試析如何提高單位辦公室檔案管理工作效率

鐘輝

荊門市東寶區黨外知識分子聯誼會 湖北荊門 448000

進入新世紀，辦公室檔案管理工作有了很大的發展。但隨著經濟社會和檔案事業的發展，特別是隨著網絡信息技術的快速發展，辦公室檔案管理也面臨一些新困難和問題，直接影響辦公室檔案工作及單位業務工作的發展，需要采取有效的對策，盡快加以解決[1]。

1 新時期下辦公室檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏足夠的重視

我國市場經濟體制的不斷完善，加劇了企業之間的競爭。在這樣的背景下，大多數企業在生產經營的過程中都會把中心放在經濟效益上，對于辦公室檔案管理工作相對比較忽視。部分企業領導認為辦公室檔案管理只是簡單的對檔案資料進行收集和整理，無法給企業帶來直接的利益，進而對辦公室檔案管理工作缺乏應有的重視。而辦公室檔案管理人員同樣也受到了這種想法的影響，在工作中缺乏積極性和創造性，使得檔案管理的功效被弱化，這對于企業長遠發展是非常不利的。

1.2 工作人員的專業素養有待提升

一些單位并未指定專業人員進行管理，使得檔案資料的保管出現很多問題，大量的資料被隨意堆放，規范管理無從談起，檔案所具有的價值也就難以發揮出來。檔案管理人員掌握的專業知識較少，管理能力較為低下，對工作影響較大。若想保證辦公室檔案管理富有實效，管理人員必須具有較強的專業素養，否則的話，管理過程中出現問題的概率就會大幅增加，辦公室工作效率也難以得到保證。

2 新時期下辦公室檔案管理工作創新思路

2.1 提高對辦公室檔案管理工作的重視，完善檔案管理硬件設施

首先，企業領導人員必須要清楚的意識到辦公室檔案管理工作對于企業發展的重要性，并給予辦公室檔案管理工作高度的重視和支持，以身作則，強化自身對于檔案管理理念。同時，對每位檔案管理工作人員的能力和作用進行認真分析，以此來確保辦公室檔案工作的有序開展。其次，企業應加大對辦公室檔案管理工作的宣傳力度，通過企業內部宣傳欄、網站、廣播、例會等形式，加大對辦公室檔案管理工作的宣傳，讓全體員工意識到辦公室檔案管理對于企業健康發展的重要性，并積極配合各項檔案管理工作。最后，企業應當鼓勵全體員工積極投入和配合檔案管理工作，認真聽取員工的意見和建議，并對檔案管理工作進行不斷優化調整，以此來提升檔案管理工作的水平。在新時期背景下，對于檔案管理硬件也提出了更高和更新的要求。所以，企業方面應該清楚認識到這一點，投入更多的資金，添置計算機等硬件，為辦公室檔案管理提供更為優質的工作條件，切實提升工作效率。除此之外，還應該定期進行硬件設施的檢查與維護，發現問題應該立即進行處理，確保其能正常工作。通過這種方式，可以使辦公室檔案管理工作更好的滿足新時期提出的要求，并且為企業長遠穩定發展目標的實現提供助力[2]。

2.2 提高辦公室檔案管理人員的素質

辦公室檔案管理需要多人合作才能完成，而且相關的管理人員必須擁有豐富的專業知識，熟練運用信息技術。書寫、錄入應符合規范要求，防止對信息進行處理時產生偽造的情況，避免信息數據錯亂。若想保證檔案管理人員能夠勝任本職工作，應使其對檔案及其管理工作有正確的認知，認清檔案管理的實際價值，進而主動提高自身的工作能力。應加強對檔案管理人員的教育培訓，也可以組織專項的技能競賽，組織人員參加專業論壇，或是組織內部人員的經驗交流等，通過相關的培訓學習活動，使員工積累起更為豐富的理論知識和實際工作經驗，提高工作能力和水平。

2.3 延伸檔案應用范圍，打擊檔案造假問題

檔案應用范圍的局限性，以及檔案造假問題較為突出，弱化了企事業單位檔案管理工作的實施成效。所以，不斷延伸檔案應用范圍，打擊檔案造假問題，才能使得單位檔案管理工作實現有序發展。具體措施主要在于，企事業單位根據實際需要，逐步延伸檔案應用范圍，使得檔案應用不再局限于工資調整、退休手續辦理、工作發生調動等領域，還可以將干部選拔、培訓工作開展等與職工較為密切的工作與檔案利用相結合，使得廣大企事業單位職工更加重視檔案管理工作的實際開展，調動檔案管理工作人員的工作積極性，強化檔案管理，尤其是檔案利用與職工認知的結合。其次，不遺余力打擊檔案造假問題。對于企事業單位而言，無論任何人在任何情況下以怎樣的理由形成了檔案造假行為，都需要予以嚴肅打擊。一經發現相關事實，就需要企事業單位管理層進行明確的懲戒行為，提高他們的造假成本，如果檔案造假涉及到了違法犯罪行為，則由相關政府部門出面予以嚴厲打擊。

3 結語

通過上述分析，針對檔案管理進行有效的信息化建設，能夠提高檔案管理工作的服務水平，為使用者及管理者提供更大的便利，同時也能夠使得檔案資源得到充分的利用，促使檔案管理工作的實效性得以提升。基于此，相關單位要加強對檔案管理工作的重視，并且要明確傳統檔案管理工作中存在的不足，針對這些不足之處，制定出可行的信息化建設方案，有效彌補檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性[3]。