淺析數字時代科研單位檔案信息化建設

檔案管理信息化是指改變傳統檔案實體作為中心的管理模式，轉變為以檔案信息為載體的社會服務。在信息化發展的今天，信息化的檔案管理模式也已經成為檔案管理的主流，信息化的管理手段不僅能使檔案管理效率得到極大的提升，也讓檔案利用及服務更加精準。檔案作為一種重要的知識資源，對科研院所意義重大，信息技術的運用已經成為當前發展的必要手段。因此，更應充分認識數字檔案的重要價值，切實加快檔案信息化建設進程。

一、科研單位檔案信息化建設的重要性

科研單位的檔案管理要緊跟時代潮流，適應國家發展的需要，推動檔案信息化建設不斷前進，其主要體現為三個方面：

（一）適應信息化發展需要，提高檔案工作管理效率。信息化的管理手段使檔案管理過程變得更加簡單方便快捷，通過加強檔案信息服務平臺建設，會促進整個檔案工作進一步提升，科研單位檔案資源內容豐富，是科研單位的寶藏，存檔之后的科研檔案會被多次重復使用；同時，檔案本身也需要不斷進行日常維護，檔案會出現存檔變動。因此，在檔案管理中融入信息化管理的手段是檔案發展的必然趨勢。從檔案管理工作本身來講，進行檔案的信息化管理能改變傳統的工作模式，使檔案人員從繁瑣的日常事務中解放出來，提高工作效率。

（二）提升從業人員素質，提高檔案管理質量。檔案事業不斷發展前進，對檔案管理各個流程的工作及檔案管理者的從業水平也提出了新要求，傳統的檔案管理模式遠遠不能滿足信息化時代的需求。科研單位檔案涉及許多涉密內容，科技含量高，由此對檔案人員的綜合素質及管理水平提出了更高的要求。檔案信息化管理能在檔案存儲、整理、傳遞以及利用過程中留下電子記錄，保障數字檔案資源的安全保存和有效利用，這樣能大大減少檔案管理過程中對檔案原件的損耗、降低檔案信息非法利用等風險，使科研單位檔案管理的質量及效率大大提升。

（三）創新檔案利用方式，實現檔案信息長期存儲。傳統的檔案管理，檔案大多采取紙質保存形式，盡管紙質版的檔案形式有著還原歷史、來源清晰，動向可循等諸多優點，但隨著信息化時代的來臨，其查閱困難、費時費力、效率低下、保存不便等缺點顯而易見。比如，紙質檔案容易受到自然環境的影響，如果保存溫度濕度達不到要求，就會導致紙質檔案出現腐爛、霉變、蟲蛀等現象，使檔案資料受到損失。科研單位的檔案資源是其發展過程中重要的知識積累，一旦破壞，會造成無法逆轉的損失。信息化檔案管理服務平臺中，檔案通過電子數據信息的方式進行存儲及提供利用，不僅解決了上述的問題，使檔案信息的利用效率提高，也進一步創新了檔案的利用方式及服務方式，減少因復制、翻閱等行為對檔案原件的損害，從而實現檔案信息的長久保存。

二、科研單位檔案信息化存在的問題

（一）檔案信息化建設力度不夠。目前，檔案管理部門在許多科研單位中長期處于一個較為邊緣化的服務部門，檔案工作本身作為業務工作的后端工作，檔案信息化建設模塊未得到充分重視。盡管單位每年會投入一定的資源進行檔案信息化建設，但更多的是提出檔案信息化的工作要求，沒有針對檔案信息化工作如何與整個單位的組織機構職能、人力績效掛鉤，實現檔案管理現代化欠比較具體深入的研究和思考。

（二）檔案信息化管理人才缺失。相對于傳統手工的檔案管理，信息化背景下亟待轉型升級的檔案管理對管理人員從業經驗、能力等各方面要求大大提升。但目前，在檔案的實際工作中，信息化檔案管理團隊人員的整體素質有待進一步提升。檔案信息化管理不僅需要有檔案學專業知識背景的檔案管理人員，還要求檔案管理與時俱進，不斷了解信息化時代檔案管理的需求，拓展眼界和思維；另外，檔案信息化管理的內容相對于傳統檔案管理，范圍大大拓展，要求大大提高，涉及檔案信息系統管理、檔案存儲、數據庫建設、檔案智能化利用等多個模塊的業務工作，因此，信息化背景下不僅需要掌握檔案專業知識的管理人員，更需要計算機、情報管理、知識管理等教育背景的復合型人才，只有這樣，才能實現檔案信息化各個工作模塊的精細化管理，推進檔案信息化管理工作向專業化的方向快速發展。

（三）檔案信息化基礎配套設施亟待完善。檔案信息化管理將信息化手段與檔案管理工作相結合，一方面提高了檔案管理水平，但同時也要求相關軟硬件配套設施齊全。如筆者單位在檔案信息存儲方面，需進行檔案信息存儲的體系建設；檔案長期保存方面，需圍繞檔案信息安全存儲問題建設檔案安全存儲的長效機制，進行檔案信息安全的相關設施建設；同時，科研院所檔案大部分是涉密檔案，在應用信息載體對這些檔案信息進行存儲時，也要考慮做好相應的保密防護措施，以保障數字檔案資源的安全保存和有效利用。

三、科研單位開展檔案信息化建設的策略

科研單位要使檔案信息化建設取得進展，應在充分利用當前信息化手段做好基礎檔案工作的基礎上，進一步提高政治站位，以高度的政治自覺、法治自覺和事業自覺，將現有檔案管理工作與信息化建設有機結合起來，把檔案信息化建設工作作為單位長足發展的一項重要而緊迫的任務來抓好抓實。筆者根據自己所在水利水電勘測設計研究院現狀及多年從事檔案工作的經驗，從以下三個方面提出建設策略：

（一）高度重視，做好檔案信息化建設頂層規劃。水利工程檔案如實反映了水利工程建設管理的全過程，是水利工程建設每個階段中各項計劃、決策的重要憑證和依據。由此更應當得以重視，將檔案信息化建設融入科研院所整個信息化建設的過程中，讓檔案更好地服務于科研單位生產科研管理的全過程，使檔案管理適應數字時代背景下科研院所的工作需要。進一步加強對檔案信息化建設的頂層設計和規劃，將檔案信息化建設工作作為科研院所同步發展的一項重要戰略任務。應在充分認識現代化背景下科研院所檔案管理面臨新形勢的基礎上，結合現有的工作實際，對檔案信息化建設的路徑進行詳細部署，明確每一步工作任務及工作重點，并將檔案信息化建設納入考核，使得檔案信息化建設工作在管理上得到更廣泛的資源支持。

（二）加強培訓，積極推進檔案信息化人力資源建設。科研院所應結合檔案信息化建設工作的需要，及時配備檔案管理人員及信息化管理人員，要針對檔案信息化建設各個業務模塊的工作，針對性引進和配備其他相關專業的人才，使整個檔案信息化管理工作的任務分工更加精細化；同時，對上崗人員進行全方位培訓，培訓不僅包括檔案理論知識，也要有信息化方面的操作技術，通過理論及實踐結合的方式，全面提高檔案信息化管理人員的業務水平。

（三）真抓實干，全面推進檔案信息化基礎設施建設。檔案信息化建設工作不是一蹴而就的，要想檔案信息化建設工作順利推進，必須要打好基礎，做好檔案信息化建設的相關配套設施建設。首先，科研院所應明確檔案信息化工作所處的階段，做好信息化建設方案的構想及頂層策劃，明確所需的人力、物力資源。其次，重視檔案的基礎業務工作。檔案信息化管理系統的構建，實質上是將豐富的檔案資源通過信息化的方式進行管理，從而搭建一個檔案資源庫。因此，在信息化平臺構建的過程中要加強檔案的收集、整理、存儲等基礎工作，為科研院所信息化檔案管理系統提供更優質豐富的資源基礎；還需要將原有的紙質檔案進行數字化處理和匯總，不僅可以達到有效保護歷史檔案的作用，同時保障了信息化檔案系統資源的全面性及完整性，提升檔案管理及利用效率；此外，還要提供檔案信息化配套的軟件、硬件支持。在確保實現檔案資源全方位整合和有效利用的基礎上，還要嚴格遵守科研院所內部保密要求及檔案行業的標準及法律法規，采取多種現代化手段，實現檔案信息的長期安全存儲。

四、結語

檔案信息化建設是一項系統性的工作，要使檔案信息化建設工作得以有力推進，科研院所必須在制訂完善的檔案信息化建設規劃的同時，充分引進人才，進行檔案信息化人員的專業培訓，加強信息化基礎設施建設，不斷優化與改進檔案管理模式，全面提升檔案管理水平，使檔案管理工作為整個單位的長足發展提供有力的支持。