新常態(tài)下不動產(chǎn)登記檔案管理的特點及作用

王順章

邯鄲市不動產(chǎn)登記中心 河北邯鄲 056008

不動產(chǎn)登記是我國重要的物權(quán)制度，也是一種物權(quán)公示手段，需要不動產(chǎn)權(quán)利人進行申請，由國家相關(guān)部門給予登記，確定其物權(quán)，具有法律效力。目前，我國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理中仍然存在諸多問題，如檔案管理混亂、庫房保管不當、信息化水平低等問題，致使相關(guān)單位服務能力不強，無法發(fā)揮不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的作用。在信息化高度發(fā)展的今天，人們對于檔案管理也提出了更高要求，傳統(tǒng)檔案管理方式顯然無法滿足檔案管理要求。由此可見，分析新常態(tài)下思考如何開展不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理工作是十分必要的[1]。

1 新常態(tài)下不動產(chǎn)登記檔案管理的特征

首先，不動產(chǎn)登記檔案管理工作涉及內(nèi)容多、登記數(shù)量大。不動產(chǎn)包括了房屋、土地、礦產(chǎn)資源、林場等多項內(nèi)容，其中任意一個類型涉及的群體都非常龐大，在具體進行調(diào)查、歸檔過程中都會形成海量數(shù)據(jù)資料。例如在進行土地不動產(chǎn)管理過程中，要想針對地籍管理工作進行嚴格落實，就必須要針對土地實際利用狀況、地籍狀況、登記發(fā)證等多個層面內(nèi)容進行調(diào)查，在此過程中必然會形成多種檔案資料。其次，不動產(chǎn)登記檔案資料具有不可替代性，而且專業(yè)性比、較強。不動產(chǎn)登記檔案資料涉及契約文件、圖紙表冊、權(quán)證等多項內(nèi)容以及載體，正是這些內(nèi)容才充分保證了不動產(chǎn)信息具備客觀性和全面性。另外，不動產(chǎn)登記檔案制作主體充分體現(xiàn)出了法定性，其是在獲取國家授權(quán)之后根據(jù)不動產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)以及標準程序由專門機構(gòu)進行制定的，因此，不動產(chǎn)登記檔案管理工作具有較強的社會公信力。

此外，不動產(chǎn)登記檔案具有較強的規(guī)范性。不動產(chǎn)登記檔案目前主要是利用簿冊的形式進行登記，而且在登記過程中要保證格式的統(tǒng)一，內(nèi)容要詳盡和準確。另外，不動產(chǎn)檔案必須要具備清晰、有序的排列，以期保障其規(guī)范性。再次，不動產(chǎn)登記檔案的查詢和利用具有較強的公開性。只有在充分保障公開性的前提下才能夠讓不動產(chǎn)登記檔案的功能和作用得到有效發(fā)揮。因為在進行不動產(chǎn)檔案記錄內(nèi)容公示的過程中面向的是全社會，而且作為當事人和相關(guān)部門有權(quán)對不動產(chǎn)登記檔案進行查閱和復制。

2 新常態(tài)下不動產(chǎn)登記檔案管理工作優(yōu)化思路

2.1 管理系統(tǒng)建設

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理工作是一項長期工作。在新常態(tài)下進行改革，應該完善管理制度、管理標準，并進行系統(tǒng)化建設。不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理系統(tǒng)提供主要包括以下幾個方面：①信息建檔。由專業(yè)人員負責核實不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人所提供的證明材料，核實信息內(nèi)容的準確性，并將相關(guān)信息準確登記；②安全維護。成立專門的安全維護制度，明確檔案調(diào)閱權(quán)限，并對各項信息進行分類管理；③應急系統(tǒng)。設立專門的應急管理系統(tǒng)，根據(jù)應急管理制度采取緊急措施，解決錯檔、丟檔、損毀等嚴重問題；④調(diào)閱查詢。調(diào)閱查詢是不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理中的重要內(nèi)容，因此應該建立完善的調(diào)閱系統(tǒng)，方便內(nèi)部與外部查詢[2]。

2.2 建立完善的不動產(chǎn)登記檔案管理信息系統(tǒng)

近些年來，我國不動產(chǎn)登記部門的檔案管理系統(tǒng)一直采用傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在現(xiàn)實工作中常常會出現(xiàn)許多不合理的地方。因此，我們有必要繼續(xù)改革和創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)，建立一套先進安全的檔案管理信息系統(tǒng)。一方面，要升級現(xiàn)有的不動產(chǎn)登記檔案管理信息系統(tǒng)，并引進先進的檔案管理信息系統(tǒng)，將兩個系統(tǒng)有機結(jié)合構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案管理信息系統(tǒng)，提升不動產(chǎn)檔案管理的信息化水平；另一方面，不動產(chǎn)登記部門的檔案管理工作非常復雜，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足新的管理要求，新的管理需要信息化和數(shù)字化的引入。

2.3 提升不動產(chǎn)登記檔案資源的安全

首先，作為不動產(chǎn)登記有關(guān)部門的重要文件資源，不動產(chǎn)登記檔案一般來說需要長期保存，但我國檔案管理一直以來采用的是紙質(zhì)文件，這種管理方式存在諸多不足，并且比較容易受到損壞，保存周期較短。同時，紙質(zhì)文件使得管理人員在處理信息和數(shù)據(jù)時會存在很大的風險。因此，我們要不斷開發(fā)新技術(shù)、新方法、新設備，以此來保存重要文件資源。同時，研發(fā)部門要研發(fā)一套高安全、保險性能高的管理系統(tǒng)，降低檔案管理的風險，從而為檔案資源安全管理提供保障。其次，不動產(chǎn)登記檔案信息安全建設應放在部門工作的重要位置，擴大不動產(chǎn)登記檔案管理服務應與國家機密信息計劃緊密結(jié)合。同時，不動產(chǎn)登記檔案信息安全管理應當嚴格遵循國家信息安全指導方針和政策，積極響應國家安全部門對不動產(chǎn)登記檔案信息安全管理的指導，實現(xiàn)服務同步。此外，要建立健全我國在檔案安全管理方面的法律法規(guī)，推動各部門管理工作和行為的規(guī)范化、法制化，從而促進檔案信息資源的安全[3]。

3 結(jié)語

不動產(chǎn)登記檔案管理工作的優(yōu)化要充分結(jié)合時代特征，在檔案管理工作開展過程中要充分融合信息化技術(shù)，針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料實現(xiàn)妥善管理的同時，要針對不動產(chǎn)登記檔案管理工作構(gòu)建信息化、智能化管理系統(tǒng)，充分利用大數(shù)據(jù)將相關(guān)檔案資料統(tǒng)一錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理。同時，結(jié)合當前社會上應用廣泛的智能化終端，讓社會公眾與不動產(chǎn)檔案信息的距離越來越近，這樣就能夠讓不動產(chǎn)登記檔案資料的利用效率得到全面提升