信息化背景下的高校檔案管理探析

呂威

大連醫科大學中山學院 遼寧大連 116085

國家對于高素質人才的培養十分重視，在高校教育事業方面的投入越來越多，有效實施了擴招政策，高校學生數量明顯增加，對于檔案管理工作的開展提出了新的要求。傳統管理模式下，檔案管理工作質量以及工作效率有待提升，失誤問題頻發，極大地限制著高校的創新發展。信息化背景下，加強高校檔案管理的信息化建設勢在必行，針對管理低效、工作形式化等問題有了妥善地解決辦法，高校教育事業長遠規劃的前景也將變得一片大好。

1 高校檔案管理現狀的分析

1.1 重視程度不夠，制度并不完善

現階段，高校需要培養高素質、高水平、有理想的優秀人才，才能滿足整個社會的人才需求。加強檔案管理，實現科學管理，對于高校教育事業的整體發展而言可以起到一定的促進作用。通過完善管理制度，不斷積累管理經驗，教育教學工作自然推進的異常順利[1]。但是，受到了諸多因素的干擾影響，高校領導對于檔案管理工作的重視程度遠遠不夠，管理模式的重構以及管理方法的創新阻力重重，各項制度均不完善，就形成了檔案管理效果差的局面。沒有完善制度的支持，管理人員開展檔案管理工作時熱情不高，趨于應付，就導致了弊端問題頻發，也限制著檔案管理事業的長遠規劃。

1.2 缺乏技術人才，管理觀念落后

以前，高校的檔案管理工作均以紙質形式存在。在高校招生普遍擴張的發展趨勢下，不僅增加了檔案管理的工作量，也提高了檔案管理的難度，仍以紙質形式出現的話，高校檔案管理工作的存在將毫無意義。部分人員還未轉變檔案管理的工作觀念，信息化建設、數字化建設的意識不強，他們的技術水平亟待提升，無法實現檔案管理的高效化、高效果。

1.3 資金設備不足，工作效益偏低

檔案管理工作容易被忽視，尤其是在資金、設備等方面。面對著高校檔案管理工作的信息化及數字化建設要求，部分學校仍處于初級管理階段，沒有針對工作人員的綜合素質、綜合能力等展開培訓教育，致使信息化建設、數字化建設阻力重重，具體實踐過程當中存在著諸多問題。這些問題已經影響到了檔案事業的整體發展，更難產生最大化的工作效益。另外，部分高校處于封閉式的管理狀態，過分忽視了檔案管理模式重構、人員培養、設備更新、經費補充的重要性，檔案管理逐漸邊緣化，不能做到與時俱進、資源共享、突破創新，這樣一來，教育教學工作的推進、高校學生的個性化發展都將受到很大的不良影響。

2 信息化背景下高校檔案管理的創新措施

2.1 實現高校檔案的數字化管理

信息化背景下，廣泛地推廣信息技術，實現高校檔案的數字化管理尤為重要。面對信息技術快速發展的實際情況，及時有效的轉變高校檔案管理工作思路，善于利用信息技術的特點，發揮信息技術的優勢，妥善解決各個環節存在的質量問題十分關鍵。必須提供優質的高校檔案數字化管理服務，才能加快高校教育事業的長遠規劃、可持續發展進程，可謂一舉數得[2]。比如，實現高校檔案館藏目錄的數字化，通過劃分電子目錄，方便人員進行檔案檢索，快速確定檔案內容，在此基礎上進行檔案資料的科學化管理。再如，實現高校檔案的全面化管理，嘗試利用網絡平臺、信息技術等更好地加強數字化建設，也為各項工作的開展提供最大便利，逐漸形成特有風格，充分體現高校檔案管理創新發展的重要意義。

2.2 統一信息化的檔案管理準則

高校學生的檔案內容越來越多，檔案管理越來越復雜，工作人員的壓力較大。要想解決這些難題，就必須盡快實現檔案管理的信息化建設，建立完善的檔案管理制度，統一信息化的管理準則。具體而言：首先，需要提升檔案管理工作人員的技能水平，要求他們熟練掌握信息技術，更好地完成電子化檔案管理。其次，需要確保檔案內容的完整性，輸入格式的統一性，代碼轉化的規則性，管理工作的規范性。高校檔案管理人員認真履行這些準則，更利于檔案管理水平的全面提升，管理效果的整體優化。

2.3 提高工作人員的素質及能力

為了加強高校檔案的信息化建設，實現檔案內容的數字化管理，及時引進高素質、經驗豐富的檔案管理工作人才非常必要且關鍵。應從整體上提高相關人員的能力水平、綜合素質，使他們熱情投入高校檔案的管理工作中，優質完成管理任務，也為高校教育事業的發展做出應有的貢獻[3]。要想實現上述目標，高校必須引進現代化的技術設備，通過改善檔案管理工作環境，促使相關人員主動學習、積極思考、大膽創新與實踐。可以設立獎罰機制，用于增強相關人員檔案信息化建設、數字化管理的積極性。還可以組織形式多樣的培訓活動，方便人員之間分享經驗、共同進步，逐漸發展成為復合型的檔案管理人才。只有讓熟悉信息技術，善于應用信息技術的工作人員，主動參與到高校檔案的信息化管理活動中，盡顯他們的專業優勢，及時發現數字化管理的不足之處，進行管理質量的持續改進，才有助于高校檔案管理工作的突破性發展，且未來的發展趨勢一片明朗。

3 結語

總而言之，信息化背景下高校檔案管理模式的重新構建，管理方法的創新研究，不僅成為了大勢所趨，也要引起多方人員的高度重視。相關的工作人員必須認清這種趨勢，并且付出更多的努力，結合高校教育改革的實際情況，不斷加快檔案管理的信息化建設速度，展現數字化管理的最大優勢，勇于開創新局面，確保高校發展順利走向更大的成功。