關(guān)于做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

王藝愷

陜西電器研究所 陜西西安 710000

辦公室文秘工作人員需要做好領導的參謀和助手，必須具備良好的心理素質(zhì)、高水平的專業(yè)能力、組織協(xié)調(diào)能力以及高尚的道德情操等，這樣才能熟練高效地完成上級領導布置的工作，提高辦公室部門的形象和競爭力，從而促進企業(yè)的健康運轉(zhuǎn)和發(fā)展。

1 分析現(xiàn)階段綜合辦公室文秘工作中存在的問題

1.1 難以抓住工作重點，組織協(xié)調(diào)能力較差

辦公室文秘工作瑣碎的事情較多，經(jīng)常要處理各種紛繁復雜的事務，工作負擔比較重，所以使文秘人員經(jīng)常抓不住工作重點，不能有效地解決一些棘手的問題，組織協(xié)調(diào)能力較差，造成文秘人員的工作質(zhì)量較差，工作效率較低，不能起到良好的參謀助手作用，使上級領導對文秘人員的工作能力提出質(zhì)疑和不滿，不利于文秘人員的工作發(fā)展。

1.2 文秘人員的專業(yè)知識水平和技能較差，難以滿足工作要求

當前，企業(yè)為了自身的健康可持續(xù)發(fā)展，對辦公室文秘工作的要求越來越高，而有些文秘人員的專業(yè)知識水平和技能難以滿足工作要求，有些企業(yè)并沒有對文秘人員進行定期的工作培訓，使員工的視野和工作思路較窄，而且文秘人員也沒有主動更新知識和技能的意識，使文秘人員最基本的文字寫作水平較差，并且也不夠了解企業(yè)和行業(yè)的發(fā)展情況，實踐管理能力水平較差，缺乏創(chuàng)新性和前瞻性的眼光，所以不能給領導提出具有建設性的意見，使辦公室文秘工作的完成質(zhì)量與領導的要求存在差距。

1.3 部分文秘人員的法律和道德素質(zhì)較差，導致出現(xiàn)違規(guī)違法行為

現(xiàn)階段，在辦公室工作的部分文秘人員的法律和道德素質(zhì)較差，沒要培養(yǎng)認真負責的工作態(tài)度，沒有樹立嚴謹踏實的工作作風，使這些文秘人員對待領導布置的工作任務缺乏深入的思考，比較敷衍了事，臨時應付問題比較嚴重，從而使文秘人員的工作質(zhì)量較差。另外，還有一些文秘人員為了個人的利益，而做出一些違反企業(yè)規(guī)定甚至法律的行為，例如，報送的信息滯后，不夠準確等，這些故意的違規(guī)違法行為會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2 對于現(xiàn)階段辦公室文秘工作中存在的問題的解決措施

2.1 提高辦公室文秘人員的服務意識

辦公室文秘在工作中經(jīng)常處于一個樞紐位置，所以文秘在工作中要逐漸明白自身的工作核心價值和內(nèi)容，同時也就會發(fā)現(xiàn)自身對于服務意識的需要，只有增強文秘在工作中的服務意識，才會使得綜合辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系更緊密。在文秘的工作過程中，首先要注意的是服務性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，從過去的被動要求服務轉(zhuǎn)化為自身出發(fā)的主動進行服務，對于辦公室所面臨的困難和問題提早發(fā)現(xiàn)，盡快處理。辦公室文秘的工作是具有一定的特殊性和突發(fā)性的，因為文秘的工作不是盡早安排妥當?shù)模晕拿卦诠ぷ鲿r要做到胸有成竹，對工作有十分的把握并且有良好的控制能力。辦公室所要處理的部門事物大多繁雜，所以文秘必須轉(zhuǎn)變自身的服務方向，將自己的最大能力發(fā)揮在工作之中，不僅要把握工作中的細節(jié)問題，還要對辦公室工作的大方向有良好的掌控，也只有這樣才能使得辦公室的工作更加順利有效。

2.2 辦公室文秘人員需要提高自身的工作效率

辦公室的大多數(shù)工作都是在進行上下級工作內(nèi)容的傳達匯報，對于辦公室工作效率的研究就需要從傳達匯報的效率開始。辦公室的工作效率會對單位的其他部門造成一定的影響，只有辦公室的工作順利展開進行，其他部門才可以有更多的效率提升空間。所以首先就要從辦公室自身的工作效率開始進行提高，這樣就需要加強對于文秘的工作管理，提高文秘的工作效率，不能出現(xiàn)細節(jié)問題，努力加快文秘的辦事效率。在其他方面還要注意辦公室與公司其他部門的工作聯(lián)系是通過文秘作為樞紐進行的，所以對于文秘的傳達工作要進行嚴格的監(jiān)督和審核，達到一致到位的工作效果。在辦公室的信息整理工作中，文秘的工作職能一樣不容忽視，對于信息的檢索和內(nèi)容整理都需要文秘來進行，較大的工作量在某些情況下就可能導致其工作效率降低，所以必須找到有效的解決辦法來提高文秘工作人員的自身工作效率。

2.3 全面提升辦公室文秘工作人員的業(yè)務素質(zhì)

辦公室工作的具體工作就是辦文和辦事，一是提高寫作水平。文秘工作是一個具有辦公室工作重要功能和價值的地方，也是一個展示公司形象，體現(xiàn)公司品質(zhì)的重要平臺。為此，它是一般管理人員必須具備的基本能力。二是強化高等教育。因為學習總是被認為是枯燥無聊的，經(jīng)常是因為工作很忙，沒有時間，導致學習成為一種負擔或成為一種工作壓力。俗話說:“刀不磨就會生銹，人不學就會落后。”要克服沒有時間學習的慣性思想，積極培養(yǎng)學習意識，加大對國家各項政策、法律、法規(guī)的學習力度，以學習型員工的身份競爭，使學習成為一種習慣。

2.4 辦公室文秘工作人員的作風需要整頓

辦公室在工作中需要有極其嚴格的制度來進行紀律管理，對于辦公室內(nèi)部的工作人員來說，嚴格的按照規(guī)章制度進行工作才不會出現(xiàn)工作上的失誤，這樣嚴于律己的作風就會帶動單位其他部門的工作效率。從另一個方面來說，辦公室所要開展的工作必須有一個嚴格的章程，文秘在工作中掌握巨大的信息量，良好的工作作風才能保證公司企業(yè)的信息不被泄漏。在文秘的工作中，還需要文秘有良好的服務態(tài)度，如果不對文秘的日常工作行為進行規(guī)范化管理，就很難增強其在工作中的服務程度。

3 結(jié)語

從整個辦公室的工作來說，上傳下達的工作任務，繁瑣復雜的信息處理等都需要用到關(guān)鍵性的文秘工作人員，所以文秘工作人員要不斷加強自身的職業(yè)技能訓練，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，在工作中細致認真，總結(jié)失誤發(fā)現(xiàn)自身缺點進行改正，通過點滴積累讓自身的工作效率不斷提高，從而帶動整個辦公室的工作效率，更好地為領導及部門服務。