高校辦公室管理存在的問題及對策

高校在發展中涉及科研項目申報、專家實地考察和人才交流引進等事宜，而這些事宜基本上是由辦公室進行協調和服務的，可以說高校的運行與發展離不開辦公室管理工作的開展。在很多人的觀念中，辦公室的工作是缺少核心工作內容的、輕松的，這導致辦公室管理工作的開展始終得不到具體問題的分析與完善。

一、高校辦公室管理現狀

（一）人員配置與服務觀念的欠缺。高校辦公室管理主要是負責高校各項活動的溝通協調與服務工作。辦公室人員除了在管理方面具有很強專業性，同時還要具備溝通、協調與服務等各種相關的技能?，F在個別高校配備的辦公室人員不夠專業化，近些年教育部對于高校辦公室管理在編人數的限制使得辦公室的可用人力不能夠滿足冗雜、細致與繁重的辦公室服務工作，這讓辦公室管理工作的開展缺乏系統性和時效性。另外，如今外界對于高校辦公室的管理工作不甚了解，個別辦公室人員也不清楚自身工作的職責，在工作崗位上，這些辦公室工作人員多是抱有“混日子”的心態，缺少工作的激情和服務的意識，在配合學校設定計劃時，往往缺少大局觀念，如此，反而增加了工作的范圍和難度。

（二）管理流程與管理機制不完善。高校辦公室管理機制是決定管理工作質量的關鍵。如今教學管理和其他的管理都在時刻更新，管理機制存在許多欠缺。首先，辦公室工作的開展缺少科學的流程與分配，很多辦公室工作人員每天基本上等到領導的命令后才展開工作，缺少工作上的主動意識；有時多個部門一起發來工作任務，導致工作人員手忙腳亂，需要加班加點才能做完，這往往是協調上出現了問題。另外，管理機制中缺乏獎罰制度，辦公室的員工缺少明確的分工，長期處在有任務時缺少科學的工作流程，用加班加點來補救效率不高的問題；無任務時缺少工作熱情，呈現混日子的狀態。這樣不但大大降低了管理工作的效率，使其失去時效性，更是對工作質量的提升和辦公室管理的發展造成了阻礙。因此，高校辦公室管理的開展一定要在管理機制上多做改進，從管理流程、方法和工作人員工作態度方面入手，進一步提升管理工作的效率和質量。

（三）職能與地位從屬之間的矛盾。雖然高校辦公室管理工作的本質屬性是服務，但其主要職責包括監督各部門對學校各項規章制度的執行，督促各部門對學校下達任務的完成，協助學?；顒拥拈_展和過程中各項事宜的溝通等事宜，因而其中產生了監督執行任務與服務本質間的矛盾。辦公室管理工作本身是有監督和督促職能的，但不論其在政務的參與中還是對事務的管理，始終都扮演著協作服務的角色。很多時候，學校辦公室工作人員需要參與學校制定的計劃并提出相應的對策，卻沒有決策和實施對策的權利，這使得辦公室工作人員的輔助性工作具有一定的被動性，很難得到全面的開展。目前，辦公室管理工作的被動性主要表現是，其工作的開展要根據領導的意圖去處理，其工作節奏不受工作人員自身掌控，使得工作人員往往在一個又一個緊急任務中疲于應對。

二、高校辦公室管理對策

高校辦公室作為學校管理的信息中心、指揮中心以及服務中心，不僅要發揮著上傳下達的作用，更是連接教學管理和行政管理的樞紐。高校辦公室工作水平的提升將對提高整體管理水平發揮重要的作用，作者認為應該從以下四個方面加大工作力度，推動高校辦公室管理水平的提升。

（一）牢固樹立正確的工作理念，不斷注重提升辦公室工作的主動性和積極性。高校辦公室工作人員要牢固樹立正確的工作理念，要更新自己的工作觀念，以與時俱進的工作方法來破除以往低效化的工作模式，要充分認識到辦公室工作在行政管理和教學管理方面的重要價值。高校辦公室管理始終是和學校的發展相一致的，這就需要高校辦公室工作人員不斷提升自己工作的主動性和積極性。第一，高校辦公室人員要注重強化學習，對于先進的管理方式和理念要加大學習力度，運用與高校新時期發展相適應的管理工作模式；第二，在高校辦公室工作中要增強主動意識和進取意識，在辦公室服務工作中要做到熱情周到；第三，要提升自身的服務意識和服務能力。高校辦公室服務的主體除了師生之外，還要做到日常教學管理、行政事務處理等工作，這就需要高校辦公室管理人員及時了解有關工作信息，參與到教學管理工作中去，協助領導做好工作方案的制定，及時掌握學校管理動態，以此來推動工作效率的提升。

（二）提升管理隊伍的專業化。高校辦公室工作人員的上班時間是固定的，不像任課教師，有很多自我提升的學習時間，因此，其自身專業技能和其他應用技能的發展在工作過程中很難進一步提升。長此以往，對于辦公室管理工作的效率和質量都沒有好處。因此學校應當定期組織開展辦公室工作人員的培訓活動，集中多樣課程提升工作人員的業務能力；同時還要引入互聯網大數據的智能辦公課程，以轉變工作人員原本落后的辦公手段。此外，對于工作人員服務意識提升也是十分有必要的。辦公室管理工作本身就是圍繞協調、溝通、宣導和督促所展開的服務性工作，本質是服務，要求其工作人員必須具有較強的服務意識和大局意識，學校應針對辦公室工作人員平時的被動性工作、工作態度不積極、得過且過等不良的工作習性進行嚴格的監督，并對其展開服務意識的宣講與灌輸，讓這些找不到工作方法、思想態度不積極的工作人員轉變全新的工作理念，從而進一步達到優化管理隊伍的效果。

（三）完善管理流程與制度。管理機制的完善是做好管理工作的基礎。第一，高校辦公室管理機制的完善要著眼于時代的發展變化和學校的發展需求，對于落后的管理制度條例和不合理的規定應果斷廢除；第二，要對工作人員的工作狀態加以調整。為保證辦公室工作人員的工作態度有所提升，學校應制定獎罰激勵制度，以促進工作人員的工作激情和服務意識，而對于工作完成質量不佳和完成效率低，經常需要加班的工作人員則實行考核抽查的方法，以此促進其工作方法的轉變和效率的提升；第三，關于辦公室管理工作的流程，應通過對工作人員的能力側重進行具體分析，將繁雜的工作內容劃分類別并派分給各項能力較強的工作人員，而派分完畢的工作要將責任具體落實到個人，防止中間出現差錯而不能及時修正的狀況發生；第四，要根據實際情況對工作任務進行合理分配，并對于個人完成的進度作好記錄，避免一人兼多崗和工作環節“搭便車”的問題出現。

（四）加強信息化辦公建設。高校辦公室還沒有將智能化的管理有效地運用到工作當中，這導致各部門在下達普通任務和緊急任務時無法和其他部門進行溝通，而辦公室工作人員沒有途徑區分事務的輕重緩急，時常被積壓的工作任務搞得狼狽不堪。加強信息化管理建設可以第一時間將各類信息通過平臺分享給各個部門，方便了部門之間工作的協調，使得辦公室工作人員可以通過分工設定工作開展的先后順序。同時，辦公室管理作為一個服務性工作，既可以通過信息化技術更好地完成服務，又可以在服務當中完成其他職能，例如在數據信息的分享和搜集中，更好地實現監督與督促的職能，并進一步推進決策的實施。

三、結語

綜上所述，高校的辦公室管理作為高校管理的重要環節，其在工作中的觀念、制度和方法的欠缺會對高校的發展和運轉產生不利的影響。因而高校需正視辦公室管理的功能，進而重視辦公室管理的工作內容，從與時俱進提升辦公室管理觀念、嚴格完善辦公室管理體制與解決辦公室管理工作開展中的協調矛盾入手，加強辦公室管理的建設，促使其在高校發展中發揮更大作用。