傳染病專科醫院檔案信息資源開發利用探究

隨著我國經濟的發展和社會進步，我國的衛生事業得到了較快的發展，專科醫院的檔案信息資源所具有的價值越來越高，其所具有的信息資源在醫院工作的各個環節中得到了越來越多的體現。如果各類專科醫院，特別是傳染病專科醫院，在其管理當中可以給予足夠的重視，對其信息資源進行充分開發利用，必然會推動醫院各項工作順利開展。

一、醫院檔案信息資源開發利用的價值

（一）對檔案信息資源的開發利用有助于為專科醫院的臨床醫、教、研服務。為了更好地與傳染病醫學的快速發展相適應，作為醫院的檔案管理工作者來說，要對觀念進行更新，使傳統被動服務的檔案管理方式得到創新，提高檔案管理的信息資源開發和利用意識，對檔案管理的途徑進行疏通，讓檔案管理形式得到創新和拓展，多和臨床科室進行交流溝通，吸取科室建議，對學習動態給予密切關注，進而進行相關課題研究，重視對檔案資源利用規律與特點的總結和歸納，提高檔案資源需求預測的能力，為臨床醫、教、研等提供服務。

（二）對檔案信息資源的開發利用有助于推動專科醫院管理工作的發展。檔案管理工作是專科醫院整體管理工作當中的重要構成，也是專科醫院進行決策和管理的信息基礎與重要載體。對醫院檔案信息資源的存儲、保管以及開發利用是對醫院服務質量、管理水平以及經濟運行和工作效率等進行衡量最有效的衡量依據。通過強化檔案信息資源的分析、開發和利用，有助于醫院管理工作計劃的制定、檢查、評估與監督工作的開展，醫院可進行相應的動態調整，進而使醫院管理決策工作更加系統、科學。

（三）檔案信息資源的開發利用具有較高的科研價值。醫學研究是現代醫院管理和建設當中的重要功能，更是專科醫院醫療水平提高與醫療效果得以確保的基礎。眾多科研檔案資料能夠讓醫院工作者對研究方法進行不斷探索，為新的診療找到可靠翔實的醫學理論基礎，進而幫助其對臨床經驗以及最好最新的診療方法進行總結，防止研究的重復與走彎路，有助于醫學技術、學術與科研成果的運用與推廣，因此具有較高的研究價值。

（四）檔案信息資源的開發利用具有良好的教學價值。在臨床教育中，醫院產生很多的教學資料和檔案，這是醫院臨床教學活動經驗總結的記錄，是醫院臨床教學研究與實踐中的重要教學資料和文件，這些對于教學的方法，反映了醫院臨床教學的主要職能和歷史面貌，對醫院的教學與研究，包括教學計劃的制定以及方法的調整等等都具有重要的價值。

（五）檔案信息資源的開發利用具有很好的社會價值。對于整個社會而言，其所提供的健康以及醫學服務是為廣大民眾造福的公益性事業。醫院的檔案信息資源不但是屬于醫院自身的，同時具有社會的共享性。對于傳染病醫院來說，在對檔案進行保存的同時，還要給流行性疾病的監控、傳染病預防的宣傳、防控以及衛生發展規則和醫療保險等方面提供相關的資料和數據，對職業病的防治、公共衛生事件的應急管理、新發傳染病的研究和控制等發揮了巨大的作用，為社會和廣大民眾的健康發展做出了突出貢獻，具有很好的社會價值。

二、傳染病專科醫院檔案信息資源開發利用策略

（一）強化宣傳，增強全員檔案資源開發利用的意識和積極性。為促進醫院檔案利用率的提高，檔案管理部門一定要重視增強檔案管理和開發利用的宣傳意識，讓醫院的各級人員增強檔案管理的意識，提高檔案信息的知曉率。基于此，作為醫院管理者來說，要基于頂層設計對管理制度進行完善，促進檔案開發利用活力的激發。基于制度視角創建檔案開發利用成果反饋以及量化考核激勵相關機制，使各職能部門積極參與其中，進而增強醫院全員對檔案信息資源開發和利用的積極性。此外，要堅持請進來和走出去的原則。利用周會或是院報等方式強化對檔案館藏內容的宣傳，或利用定期印發編制的材料以及展覽等形式，向醫院的管理人員以及醫務人員進行宣傳，使其對檔案信息資源的內容和性質充分了解，引起對檔案資源利用和管理的意識。

（二）加強檔案歸檔率和編研產出率，保證利用率。首先，作為專科醫院來說，面對市場的競爭和供給側改革的視角，各個科室部門都要樹立強烈的檔案管理意識，要對檔案管理制度進行嚴格落實，確保各科室部門依照相關要求進行檔案的歸檔，并及時主動把文獻資料上交給檔案室。其次，要對檔案收集的范圍進行擴展。一方面，作為檔案部門來說，應該主動參加到臨床科研以及其他重大活動中，對醫院和學科發展方向及動態及時了解，強化收集和存儲相關內部信息；另一方面，要重視多個途徑從同行中獲取相關信息，對行業發展的最新動態及時了解，使醫院相關檔案資料儲備得到擴充。最后，要對檔案進行編制，要緊密結合當前醫院以及未來醫療技術發展、科研和各方面管理工作的實際狀況，基于原文編制形式多樣的檔案信息，例如以專題形式編制匯編、以提要形式文摘等等，使其成為信息半成品，可以高效快速給需求者提供層次多樣的檔案信息，減少用戶對信息進行收集的時間，促進工作效率的提高，促進醫院各方面工作順利開展，這是檔案信息資源服務醫院各個方面最重要的方式，同時是對檔案信息資源進行開發利用的重要方式。

（三）對檔案信息資源服務進行創新，滿足開發利用的需求。檔案信息資源的重要價值是對用戶所提供的服務中呈現的，而服務是由用戶的需求決定的。為了對檔案信息資源進行全面開發，作為檔案管理部門來說，要綜合應用多樣化的服務方式，使用戶的需求得到最大程度的滿足。首先，要確保檔案服務的個性化和專業性。因為用戶對檔案資料使用方面具有不同的習慣，為了更好地滿足不同用戶的需求，檔案管理部門可以結合用戶的需求以及信息使用習慣，對其潛在的需求進行挖掘，同時主動為其提供可能需要的相關檔案服務。此外，還要開展具有較強實用價值以及針對性的檔案編制活動，通過編制的具有較強實用性、特殊性以及專業和時效性的檔案編研成果，讓用戶的需求最大程度得到滿足。其次，要確保檔案服務的及時化。作為醫院中的重要資料，假如長時間沒有對檔案進行利用，就會喪失其存在的價值，這是對檔案資源的浪費。所以，要高效對醫院的檔案信息資源進行開發利用，確保及時對各類工作文件進行歸檔，同時快速對其加以分類，而后再結合有關崗位需求與工作環節，通過訂閱或是推送的方式，及時把檔案信息資料發送給相關人員。

（四）增強檔案服務的主動性。在以往的傳染病專科醫院檔案管理工作當中，主要進行的是實物管理，信息資料主要是存儲在檔案室中，用戶如果需要資料，則到檔案室進行查詢，這種檔案服務方式單一且被動，在很大程度上受到空間與時間的限制。但隨著互聯網的發展，檔案管理工作的多樣化服務變成了可能。為了使檔案管理工作可以更為高效、多樣化地為用戶服務，一定要充分利用網絡的發展，對服務方式進行創新和完善，改變過去被動服務的狀態，基于用戶的需求，充分利用互聯網的發展，對檔案信息資源進行整合、開發。目前醫院檔案服務工作正積極嘗試改善服務醫院檔案信息的價值與開發利用，提高檔案信息服務的靈活性與適應性。

（五）做好醫院檔案資料的收藏和存儲工作。檔案資料是檔案管理的根本，然而從當前傳染病專科醫院檔案管理中會發現存在一些問題：首先，文書方面的材料檔案較多，而科技或是專門性的檔案資料則相對較少；其次，一般性工作類的檔案資料較多，而特色性的檔案資料則相對較少；再次，紙質檔案方面的資料較多，而其他形式載體的檔案資料則相對較少。結合上面存在的問題，要做到如下幾點：首先，要做好對新門類、新載體以及特色檔案的收集存檔工作，從而讓醫院檔案館藏的信息資料更加豐富且特色鮮明；其次，要主動做好立卷和歸檔工作，保證檔案信息資源的完整性。

（六）基于網絡信息技術對檔案資源進行激活，補充資源短板。從當前傳染病專科醫院的檔案信息資料來看，呈現出連續性的縱向型知識體系，卻存在查看借閱人員不多、閑置率較高的問題。究其原因，主要是因為對知識資源獲取的途徑較為單一，醫院的工作人員只能利用院內信息平臺查詢公開的文件資料，如果查詢其他的檔案信息，就必須通過人工對紙質檔案資料進行逐個檢索查詢，這無疑會讓檔案管理人員以及用戶消耗很多的精力與時間。為了使這種問題得到解決，就必須重視檔案管理中信息技術的應用，基于網絡信息技術激活檔案資源的升級，完成檔案存檔的數字化，進而利用信息技術構建健全的檢索體系，編制出功能多樣、角度多元，且實用、系統的檢索工具，從而使檔案檢索的時間大大縮短，促進檔案搜索和查準效率的提高，讓檔案信息資源和時代發展需求真正適應，利用數字檔案的發展滿足廣大用戶對知識獲取的需求，使檔案信息資源的增值作用得到發揮。