大數據環境下高校檔案信息化建設研究

檔案不僅是對高校過往工作的有效記錄，而且也能夠為未來工作提供參考，其社會利用價值和收藏保存價值顯著。尤其是當前高校工作繁雜多樣，在活動實施中產生的數據信息類型增加，傳統檔案管理方式呈現出較大的局限性，導致對高校工作開展形成阻礙。尤其是紙質檔案，不僅會占用較大的空間，而且容易出現丟失或者破壞等問題，嚴重威脅檔案的安全性和保密性。信息化建設是現代化高校發展的必然趨勢，在檔案管理中也應該融合先進技術與設備，滿足大數據時代的發展需求。運用信息化手段開展檔案工作，能夠真正減輕人員負擔，從而在信息采集、保存和服務中提供便捷。因此，應該從當前高校檔案工作現狀入手，制定針對性信息化建設方案。

一、高校檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢，尤其是隨著云計算技術、物聯網技術和大數據技術的逐漸普及應用，數據量呈現出海量化的特征，傳統紙質檔案管理的模式逐步被淘汰。為了提高高校的綜合競爭水平，必須以信息化建設為主要方向，轉變檔案工作模式。在高校辦公自動化的實現過程中，應該以檔案信息化建設為基礎，使得信息的收集整理、歸檔、編目等更加便捷，為信息資源的共享及利用創造條件。通過電子文件的收發增進各部門的聯系與溝通，防止信息孤島效應對工作產生的負面影響。信息化建設使得檔案工作更具開放性和動態性，消除了傳統模式下的封閉性和靜態性弊端，有利于服務領域的拓展與延伸，為使用者提供便捷。

二、高校檔案信息化建設問題

對于檔案信息化建設的重視程度較低，是限制工作有序開展的關鍵，往往會受到傳統工作理念的影響，檔案管理方法較為落后，嚴重影響工作效率的提高。在檔案信息化建設規劃方案的制定中存在形式化問題，無法實現對各項工作的有效指導，出現嚴重的資源浪費問題。在應用計算機開展工作時，往往局限于數據的錄入和存儲，未能實現計算機技術與大數據技術的深度融合。在高校檔案信息化建設中的資金投入力度不足，也是影響工作開展的關鍵因素。信息化建設涉及的內容相對較多，其具有綜合性和系統性的特點，因此需要大量的資金投入。高校在軟硬件設備上的投入力度不足，無法為信息化管理提供可靠的基礎設施保障。部分工作人員不具備專業性，因此在檔案工作中缺乏專業知識與技能，導致管理水平和檔案利用效率受到影響。

三、大數據環境下高校檔案信息化建設策略

（一）完善設施條件。高校管理人員應該明確檔案工作的重要意義，提高自身認識程度，發揮檔案管理在高校管理中的價值。基礎設施是開展信息化建設的關鍵，因此應該加大投入力度，為應對大數據環境下的新挑戰做好準備。隱蔽性和涉密性是高校檔案工作的基本特征，不僅僅具有信息檢索和材料報備的作用，而且能夠為高校決策提供依據。對于老化的設備進行更換，引進先進科學技術，實現對信息化管理系統的優化，增強其使用功能與安全性。增進各個部門之間的溝通交流，從而在全校范圍內形成良好的工作風氣。加強對檔案工作的有效宣傳，從而真正發掘檔案資源的價值，為信息化建設注入強勁的動力。提供充足的資金保障，用于高性能計算機、掃描儀等設備的購置，實現紙質檔案向電子檔案的快速轉化，提供檔案管理的規范性與統一性。

（二）構建數據庫系統。完善的數據庫系統，能夠對高校工作中產生的信息數據進行實時獲取、存儲與整理，為檔案管理的數字化發展提供保障，體現數據的價值。在大數據時代，傳統數據管理方式問題較多，只有通過優化數據庫系統才能達到科學管理的目的，實現各類檔案信息的對比分析，為日常工作提供可靠的參考依據。豐富管理系統的功能，包括了分類、元數據管理、檔案號設置、流程定制、統計和檢索等等。在數據庫系統建設中應該對不同類型的檔案進行針對性管理，保障部分檔案的機密性，對相關模塊權限加以規定，防止出現信息丟失和泄露等問題，切實增強信息的安全性。以數字校園平臺為基礎對當前數據庫加以優化，實現對人員信息的統一管理，拓展在線瀏覽、身份管理和打印等功能。根據當前工作情況對數據庫系統進行實時更新，保障檔案管理的動態化。數據庫系統的建設，能夠真正簡化工作流程，提高檔案服務水平。

（三）優化管理體系。一個運轉高效的管理體系，能夠確保檔案工作有條不紊地實施，從而對檔案的數據應用范圍加以拓展。在數據分析中應該以大數據技術為依托，促進管理工作效率的提高，避免在檔案工作中出現較大的盲目性。對檔案信息系統當中的數據資料加以豐富，實現信息渠道的拓寬，為今后的應用提供幫助。在檔案信息管理系統當中及時錄入相關信息，比如人事檔案中教職工的姓名、履歷和職稱等等。數據接口的設置也是管理體系構建中的關鍵，能夠增進考勤系統和辦公自動化系統的內在銜接，通過信息錄入與統一管理提高高校各項工作效率。加強對檔案資源的深度挖掘，明確各類信息數據之間的關系，為領導人員的決策提供可靠參考。

（四）加強網絡維護。互聯網具有一定的開放性特征，在檔案信息化建設中會受到網絡安全威脅。因此，應該加強網絡系統的安全維護，確保高校檔案不會出現丟失和泄露等問題，避免造成巨大的損失。應該加強相關法規建設，確保信息化管理指標及規范的統一性，提高檔案信息的利用率，為高校的現代化建設奠定基礎。對于重要的檔案數據信息，應該進行及時備份，在對重要信息進行提取時借助于數據挖掘技術，防止由于網絡攻擊或者病毒等導致信息被竊取。加強先進網絡安全防護技術的引進，包括了防火墻技術、數據加密技術和身份識別技術等等，能夠實現對各類網絡威脅的有效防御，保障檔案數據信息不被破壞。加強對網絡安全的宣傳教育，使工作人員能夠在工作中規范自己的操作行為，避免由于操作不當引起的安全問題。

（五）健全管理制度。在大數據環境下，之前的檔案管理制度已經無法適應當前工作要求，因此應該不斷調整，實現對檔案管理工作的有效指導。制度是行動的基本保障，能夠確保各個環節都有章可循，提升管理工作效率的同時，可以增強工作的規范性。信息化建設涉及的內容較多，一個完善的制度體系是落實各項工作要求的關鍵。在制度建設中除了應該遵循國家相關法律法規外，還應該結合高校的實際發展情況和信息化建設現狀，對制度進行不斷細化，增強制度的執行效果。制定完善的獎懲制度，對于工作中表現優異的職工進行精神和物質的雙重獎勵，為其他人員樹立良好的榜樣；而對于工作懈怠導致高校遭受損失的人員則應該進行適當處罰，使其明確自身工作職責。加強對檔案信息化建設全過程的嚴格監管，確保資金得到有效利用，防止在此過程中出現暗箱操作等行為，切實保障高校的利益。

（六）提高人員素養。檔案工作人員的能力與素養，是決定管理成效的直接因素，因此應該受到高校的高度關注。部分工作人員對于檔案信息化建設的重視程度不高，在工作中難以運用先進技術及設備實施檔案管理，不利于高校的長遠發展。為此，應該根據當前檔案工作特點及人員需求，制定針對性的專業培訓計劃，使其在專業知識與技能方面得到更新，確保各項工作高效化開展。對于大數據技術、網絡信息技術和計算機技術等進行系統化學習，促進其職業素養的提高，能夠在信息化建設當中貢獻自己的力量。加強對檔案工作人員的職業道德教育，確保在工作中嚴格遵循相關法律法規和規章制度。增進各部門人員的溝通交流，積極配合檔案信息的采集和整理等，凸顯檔案資源的利用價值。建立一個完善的人才招聘機制，通過高水平人才的引進，為當前工作隊伍注入充足的活力，改善人員結構，加大信息化建設力度。

四、結語

高校檔案工作的信息化建設，是大數據時代發展的必然趨勢，同時能夠為辦公自動化的實現奠定基礎，促進檔案服務領域的拓展。但是，受重視程度低、投入力度小和工作人員能力不高等問題的限制，會對信息化建設進程造成影響。為此，應該通過完善設施條件、構建數據庫系統、優化管理體系、加強網絡維護、健全管理制度和提高人員素養等途徑，逐步實現信息化檔案管理的常態化，為高校的未來發展創造良好的環境。