如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

劉少林

萊西市人力資源和社會保障信息檔案管理中心 山東青島 266600

在新的經濟形勢下，各事業單位紛紛意識到了加強管理的重要性，進而在管理模式的創新等方面加大了投資力度。而做好人事檔案管理工作，可以為人力資源開發工作奠定信息基礎，有利于全面提升事業單位管理水平，對促進單位整體競爭力的提升具有重要價值。

1 當前事業單位人力資源檔案管理的不足

1.1 對人力資源檔案管理工作的重視度不足

事業單位人力資源檔案管理是單位內部基礎管理工作中的重要內容，注重日常化、常規性管理。但是，長期以來，事業單位管理層對人力資源檔案管理工作的重要性認識不足，在管理人員設置、資金投入、技術投入等方面均具有明顯的不足，缺少專業的人力資源檔案管理人員，管理設備不能及時更新，先進技術的應用不足等，導致了人力資源檔案管理邊緣化，通常只有在進行人事調動，或者是應對檢查的時候，才對人力資源檔案進行整理利用，因而對單位內部人力資源檔案管理有序展開造成了不利影響。同時，由于單位重視度不足，導致人力資源檔案管理在制度體系方面的建設不健全。當前事業單位面臨新的經濟形勢和市場環境，其改革發展已經成為必然，并且國家在社會保障、勞動保護方面的政策法規也在不斷完善。這些都要求事業單位結合新形勢、新環境，建立健全的人力資源檔案管理制度體系，做到與時俱進，充分發揮人力資源對單位發展的促進作用。由于事業單位相關管理制度體系不健全，在人力資源檔案管理中的積極性不足，導致其作用難以發揮，影響事業單位發展。

1.2 檔案管理工作人員業務能力較差

檔案管理工作要求較高，屬于細致性工作，工作人員需要具備一定的耐心，只有這樣才可以詳細記錄和整理檔案，特別是干部人事檔案管理，對檔案管理人員更是提出了更高的要求。但當前部分檔案管理工作人員的業務能力較差，沒有進行系統且專業訓練，進而導致其缺少工作經驗與實踐能力，然后在管理過程中就會出現問題，難以勝任這份工作。另外，檔案管理人員因為不能及時有效地解決工作中出現的問題，長此以往，就會使其失去對本職工作的熱情，造成檔案部門管理人員流失嚴重，最后在干部人事調整工作中出現各種各樣的問題。

2 提升事業單位人力資源檔案管理水平的措施

2.1 優化完善人力資源檔案管理制度

事業單位人力資源檔案管理工作涉及范圍非常廣泛，管理內容繁瑣復雜，增加了管理人員的工作難度。建立健全的人力資源檔案管理制度體系，是實現管理規范化的重要基礎。因此，提升人力資源檔案管理水平需要事業單位不斷優化完善人力資源檔案管理制度。首先，結合事業單位自身實際，制定相應的管理制度，要求管理人員能夠對人力資源檔案進行針對性的管理，對所有檔案信息的收集、整理、移交以及使用等各個環節的操作都有相應的制度依據，確保管理工作穩定有序展開。其次，進一步優化完善管理人員考核制度，通過對人力資源檔案管理人員進行定期或不定期的考核，對其業務能力和職業素養進行綜合評定。通過考核制度提高管理人員工作的積極性，提升工作效率。最后，建立健全激勵獎懲制度，對人力資源檔案管理人員工作進行不定期審查，包括檔案管理登記情況，是否存在丟失或者擅自修改檔案的情況等，根據管理人員工作成果給予相應的激勵獎勵，對工作失誤人員追究一定的責任，確保檔案管理工作有序展開。

2.2 提升人力資源檔案管理信息化建設水平

現階段，雖然大部分事業單位已經實現了檔案管理的信息化，但是受到各方面因素影響，其信息化建設水平不高，極大影響了單位人力資源檔案管理工作效率。因此，需要提升人力資源檔案管理信息化建設水平，加強對當前先進信息技術的應用。具體來說，需要加強人力資源檔案信息化體系建設，建立完善的檔案信息數據庫，并提高其綜合管理利用率。一方面，事業單位需要建立適應自身實際需求的電子信息化數據庫系統，通過不斷完善人力資源檔案信息，根據檔案管理要求，在數據庫中進行分類建檔，實施全面動態化管理，及時補充完善各類數據。同時，利用大數據技術等先進技術對數據信息進行深入挖掘，總結規律，提高人力資源檔案管理質量與效率。另一方面，加強對人力資源檔案信息數據庫安全管理，制定并執行嚴格的借閱制度，明確安全管理標準，落實安全管理職責。

2.3 加強人才培養和招聘工作

在新環境下，事業單位為提升自身的工作質量和發展水平，應該對檔案管理工作加大重視，并做好人才的引進和培養工作。首先在檔案館招聘的過程中，可以將招聘門檻和入職待遇進行適當的提升，從而吸引更多的優秀人才。而對于目前已有的檔案管理工作人員，應該定期對其進行培訓，并強化工作人員的思想認識，使其了解到檔案管理工作的重要性，提高自身的認知水平，并掌握相關的專業知識和專業技能。應在培訓工作結束后，根據相關培訓內容來對管理工作人員進行考核，全面提升業務水平，使檔案管理工作更加規范化和科學化。

3 結語

綜上所述，事業單位人力資源檔案管理對于促進事業單位可持續發展，充分挖掘員工內在潛力方面發揮著重要作用。同時，隨著時代的發展，新形勢下對事業單位人力資源檔案管理提出了更高的要求。為有效應對當前事業單位人力資源檔案管理中存在的不足，則需要通過提高重視、完善制度、提升工作人員綜合素質、加強信息化建設等多項措施，不斷提升事業單位人力資源檔案管理水平，充分發揮其綜合利用價值，為事業單位穩定發展保駕護航。