事業單位檔案信息資源共享問題及措施

一、檔案資源管理的意義及價值

事業單位檔案信息資源的管理能夠有效地體現出工作的動態與靜態結合，檔案的存在方式是以靜態資料存在的，檔案形成以后會被有效地保管，但是隨著時代的發展，檔案管理的技術在不斷提高，與此同時，檔案信息資料會通過動態的形式被需要的人使用分享，在查閱的過程中，可以有效查閱有價值的信息，這是檔案管理的重要意義。檔案信息的管理對于事業單位來說是十分重要的，是事業單位的豐富歷史資料，能夠有效地記錄工作的歷程，為不同部門工作的展開提供重要的依據。除此之外，檔案信息資料能夠給社會大眾以及不同的單位團體在開展活動的過程中提供相關資料的支持，因此，檔案在管理過程中的水平以及管理的方式、利用效率等相關因素，對于社會來說是十分重要的。隨著時代的發展，社會對于檔案信息的需求在不斷增加，傳統的檔案管理方式已經不能滿足時代發展的需求，要不斷創新管理的方式，從傳統的存儲轉向現代化的開發利用共享，對于社會來說具有十分重要的影響。

二、檔案信息資源共享存在的問題

（一）檔案資源信息共享方式落后。隨著時代的發展，信息化與我們的生活變得息息相關，事業單位在檔案管理方面應該加強信息化的管理，不斷推動檔案管理的發展，利用信息化的管理方式，有效促進檔案資源的整合開發與信息的共享。但是在當前檔案信息資源管理的過程中，一些事業單位雖然引進了數字化管理的方式，但是更多的事業單位仍然采用傳統的紙質檔案管理方式，有的事業單位只是將檔案信息利用計算機進行保存，并沒有實現專業信息化的處理，也沒有使用專門的檔案管理方面的軟件進行系統性的管理與開發，在信息化資源共享的過程中，軟硬件設施配備相對落后，無法及時更新，電子檔案查詢的效率以及利用率十分低下，這樣的現狀嚴重阻礙了檔案信息資源共享。

（二）缺乏綜合管理人員。檔案管理工作是一項十分復雜的工作，在工作的過程中，要將大量的檔案資料進行信息的整合分類以及管理和保存。檔案信息資源共享的過程中，主要將計算機作為共享的載體，有效實現信息的錄入保存搜索以及分享。信息資源共享到工作中，需要檔案管理人員具備一定的計算機知識，能夠掌握相關的網絡技術與現代檔案管理方面的技術，這是工作的必備技能。但是當前在事業單位從事檔案管理的個別工作人員并非專業出身，在工作的過程中缺乏專業的知識，同時相關的事業單位沒有對檔案管理工作人員進行專業的培訓，這導致在檔案資源管理的過程中，工作人員缺乏相關的知識，無法有效地提高工作的效率，事業單位檔案管理信息資源共享工作相當困難。

（三）檔案管理開發利用率較低。長期以來，事業單位在檔案管理過程中屬于部門之間的分割狀態。在管理的過程中，員工的人事檔案，醫保檔案以及其他不同的檔案由不同的部門進行保管，檔案信息資源屬于一種分離的狀態，這樣的管理方式加大了檔案信息資源整合與開發的難度。在檔案管理工作方面，沒有權威的機構協調檔案信息資源共享的建設，在資源共享中缺乏整體性的管理與規劃。除此之外，從另一層面來看，在檔案管理過程中，不能直接產生效益，所以很多事業單位對檔案管理工作并沒有引起足夠的重視，這就導致事業單位的檔案管理工作處于一種被動的狀態。在當前的檔案管理中，只涉及到收集保存轉移等相關的內容，很少有事業單位注重檔案管理的開發利用，在工作過程中相對死板，檔案信息沒有真正發揮出有效的作用，只是被收集儲存，工作形式流于表面化，檔案信息資源共享率十分低下，沒有起到真正的作用。

（四）檔案管理工作信息安全保障性差。事業單位的檔案管理工作信息量巨大，涵蓋著科學、教育、文化等不同的方面，檔案文獻中涉及的機密信息相對較多，在檔案管理的過程中，如果檔案信息資源被泄露，將會產生嚴重的不良影響，造成的損失是無法彌補的。事業單位在檔案管理工作的過程中，相關的基礎設施建設相對薄弱，很多事業單位數字化掃描設施相對落后，設施配備不夠齊全，傳統的紙質檔案在保存的過程中容易丟失損壞或者被違法篡改，一旦被人利用將會產生不良的后果。在當前的工作過程中，很多事業單位并沒有對信息資源進行安全保密工作的處理，在檔案信息的審批環節中門檻較低監管不嚴，沒有公開對檔案信息資料進行嚴格審查，這樣的管理方式嚴重加大了檔案保密信息泄露的風險。在當前網絡時代，信息獲取渠道十分廣泛，很多信息容易被人竊取盜用，從而帶來很大的安全隱患。面對這樣的背景，檔案信息共享的安全性必須要提高，完善該方面的保障措施。事業單位在對檔案信息化建設的過程中，必須按照國家的相關規定，嚴格遵守法律法規，工作過程符合程序，只有確保檔案信息資料在安全的前提下，才能夠對檔案信息資源進行公開利用，在工作過程中，必須要保證檔案文件資料的安全，進而進行有效的共享與管理。

三、事業單位檔案信息資源共享的措施

（一）提高檔案管理工作人員的工作能力。事業單位在檔案信息資源管理的過程中，必須要針對當前存在的問題，提高檔案管理工作人員的計算機技術。加強對相關工作人員的培訓，不斷提高工作人員的檔案信息管理素養。在今后的工作過程中，工作重點應該放在人力資源等方面，加強檔案信息資源共享建設。在招聘人員的過程中，注重應聘人員的計算機能力，增強檔案管理的專業性。在工資福利評定等方面給相關檔案工作管理人員一定的保障，通過這樣的方式不斷激發工作人員的積極性，增強工作的創造性。對當前檔案管理工作崗位的管理人員，定期組織專業的檔案管理方面的培訓，加強不同部門之間的溝通與交流。通過交流有效討論檔案管理方面的工作，互相交換工作經驗。在檔案管理工作過程中，堅持以人為本，注重相關工作人員的計算機知識培訓，不斷提高工作人員對信息的處理能力，只有這樣，才能不斷提高檔案現代化管理水平。

（二）確保檔案信息資源共享的安全。在事業單位中，部分檔案信息具有激勵性的特點，在管理的過程中，應當不斷提高信息資源共享的安全性。隨著時代的發展，網絡信息傳播已經成為生活中的一部分，面對這樣的時代背景，檔案信息管理應當提高警惕，避免被不法分子利用。在信息資源共享的過程中，必須要在維護國家和人民的利益、保證安全的前提下才能進行。在管理的過程中，加大硬件設備的管理，做好檔案室以及相關的存儲設備的安全防護工作，確保檔案室管理的各方面符合安全管理的標準，明確相關管理工作人員的工作職責，在管理過程中，嚴禁損壞涂改相關的檔案。建立健全制度管理，在事業單位內部建立安全保密工作責任機制，在工作的過程中，必須簽訂安全保密協議，對于接受的檔案從根源審查安全性，對保存的信息鑒別性質，分辨保密信息與共享信息，從而進行有效的管理。明確檔案信息的開放范圍以及程度，按照不同的標準對相關的檔案資料進行安全審查，對于具有保密性質的檔案信息，采用先進的加密技術，對相關的檔案信息進行有效備份，加強網絡監督與管理。

（三）加強檔案信息化建設。在檔案信息化建設的過程中，必須要建立現代化的管理制度，有效實現信息資源之間的共享。單位要根據自身的發展情況，明確需求，引進相關的軟硬件設備，利用掃描儀、計算機等現代化的信息技術，有效對不同類別的檔案進行數字化的保存。創新檔案管理的方式，與相關的事業單位建立內部的局域網絡，能夠有效地實現不同部門、不同地區之間的信息資源共享。同時，在工作的過程中，也要增加平臺的信息檢索功能，能夠在線進行互動式服務，滿足有需要的人通過網絡獲取相關信息。同時，可以讓檔案資料有效利用，更好地為人民群眾服務，有利于實現檔案資料的價值。

（四）加強檔案信息資料的統籌規劃。檔案信息資源的共享是一項十分復雜的工程，同時系統性相對較高，任務量巨大。在工作的過程中，從資源的整合一直到平臺的建設需要加強規劃與管理，明確詳細的規劃資料，與專門的機構進行有效結合，建立企事業單位管理體制，將檔案信息資源的共享作為工作的目標，加強溝通與聯系，做好統籌規劃工作。與此同時，單位內部與其他不同的部門，應該加強配合，互相參考經驗，加強信息間整合系統性的規劃工作。

總而言之，事業單位屬于公共服務與管理部門。在對檔案進行管理的過程中，應當改變傳統的管理理念，不斷創新管理思想與管理的方式，緊跟時代發展的步伐，加強管理過程中的信息化特征，建立現代化的管理方式與手段，將工作的重點放在信息資源的開發與利用方面，通過這樣的方式，不斷提高工作效率，為工作注入時代性，有利于更好地為人民群眾服務，為有需要的人提供更好的資源服務。