原汁原味 Word文檔轉(zhuǎn)換為PDF有技巧

平淡

轉(zhuǎn)換前的準(zhǔn)備工作

DOCX和PDF這兩種格式使用了不同的編碼和解碼程序，為了避免轉(zhuǎn)換后的文檔出現(xiàn)問題，在轉(zhuǎn)換之前我們需要對Word文檔進(jìn)行一番設(shè)置。

1設(shè)置字體

有些朋友在Word中撰寫文章時會使用一些特殊字體，這樣轉(zhuǎn)換后就比較容易出現(xiàn)亂碼或□□、？？等形狀。我們先將Word文檔另存為純文本文件，“文本編碼”設(shè)置為“Windows（默認(rèn)）”，如果在預(yù)覽窗格中顯示紅色的文字或□□等形狀，表示在該文檔中存在特殊字體（圖1）。此時返回Word窗口，按下“Ctrl+A”快捷鍵全選文本，將字體設(shè)置為“宋體”等常見字體即可。

2設(shè)置圖片

為了確保轉(zhuǎn)換后的圖片能夠清晰地顯示出來，文檔中的圖片最好使用矢量圖。比如需要在文檔中插入一些設(shè)計圖、流程圖，可以使用AI（AdobeIllustrator）軟件繪制圖片，繪制完后將其導(dǎo)出為.emf文件，然后再將該文件插入到Word文檔中（圖2）。

3設(shè)置公式和表格

文檔中如果涉及公式，建議使用MathType編輯器來編輯公式，表格則使用Word本身的功能來繪制，這樣轉(zhuǎn)換后不容易出現(xiàn)兼容性問題。

轉(zhuǎn)換方法

方法1：

使用Word自帶的功能打開Word文檔后，依次點擊“ 文件→另存為”，在彈出的保存對話框中，“保存類型”選擇PDF。接著點擊“選項”，去除“無法嵌入字體情況下顯示文本位圖”的勾選（否則在PDF文檔中無法嵌入的字體會變?yōu)槲粓D，導(dǎo)致放大PDF后這些字體出現(xiàn)鋸齒現(xiàn)象）（圖3）。然后點擊“確定”保存設(shè)置，返回保存界面后依次點擊“工具→壓縮圖片”，在打開的窗口中選擇“HD（330ppi）”即可（圖4）。

方法2：使用Adobe Acrobat Reader的打印功能

如果想獲得更好的轉(zhuǎn)換效果，建議先在本機(jī)中安裝AdobeAcrobat Reader，然后在Word文檔中依次點擊“文件→打印”，在打開的窗口中將打印機(jī)設(shè)置為“Adobe PDF”。接著點擊“屬性”，打開打印機(jī)屬性設(shè)置窗口后去除“僅依靠系統(tǒng)字體;不使用文檔字體”的勾選（圖5）。

然后點擊“默認(rèn)設(shè)置”選項右側(cè)的“編輯”按鈕，在打開的窗口中切換到“圖像”，在右側(cè)的窗格中定位到“彩色圖像”區(qū)域，將“縮減像素采樣”和“壓縮”設(shè)置為“關(guān)”、像素設(shè)置為800，點擊“確定”保存退出（圖6）。最后再點擊“打印”，即可將文檔轉(zhuǎn)換為PDF。

轉(zhuǎn)換后常見問題的解決

Word和PDF畢竟是兩種不同的格式，即便經(jīng)過上述的操作，轉(zhuǎn)換后仍然可能會出現(xiàn)一些小問題，所以我們再介紹一些相應(yīng)的解決方法。

1轉(zhuǎn)換后圖片不清晰出現(xiàn)這種情況主要是因為插入Word文檔中的圖片像素太低。將圖片更換為矢量圖片或高清圖片，一般就沒問題了。

2轉(zhuǎn)換后公式顯示不全

這主要是因為PDF閱讀器中缺少公式所使用的字體。將公式轉(zhuǎn)換為圖片即可解決。先在Word中復(fù)制公式，接著在空白處依次點擊“開始→粘貼→選擇性粘貼→圖片（增強(qiáng)型圖元文件）”，將公式轉(zhuǎn)換為圖片后再將空白部分裁剪掉即可（圖7）。同理，如果表格顯示不全或顯示紊亂也可以通過該方法來解決。

3轉(zhuǎn)換后公式的間距出現(xiàn)失真

由于公式的間距和正文有所不同，因此在轉(zhuǎn)換為PDF后可能會出現(xiàn)錯位顯示的問題。此時可以先在Word中依次點擊“布局→頁面設(shè)置”，在彈出的窗口中切換到“文檔網(wǎng)格”選項卡，將“網(wǎng)格”設(shè)置為“無網(wǎng)格”，這樣就可以調(diào)整全篇文檔的行距（無需對公式做任何操作）。調(diào)整完后再進(jìn)行轉(zhuǎn)換，間距一般就顯示正常了（圖8）。

如果是通過MathType編輯的公式引起的錯位，先在Word中選中公式及其附近的文字，然后右擊并選擇“段落”，在打開的窗口中點擊“中文版式”，將文本對齊方式設(shè)置為“自動設(shè)置”即可。