大數據背景下科研檔案信息化管理策略探析

科研檔案作為科學研究工作的記錄，具有極強的專業性和規范性。隨著大數據時代的來臨，傳統的檔案管理方式逐漸顯露出各種弊端，需充分利用先進的信息化手段，充分挖掘科研檔案潛能，提高檔案管理工作的效率，加大檔案人才隊伍建設，讓科研檔案更好地滿足科研單位多元化、高效性的需求，為科研事業發展提供不竭動力。

一、推進科研檔案信息化管理工作的意義

對于科研單位來說，科研檔案是最重要的檔案類別之一，也是科研單位科學研究成果的集中體現。作為科研單位的一項重要工作內容，科研檔案的留存和利用對于科研工作的發展有著重要意義。科研檔案所涉及的專業范圍較廣，內容繁雜，數據量龐大，傳統的檔案管理方式已無法滿足科研單位的發展需求。隨著大數據時代的來臨，建設一支高素質的檔案管理人才隊伍，完善科研檔案管理制度，充分利用先進的信息化手段，創建檔案信息化管理平臺勢在必行。因此，更應該充分認識科研檔案的價值，提高科研檔案信息化管理工作的質量和水平。

二、科研檔案信息化管理中存在的問題

隨著檔案水平的不斷發展，很多科研單位都認識到科研檔案信息化管理的重要性。與此同時，科研檔案信息化管理過程中還存在著相關制度不夠完善、管理人員職業素質不高、科研檔案管理手段落后、存在信息安全隱患等問題。

（一）科研檔案相關制度不夠完善，執行力度不強。在對科研單位的檔案情況進行調研時發現，有的單位干部職工對檔案管理工作重要性的認識不到位，沒有把科研檔案管理作為單位科研發展的一件大事貫徹落實下去。有的單位雖然制定了檔案管理制度，但是由于缺乏宣傳和貫徹，很多干部職工不清楚科研檔案管理的具體要求，對管理流程認識不清，未嚴格遵照檔案管理制度執行，檔案管理人員需要花費大量的時間來解釋制度、規范歸檔工作。有的單位甚至未建立明確的科研檔案管理制度，操作流程不健全，導致檔案管理人員在開展工作時無章可循，隨意執行造成檔案管理不規范，科研檔案缺失的情況比比皆是。由此可見，建立健全有效的科研檔案制度，是促進科研檔案事業健康發展的需要，也是檔案管理部門必須面對的現實問題。

（二）缺少科研檔案管理人才，整體職業素養不高。就目前科研單位的整體情況來看，大部分檔案管理人員綜合素質較低，很多科研單位在檔案管理人員的選擇和聘用上未脫離年齡大、學歷低、工作簡單的思維定式。這種情況直接導致科研檔案管理人員文化水平較低，缺乏對專業知識的更新意識，在信息化的專業技能方面提升困難。隨著大數據時代的來臨，檔案管理從傳統的紙質文件為載體向信息化、數字化、網絡化不斷轉變，科研檔案具有種類繁多、類型復雜、數據量龐大等特點，使得科研檔案信息化管理的內容和范圍大大增加，涉及檔案存儲、檔案信息平臺建設、檔案應用等多種類型的業務工作，對科研檔案管理人員的素質要求進一步提高。部分科研檔案管理人員僅具備基本的檔案整理技能，無法適應日益增長的科研單位檔案管理需求。因此，大數據背景下不僅需要掌握檔案專業背景的專業檔案管理人員，更需要計算機、信息資源管理、統計學等多學科背景的復合型人才，只有這樣，才能實現檔案信息化平臺各個模塊的精細化管理，推進檔案信息化管理工作向專業化的方向發展。

（三）科研檔案管理手段落后，管理意識薄弱。科研單位的不斷發展，導致需要存放的科研檔案不斷累積，檔案存儲介質不斷擴容，檔案管理庫房一再擴大。在傳統檔案管理模式下，對日益龐大的科研檔案的信息搜集、整合和處理，基本以檔案管理人員的人工操作為主，落后的管理手段不僅導致工作任務繁重、效率低下、查找困難，且出錯率較高，很大程度上制約了科研檔案工作的發展。有的科研單位，缺乏科研檔案的信息化管理意識，把科研檔案信息化建設僅僅當成一句口號，走走形式的過場，應付上級檔案管理部門的檢查和評審。檔案管理責任部門只將科研檔案信息化建設停留在工作要求層面，沒有圍繞單位的整體戰略目標和職能定位進行提前謀劃，沒有結合如何實現科研檔案利用最大化等內容進行深入的研究和探索，科研檔案信息化建設沒有得到充分的重視。

（四）科研檔案管理過程中信息安全存在隱患。科研檔案是科研人員在從事科學技術活動時的知識積累和記錄，也是科研單位的寶貴財富，科研檔案的信息安全和保密工作事關國家安全和利益。在網絡信息技術高速發展的今天，電子科研檔案在科研單位檔案中的比例快速上升，通過計算機和網絡開展檔案管理已成為必然，為科研機構檔案的開發利用提供了極大便利，但信息技術廣泛運用的同時，也帶來了泄密隱患。從網絡安全層面來看，有的科研單位網絡設備和安全設備未設置登錄限制，網絡層面也缺乏入侵防御功能和防病毒功能。從數據安全層面來看，科研檔案數據庫缺乏對單位業務數據、配置文件、應用鑒別信息進行加密存儲保護。從安全管理方面來看，未明確單位科研檔案信息安全工作的總體目標、范圍、原則和安全框架等。以上安全隱患對科研檔案的信息安全形成極大威脅。

三、科研檔案信息化管理的策略探析

（一）建立和完善科研檔案信息化管理制度。加強科研單位科研檔案的科學管理，充分發揮科研檔案在單位各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》的規定，結合科研單位工作實際，建立健全科研檔案信息化相關管理制度。嚴格遵守科研檔案材料的“三不”“三嚴”規定，即不接收審核不合格的科研檔案、不歸檔不符合要求的科研檔案、不提供符合查閱規定的科研檔案；嚴格保障科研檔案信息的安全、嚴禁科研檔案信息造假、嚴防科研檔案信息泄露。

（二）建設專業的檔案人才隊伍，加強科研檔案管理培訓。實現科研檔案信息化建設，需要完善科學合理的檔案人才資源配置。科研單位應該結合本單位科研檔案信息化管理的需要，明確科研檔案工作管理架構、職責分工，及時配備專職檔案管理人員及信息化管理人員。同時結合單位工作實際，在科研一線部門配備相關專業的兼職檔案管理人員，建設一支具有檔案專業知識、科研專業知識和工作能力的高素質科研檔案管理人才隊伍，使科研檔案管理工作進一步精細化、系統化。提高檔案管理人員的服務意識，結合科研人員對科研檔案的使用要求，不斷創新服務手段，簡化流程、提高效率，結合不同科研項目的需求，提供針對性的檔案服務，滿足檔案利用的個性化需求，充分挖掘科研檔案的潛在價值。定期對專兼職檔案管理人員及信息化管理人員進行專項培訓，包括檔案專業知識培訓、信息化操作實務、網絡安全知識培訓等，特別是積極參加上級檔案管理部門組織的檔案工作人員專業技能培訓，有針對性地進行系統學習，強化檔案意識。同時將檔案管理人員的履職情況、服務意識、培訓情況等納入單位績效管理考核體系，結合績效激勵機制不斷提升檔案人員的綜合素質。

（三）樹立信息化建設理念，搭建科研檔案信息化平臺。科研單位應首先明確科研檔案信息化管理現狀，進而做好信息化平臺的頂層設計。圍繞科研檔案信息化平臺工作規劃進行專班搭建、人員配備、工作部署、管理考核。科研檔案信息化平臺的建設，是將豐富的科研檔案資源通過信息化的方式進行管理。一是要建立大數據理念，化被動為主動、變后置為前置，提前謀劃，精準完成科研數據的收集整理和存儲工作；二是加強大數據、云計算等新一代信息技術在科研檔案中的學習運用，進一步推進科研檔案的數字化進程，實現對科研項目以及檔案管理的全過程追蹤管理；三是將原有的紙質檔案進行數字化的處理，有效保護歷史檔案，與電子檔案一同保障信息化平臺資源的系統性和完整性，實現科研檔案資源的全方位整合利用和長期安全管理。

（四）嚴格遵守檔案保密規定，加強信息安全系統建設。科研機構應嚴格遵守檔案保密制度，按照《保密法》等制度和文件精神，建立健全檔案信息安全、保密管理規章制度及管理辦法，重點圍繞信息安全、保密責任制落實及事故責任追究情況等進行管理。加強網絡安全措施，定期檢查科研檔案信息系統防攻擊、防病毒、防癱瘓安全防護情況，網絡安全漏洞修復及處置情況，檢查內網與互聯網是否物理隔離，是否存在一機兩用現象。加強保密防范措施，檢查科研檔案信息化系統保密管理情況，涉密檔案信息存儲和使用情況，保密要害部門部位管理情況，地理信息使用保密措施，檢查檔案信息數據移交臺賬，有無失泄密事件發生。科研人員應承擔起科研檔案的保密責任。

四、結語

總而言之，通過梳理和分析當前科研單位在科研檔案信息化管理工作中所存在的普遍問題，并以此為基礎提出相應的優化策略，有助于相關科研單位提高科研檔案的管理意識，使檔案管理人員不斷改進自身，增強服務意識，提高科研檔案利用效力，真正讓科研檔案發揮潛在價值，為單位的科研發展提供強有力的支撐保障。