新時期背景下企事業單位人事檔案的數字化管理

文/薛愛芹

隨著互聯網時代的迅速發展，企業不斷發展壯大，企事業單位內的各種信息也隨之不斷增加，傳統紙質檔案管理問題則逐漸顯現出來。紙質檔案的管理模式已經無法容納如此龐大的信息內容，不能滿足企事業單位發展與員工的工作需要[1]。在新時期背景下，依托計算機網絡技術，將紙質檔案管理逐漸與數字化信息技術相融合，檔案數據庫逐漸結構化，可提升企業檔案管理工作效率，幫助企事業單位節省人力物力成本，從而提高經濟效益。

一、新時期數字化檔案研究的意義

過去的企事業單位多以手工檔案作為檔案管理主要方式，但傳統手工檔案存在檔案管理安全性能較差、檔案管理效率不高的問題，對于檔案翻查工作也會造成不便。現如今，企事業單位越來越重視大數據對于其發展的作用，數字化檔案管理工作變得重要起來。手工檔案對于日益龐大的檔案管理工作顯得捉襟見肘，數字化檔案工作模式能夠有效提升企事業單位人事檔案管理的工作效率，在信息檢索與檔案保管方面具有很大優勢，可以幫助企事業單位節約人力物力成本，還能對檔案信息進行充分利用[2]。優勢具體表現為：一是工作效率得到提高，相比較傳統紙質檔案，數字化檔案管理可以讓檔案信息分門別類，從而方便查詢，且自動檢索功能大大節約了工作人員的工作時間，信息檔案中人員工作信息是企事業單位的重要管理對象，人事檔案包括工作人員的調動信息、入職信息、退休信息等內容。相比較于傳統的手工檔案，數字化檔案可以及時查找人員信息，僅需將人員姓名輸入到檔案檢索欄里，人員的所有信息便會全部顯現，對于人力資源管理工作具有重要意義。此外，數字化檔案還可以滿足企事業單位檔案信息擴充的需要，全面提升工作人員的工作質量；二是擺脫了人事檔案查找空間限制，傳統檔案大都保存在企事業單位的檔案室里，查找檔案往往需要耗費很多的時間，且紙質檔案較大的占用空間，人力也不方便調動，而數字化檔案可以有效幫助管理人員迅速找到檔案信息，還可進行備份防止因紙質檔案丟失而導致信息缺失的現象，有效提高了檔案信息的利用率；三是為企事業單位節約了人力物力。傳統的企事業單位辦公已無法對信息進行高效處理，而隨著事業的不斷擴大信息將會變得越來越多，繼續使用傳統的手工檔案將會加大檔案處理難度，增加企事業單位管理人事檔案的相關費用，還會影響辦公效率與企業經濟利益，通過運用數字化檔案管理模式改變傳統紙質檔案管理的繁瑣問題，在一定程度上節約了人力與物力，增強員工工作效率，并且為企事業單位帶來了一定的經濟效益。

二、新時期企事業單位人事檔案數字化管理的主要問題

（一）信息安全缺乏保障

隨著信息與網絡技術在各領域的廣泛應用，網絡信息安全問題受到了廣泛關注，計算機信息管理如果缺乏相應的安全保障將會導致檔案信息被不法人員竊取，甚至發生企事業單位面臨經濟損失等問題。這對數字化檔案管理提出了更高要求，沒有信息安全保障的數字化檔案管理，很容易讓不法人員找到信息漏洞，從而增加信息丟失的風險。電子編碼技術是傳統手工檔案轉變為數字化檔案的技術方式，但這種技術存在一定的問題，原始檔案被修改后不會留下痕跡，致使如果檔案被不法分子備份竊取后不會留下任何痕跡，檔案管理工作人員也不容易發現，此方法很容易出現信息安全漏洞。

（二）基礎管理設備不全

數字化檔案管理的基礎是軟硬件管理資源，但是由于資金受到限制的企事業單位沒有辦法配置數字化檔案管理所需要的基礎設備，很多企事業單位的人事檔案信息管理系統版本陳舊，導致工作人員在進行辦公時受限于技術支持，導致工作人員的工作效率與工作質量并不高。因此，要增強數字化檔案管理工作，首先應升級數字化檔案管理系統，提升基礎設施建設，積極引進先進的現代化數字管理設備，其次應將計算機檔案管理系統進行實時更新，以滿足人事檔案數字化管理的需要，從而幫助檔案管理工作人員提升工作效率，挖掘檔案信息的相關價值。

（三）管理人員素質偏低

由于傳統人事檔案管理工作需要的技術性并不高，企因此事業單位聘請的檔案管理工作人員往往待遇偏低，導致檔案管理人員對待工作的態度不認真，綜合素質與業務水平很難達到檔案管理要求。隨著數字化檔案管理時代的到來，對于已適應傳統紙質檔案管理工作的員工提出了更高的技術要求。但企事業單位工作人員老齡化嚴重，面對新興技術往往缺乏學習力，青年勞動力又不愿做這種機械化勞動，這無疑加重了檔案管理工作的難度。此外，企事業單位員工受到傳統思維方式的影響程度較深，對于人事檔案管理工作沒有創新意識，無法適應數字化檔案管理工作方式，對于檔案資源無法進行深度挖掘，局限了數字化檔案管理工作在企事業單位的開展。

三、新時期數字化檔案管理應采用的措施

（一）加強信息技術支撐

新時期企事業單位實行數字化檔案管理技術，可以全面提升信息系統的效率，硬件內容上的磁盤應與光纖進行連接，利用模塊擴展來增強系統容量，磁盤列陣包括雙口光纖硬盤、鏈路控制扇、電源等，硬件的組成要利用相關技術設計來避免發生冗余故障，從而充分保障計算機系統運行效率。對于磁盤列陣還要運用高效保護級別系統，以滿足不同信息用戶的各種需求，且對于計算機系統軟硬件要求要更加嚴格，避免因計算機系統問題為人事檔案管理工作增加阻礙，從而維護計算機系統的穩定性，保證軟硬件系統的使用年限，使計算機系統可以為檔案管理工作提供連續性保障。系統的存儲光盤要具有可拓展性，可以保護盤內檔案信息的安全性，重點建設信息資源數據庫，實現對檔案信息的統一管理，工作人員要做好數據分析、信息查詢、目錄管理、圖像處理、資料掃描等內容，維護與完善企事業單位人事檔案管理系統，對于數據檔案的采集應分門別類地放入數字化檔案庫里，便于工作人員今后查詢工作信息內容。人事檔案信息數據庫要進行定期維護，聘請專門技術人員做好技術支持，遇數字化檔案管理信息問題要及時通知維修人員，保障數據信息的安全性。在紙質檔案轉化為數字檔案時，應對于數字化檔案信息進行篩查，利用數據壓縮、掃描儀等技術保障數字化檔案的完整與查詢，整體提升數字化檔案管理水平。

（二）提高管理人員素質

檔案管理工作人員作為人事檔案進行數字化管理工作的主要實行者，可以利用培訓再學習等方式，提升工作人員的專業水平與道德素質，以提高人事檔案管理工作的效率。通過提高檔案管理人員的專業技術能力，能夠有效幫助檔案管理工作人員提升數字化檔案管理工作的效率。且員工自身也要樹立競爭與服務意識，不斷學習各種工作技能，從而提升檔案工作質量，企事業單位可以組織開展關于員工的技能比賽，并健全獎懲機制獎勵，比賽成績較好的工作人員，成績不好的工作人員需要進行技能再培訓，以提升管理工作人員的工作效率。此外，還要定期對工作人員的技能水平進行考核。與員工簽訂保密協議對于檔案工作內容進行保密，防止人事檔案信息的泄露造成企事業單位利益損失，檔案安全是工作人員從事檔案工作的基本要求，企事業單位在招聘檔案工作人員時要對工作人員進行相應的素質考察，若能夠競聘上崗，需要提升工作人員的工作待遇，避免工作人員因待遇過低等問題喪失工作積極性。在工作中也要做好人事檔案的備份工作，對于檔案保存過程中出現的問題及時予以解決，提高檔案安全意識，認識到檔案安全重要性，為做好檔案保存工作做好基礎保障。新時代數字化檔案保存對于檔案人員工作提出了更高要求，工作人員要不斷適應當前發生變化，不斷學習以提升檔案管理工作的效率，加強提升自身綜合能力，以適應計算機互聯網時代對于檔案管理工作的新要求，提升企事業單位人事檔案工作的穩定性與安全性。

（三）建立信息保障體系

文書工作是檔案管理工作的基礎內容，提升文書內容的質量能夠在一定程度上提升檔案數字化管理效率。對于當下對于檔案管理工作，工作人員應利用數字化設備完成相關信息的登記工作，根據一定程序在按檔案管理范圍內進行傳遞，對于文件要及時閱讀并完成卷宗整理，以減輕工作人員的工作壓力。同時對于人事檔案管理設備有必要進行更新，以保障數字化管理信息工作可以順利進行。企事業單位要加大引入現代設備方面的資金投入，對于計算機系統進行及時更新，對于硬件設施進行及時保養，做好軟硬件設備更新保養，以延長設備的使用時間，提高檔案管理工作的效率和質量。對于工作內容進行登記，聘請相關人員對于設備進行維護，借鑒相關優秀工作經驗，加強資源的共享與轉換，建立信息保障體系，全面提升數字化檔案利用率。建立信息安全保障體系可以加強檔案信息的安全性，防止因人事檔案缺失而導致企事業單位的經濟利益受到損失，因此，需要重視檔案信息安全技術的保障工作，利用一系列加密技術，如傳輸加密技術、訪問技術、密鑰技術等，防止數字檔案信息發生泄露的情況，繼而保護好檔案信息的安全。對于紙質檔案，也要做好相應的保存工作，要定期對檔案室進行衛生維護，將檔案信息進行備份，實現對檔案信息的有效管理，為查找翻閱檔案資料做好保障工作。

四、結語

隨著人事檔案數據信息日益增多，企事業單位要注重利用現代化信息技術，通過建立健全相關規章制度提升相關管理理念，提高人事檔案管理工作人員的素質，協助做好相關檔案管理保密工作，強化數字化檔案管理水平，以便促進企事業單位人事檔案管理信息化水平得到一定提升，滿足檔案數字化管理工作的需要。