媒體的發(fā)展不僅推動了傳統(tǒng)網(wǎng)站的轉(zhuǎn)型，也催生出更多的社交媒體服務(wù)平臺，進(jìn)而帶動了檔案信息服務(wù)的進(jìn)一步拓展。結(jié)果顯示，我國應(yīng)用社交媒體的檔案機(jī)構(gòu)數(shù)量急劇增長，規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案信息服務(wù)質(zhì)量逐步提升，信息內(nèi)容日益豐富。各級各類檔案館通過利用社交媒體開發(fā)檔案資源，使檔案工作更加互動靈活，向智能化的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”邁進(jìn)巨大一步。

二、企業(yè)檔案在新媒體環(huán)境中的發(fā)展優(yōu)勢

（一）自身優(yōu)勢。企業(yè)檔案作為檔案行業(yè)的重要組成部分，是指各個企業(yè)在長期的管理活動和經(jīng)營生產(chǎn)中形成的對社會、國家和自身保存價值較大的文件材料，材料形式包括紙質(zhì)文件、電子文件及照片聲像等，在內(nèi)容上涉及企業(yè)產(chǎn)生的內(nèi)部信息和與企業(yè)相關(guān)的外部信息，因而范圍小且具有針對性。企業(yè)檔案為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，相比機(jī)關(guān)綜合檔案部門，檔案資源更加集中，檔案建設(shè)更加內(nèi)部化、個性化，更加注重效益功能。新媒體的應(yīng)用能夠更加迅速廣泛地促進(jìn)企業(yè)精神文化和企業(yè)產(chǎn)品成果的自我推廣、自我營銷，讓檔案成為企業(yè)宣傳的窗口，從“輔助”轉(zhuǎn)為“一線”，從“幕后”走向“臺前”。檔案不僅能夠完整地記錄過去、方便未來，更能有效地應(yīng)用于當(dāng)下，為生產(chǎn)經(jīng)營創(chuàng)造效益的同時，又能擴(kuò)大自身的社會職能?？梢娖髽I(yè)檔案管理與新媒體傳播是相輔相成、相互促進(jìn)的，為企業(yè)變革有利于自身發(fā)展的檔案管理模式提供了新的條件。

（二）跨界優(yōu)勢?？缃绾献髟切落J的商業(yè)營銷策略，指兩個或多個不同領(lǐng)域合作共贏，共享信息資源和市場，從而實現(xiàn)利益最大化，而后此理念延伸至不同國家、不同行業(yè)、不同文化，成為全球化的時代潮流，在各類實踐中突顯出強(qiáng)大生命力。我國檔案行業(yè)將跨界合作的理念應(yīng)用于實際工作已經(jīng)進(jìn)行了眾多探索嘗試，得出結(jié)論：檔案館與博物館、民間團(tuán)體合作能夠整合各方面的檔案資源，建立統(tǒng)一的資源平臺，與企業(yè)、高校合作能夠在爭取更多資金支持的同時，促進(jìn)多種檔案資源的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢和文化教育功能。區(qū)別于公益性的綜合檔案館，企業(yè)檔案其本身就是跨界合作，“企”“檔”合一首先可以奪取先機(jī)，更加便捷深入地進(jìn)行自我挖掘，掌握資源開發(fā)的主動權(quán)。檔案的跨界合作離不開網(wǎng)絡(luò)信息的技術(shù)支持，所以借助新媒體傳播，企業(yè)可以實現(xiàn)管理的雙向目的，在與商業(yè)、高校、文化藝術(shù)等行業(yè)的合作中產(chǎn)生極大的口碑效應(yīng)，便于企業(yè)傳播文化、吸收人才、激發(fā)經(jīng)濟(jì)效益，又能夠在大數(shù)據(jù)的潮流中獲取更多市場信息，得到及時的市場反饋，形成站在文化和經(jīng)濟(jì)雙重高度上的良性循環(huán)，從而繼續(xù)推動檔案工作發(fā)展。

（三）“超級連接”優(yōu)勢?！俺夁B接”作為一個新興概念，是新媒體環(huán)境的產(chǎn)物，是整個文化行業(yè)的大勢所趨。檔案館、博物館、圖書館等傳統(tǒng)文化機(jī)構(gòu)通過網(wǎng)站社區(qū)、客戶端、公眾號、二維碼等新媒體傳播工具擴(kuò)大了館藏實物的外延，極大地豐富了公眾對文化機(jī)構(gòu)的認(rèn)知，例如各大官網(wǎng)的虛擬導(dǎo)覽、線上線下的展覽宣傳、內(nèi)容風(fēng)趣的文化推送等，每一個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，優(yōu)化了機(jī)構(gòu)的管理、服務(wù)、體驗等各項功能，讓文化實體不再束之高閣，可以更加靈活全面地自我開發(fā)、與公眾互動。我國文化行業(yè)對“超級連接”的研究才剛剛起步，以小見大，企業(yè)檔案可以在此方向積極探索，借助自身檔案集中化、個性化的優(yōu)勢，從企業(yè)內(nèi)部搭建網(wǎng)絡(luò)，全方位獲取信息資源，循序漸進(jìn)向全行業(yè)、全地域拓展，甚至可以上升至全球化的高度，推進(jìn)國際傳播能力，吸引不同背景的受眾，展現(xiàn)中國企業(yè)的文化軟實力。這種連接成為企業(yè)發(fā)展的動力之一，已經(jīng)不局限于文化本身，也不局限于單一領(lǐng)域，具有非?？捎^的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。

三、新媒體環(huán)境中企業(yè)檔案面臨的挑戰(zhàn)及措施

新媒體環(huán)境加快了檔案資源的開發(fā)宣傳，能夠更大范圍地實現(xiàn)各種檔案信息的優(yōu)勢互補(bǔ)和共享，影響著各行各業(yè)的整體發(fā)展，企業(yè)檔案既迎接著里程碑式的機(jī)遇，又面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

（一）企業(yè)檔案管理理念轉(zhuǎn)變。信息科技的發(fā)展推進(jìn)了企業(yè)管理的現(xiàn)代化，多數(shù)企業(yè)利用社交媒體展現(xiàn)企業(yè)風(fēng)貌，傳播企業(yè)信息，擴(kuò)大影響力，但其檔案管理與企業(yè)管理極少同步。很多地區(qū)的企業(yè)檔案仍然固守傳統(tǒng)管理模式，長期處于封閉式的信息化準(zhǔn)備階段，忽略檔案資源開發(fā)所帶來的實際利益，在主觀上限制了檔案發(fā)展，更不用說與先進(jìn)的智慧化管理斷層。對此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的重視程度，加大資金投入，打破對檔案管理的保守認(rèn)知。新媒體是整合并傳播企業(yè)文化資源的工具，依賴于高新科技，卻不拘泥于表現(xiàn)形式，易于運行且效果顯著。如何在新媒體環(huán)境中快、準(zhǔn)、穩(wěn)發(fā)展？企業(yè)管理檔案的理念要轉(zhuǎn)變，在思想上與時代潮流同步，才能進(jìn)一步在技術(shù)革新上追進(jìn)。

（二）企業(yè)檔案信息的安全隱患。近年來，國家非常重視檔案安全，企業(yè)檔案不僅要加強(qiáng)檔案的傳統(tǒng)安全管理，更要應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下新媒體傳播信息的安全隱患，在大數(shù)據(jù)集成的新媒體環(huán)境中，正確處理檔案信息開放安全與保密安全、儲存安全與傳播安全的關(guān)系。首先，企業(yè)必須不斷完善檔案安全體制建設(shè)，制定適應(yīng)新時代的檔案安全管理制度和相應(yīng)的問責(zé)制度，以政策制度來保障檔案安全。其次，做好人與實體的安全，企業(yè)必須通過教育培訓(xùn)提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，做好“八防”日常維護(hù)、熟練使用信息化工具、堅守檔案保密原則等。信息化安全是一個宏觀的課題，對于企業(yè)檔案來說，一定要在文檔的形成、檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸過程、信息資源管理維護(hù)與使用開發(fā)中，強(qiáng)化重點部位監(jiān)管，重視紙質(zhì)檔案和電子檔案長期保存的雙重不安全性，嚴(yán)格選擇檔案的儲存介質(zhì)，嚴(yán)格限制檔案信息的開發(fā)范圍，避免新媒體環(huán)境中眾多不可見的疏漏。

（三）新媒體技術(shù)有待提高。新媒體是把雙刃劍，它的即時擴(kuò)散能力能夠吸引更多受眾，擴(kuò)大宣傳，卻不能有效地篩選真實信息和虛假信息、保密信息和公開信息，這就給企業(yè)檔案發(fā)展提出難題，應(yīng)如何盡可能發(fā)揮有利優(yōu)勢、規(guī)避不良影響。因此，企業(yè)必須辯證地看待新媒體工具，要嚴(yán)謹(jǐn)區(qū)別，不能全盤接收，在檔案信息開發(fā)時做好篩選、加工和處理，提高真實性、針對性和權(quán)威性，提高受眾互動的滿意度。同時，新媒體和企業(yè)檔案的雙方發(fā)展都需要國家層面的法律管制，更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇Ｕ虾屯苿痈黜梻€性化的技術(shù)革新。目前，我國新媒體應(yīng)用在專業(yè)領(lǐng)域的實證研究不足，所以不能一味地推崇或否定，我們必須在實踐中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，客觀分析新媒體運行的正負(fù)影響，才能健全新媒體在專業(yè)領(lǐng)域的運行。

四、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)時代的進(jìn)步，新媒體的發(fā)展彌補(bǔ)了傳統(tǒng)媒體的一些缺陷，并不排除新媒體會成為主流媒體的可能性。在檔案領(lǐng)域，其開放性和包容性能夠推動各類檔案館的智慧化進(jìn)程，實現(xiàn)檔案采集、管理、服務(wù)、利用的智慧化一站式服務(wù)，以及基于用戶多元化的分眾服務(wù)、基于信息移動的主動推薦服務(wù)。

傳統(tǒng)檔案工作封閉保守、缺乏創(chuàng)新，不能更為廣泛地建設(shè)所需資源，“十三五”為我國的檔案事業(yè)發(fā)展做出新的規(guī)劃，企業(yè)檔案作為其中一員，必須要推動檔案的信息化建設(shè)，在技術(shù)、形式和理念上進(jìn)行革新，重視新媒體環(huán)境能夠帶來的經(jīng)濟(jì)利益和社會影響力，合理利用新資源新工具，從而推動整個行業(yè)的發(fā)展，為整個國家層面的互聯(lián)網(wǎng)生態(tài)平衡作貢獻(xiàn)。