機關事業單位檔案管理工作規范化標準化推進探討

機關事業單位屬于政府部門建立的具有一定公益性質的單位，其宗旨是為社會服務?；谛碌陌l展形勢，機關事業單位的業務范圍不斷擴展，檔案管理工作不管是體量還是規模都在不斷加大，檔案管理實踐中的問題更加突出。因此，機關事業單位的檔案管理水平要想實現不斷提升，實現規范化、標準化是必然的發展趨勢，只有規范化、標準化的發展，才能促進機關事業單位檔案資料價值實現最大化。

一、機關事業單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作的順利開展是機關事業單位各項業務順利開展的基礎，也是機關事業單位實現人才深入挖掘的有效途徑，以檔案資料實現人才挖掘能積極促進職工工作積極性的提升。檔案資料在機關事業單位工作實踐中的應用，可以為全面了解職工業務能力提供依據，還可以檔案資料來實現對職工工作實踐的良好評價，并結合評價對職工崗位進行合理調整，進而實現機關事業單位人力資源的優化配置。在此基礎上，單位職工工作熱情得以提升，單位工作效率能實現全面提升。機關事業單位檔案管理內容的不斷豐富，使得傳統檔案管理模式不再適用，在此形勢下，需要合理引入信息技術，利用先進的信息技術手段來實現檔案管理效率的全面提升，最大程度緩解職工工作強度，促進檔案管理工作環境的改善。此外，信息化手段的應用是實現檔案管理規范化、標準化的有效途徑。

二、提升公文制發質量，奠定標準化、規范化基礎

機關事業單位各部門公文轉化是形成機關事業單位檔案資料的主要來源，公文制發質量對歸檔檔案資料質量有直接決定作用，同時也關系著檔案管理后期的規范化和標準化。因此，機關事業單位在公文制發時需要對規范化、標準化問題給予高度重視，這樣才能為后期檔案管理工作實現規范化、標準化奠定堅實基礎。首先，在公文制發中必須要保障用紙質量，保證資料幅面尺寸實現規范、統一，并達到國家相關標準的要求；其次，需針對制發公文簽發手續情況進行嚴格檢查，對簽發審批權限、公文標題是否滿足標準要求進行核實，對主送及抄送單位是否準確進行核實，對落款是否與公文保持一致進行核實，對公文制發日期進行核實；再次，制發公文必須保障字跡清晰牢固，針對草擬公文、記錄、報表等各類公文制發過程中需保障使用筆種、墨水、紙張不褪色，以此來實現字跡清晰，為檔案資料長期保存奠定基礎；最后，各類制發公文必須要符合相關規范要求，要嚴格按照公文擬制格式要求進行，不能在制發公文中出現不規范字或者簡稱濫用問題，以此為后期實現檔案資料規范化、標準化奠定基礎，為實現檔案資料的現代化、信息化檢索提供必要條件。

三、提升文書質量，促進檔案管理規范化、標準化

機關事業單位檔案管理的現代化建設中，規范化、標準化檔案管理是非常重要的中間環節，從當前機關事業單位檔案管理實踐可以看出，雖然從工作任務角度看檔案工作與文書處理存在較大差別，且都具有較強的獨立性，但是文書和檔案本身屬于一個有機的整體，文書是檔案建立的基礎，檔案則是文書的最終歸宿。在文書工作開展過程中，合理考慮后期檔案管理實際需求，那么后期的檔案工作就可以為文書工作提供良好服務，同時也能提出相應的業務開展要求。在此基礎上，能對檔案工作的發展形成積極推動作用，反之，兩者業務一旦出現脫節現象，必然會對文書檔案質量產生較大影響。因此，在文書及檔案工作實踐中，要不斷強化系統性思維，文書處理過程中要構建起規范化、標準化工作流程，以此來實現對業務的有效指導，從文書處理角度來實現檔案管理入口關的嚴格把握，為機關事業單位檔案管理工作實現標準化、規范化做好基礎性工作。

四、以完善的制度保障檔案管理規范化、標準化

在我國社會體制不斷改革深化的過程中，機關事業單位對檔案管理工作的規范化和標準化管理給予高度重視。為進一步促進機關事業單位檔案管理工作的規范化、標準化進程，需要從以下幾個方面著手。首先，機關事業單位要從單位內部成立檔案管理領導小組及檔案資料鑒定小組，機關單位負責人要對檔案管理工作直接負責，對兼職和全職檔案管理人員職責進行明確，同時加大檔案管理的網絡化發展；其次，針對機關事業單位的檔案管理工作，要構建完善的規章制度，并全面推行崗位責任制度，針對檔案管理工作開展中的規范化、標準化、檔案技術等各項內容構建相應的考核辦法，同時在事業單位的責任考核制度中納入檔案收集業務，以此對事業單位檔案收集工作形成積極促進作用，實現機關事業單位檔案資料從傳統分散管理到集中管理的過渡。近年來，機關事業單位為了適應時代發展及社會體制的改革，在工作形式和內容方面都在不斷實現創新，工作范圍也在不斷實現擴充和延伸，在此過程中產生了大量極具價值的檔案資料。針對這部分檔案資料，要以標準化、規范化檔案管理要求進行詳細分類、編號，并形成檔案資料大綱。在檔案資料分類過程中，要以統一管理為基準，結合實際工作內容對檔案資料分類、標號業務開展中遇到的問題進行有效解決，對檔案管理的規范化、標準化發展形成積極促進作用。

五、立卷歸檔體現“以我為主”原則

機關事業單位檔案管理規范化、標準化發展過程中，公文的重復性以及無序的立卷組合是面臨的最大難題之一。而檔案管理工作的規范化、標準化發展最終目的是實現檔案資料價值的最大化，實現案卷的完整化，促進檔案信息檢索的便捷化。該目標的實現過程中“以我為主”是核心所在，在檔案管理的立卷歸檔過程中，“以我為主”是基本原則，也就是說，在針對本單位歸檔工作的過程中，要以本單位文件為主，這一原則是推動檔案管理實現規范化、標準化的重要基準。在實際檔案管理實踐中，要注重以下幾個問題的把握：首先，要針對文件立卷歸檔的時效性進行合理把握，立卷歸檔必須要以完成現行文件階段任務為標準，對沒有完成任務的情況，堅決杜絕立卷歸檔，以此來避免檔案管理中出現混亂現象；其次，針對檔案管理的立卷歸檔工作實現明確分工。以“以我為主”的基本原則對立卷歸檔工作進行指導，并盡快明確工作重點，歸檔中要對文件和資料進行明確區分，從內容、形式、作用等幾個方面存在相似之處的文件資料要重點進行區分，具體問題具體分析，以此避免在檔案管理中出現重復和冗余的問題，全面提升檔案資料的利用效率；最后，基于“以我為主”的基本原則下，還需要針對卷宗的完整性進行有效維護。歸檔工作開展過程中不僅要對工作重點進行全面掌握，同時還需要理清工作的順序和主次，從入口端嚴格把握卷宗，合理篩除不應歸檔的文件，同時也要盡可能避免出現文件散失的問題。在立卷過程中，需要將同類型文件材料之間的內在聯系歸納到統一卷內，這樣才能將統一問題的處理過程進行清晰反映，使得檔案價值實現最大化，讓立卷歸檔后的檔案資料在保證完整性的前提下，不會體現出龐雜的問題，這樣才能實現檔案管理的規范化和標準化發展。

六、提升案卷質量是檔案規范化、標準化的保障

檔案材料收集的完整性會直接影響檔案資料的價值，而檔案的規范化、標準化同時會受到立卷以及案卷裝訂質量的影響。鑒于此，需要從以下幾個方面入手來提升檔案資料的規范化和標準化：第一，要對立卷方法給予重視，以此來為檔案標準化實現便捷分類檢索提供支撐；第二，要對案卷裝訂質量給予重視，以此來促進檔案資料實現規范化管理；第三，要保證檔案文件的分類清晰、資料齊全完整，互相之間保持聯系；第四，要明確文件提名，便于后期查找；第五，要保證卷內文件實現條理、清晰排列，要明確保管期限，并實現檔案保密登記的清晰劃分，及時針對破損文件進行修補，保持案卷裝訂整齊。

七、以信息化開發促進檔案管理的規范化、標準化

在當今社會發展的各個環節中，信息技術實現了廣泛滲透，檔案管理也在信息資源的推動下逐漸向著網絡化方向發展，檔案管理的最終目的是為檔案使用者提供服務，提升檔案資料的社會利用率，檔案信息化能夠將檔案資料的價值充分發揮出來。在現代機關事業單位的檔案管理工作實踐中，應該充分發揮數字化檔案的優勢，促進檔案信息與新技術接軌，針對檔案信息進行二次、三次開發，利用計算機技術構建高效、便捷的檔案信息檢索體系，為使用者提供更加系統、準確的檔案信息服務，這樣才能滿足社會群體、專業人員對檔案信息的多元化需求。

八、結語

綜上所述，機關事業單位的檔案管理工作是機關事業單位發展中不可或缺的一個核心環節，檔案資料的規范化、標準化發展是新時代對檔案管理工作提出的新要求，也是促進機關事業單位檔案信息價值最大化的關鍵。在機關事業單位的檔案管理實踐中，要從文書源頭實現檔案的規范化，提升文書、立卷歸檔等各個環節的管理質量，并借助信息技術力量構建起完善、高效、便捷的檢索體系，這樣才能實現機關事業單位檔案信息價值的最大化。