如何控制好工程項目的現場費用

張曉艷 上海建工四建集團有限公司

一、引言

施工現場經費是施工現場上因為辦公、生活等環(huán)境設施以及管理人員工資、現場管理必須支出的費用。現場經費一般只占總合同款的4%，但是這部分費用也屬于可掌控的內容，如果對現場經費進行嚴格管理，會給施工企業(yè)帶來較大的利益。一般而言：現場經費一般包括臨時設施費、現場管理費這兩大部分內容。臨時設施費主要是指是為進行施工而臨時搭建的、生活及生產用的一些建筑物及其他臨時設施，比如臨時宿舍、辦公室等。現場管理費內容比較復雜，除開人員工資還包括勞動保護、辦公費、交通費等等。

二、目前工程項目現場經費管理存在的主要問題

(一)項目經理部的大多數管理人員降低成本意識淡漠

現場經費涉及的范圍廣，賬目核算的內容復雜，涉及報效的人員幾乎包括項目部所有成員。同時，賬目的報效的發(fā)票、賬務審核以及支付等方面缺乏嚴格的制度，這就從客觀上增加了現場經費賬務報銷和財務管理的難度。

最為嚴重的問題是，項目部大多數管理人員認為，財務管理、經費管理是項目部經理的事情，與自己沒有多大關系，成本意識非常淡漠。例如，有些人冬天離開辦公室不關空調，晚上寢室開著燈睡覺，在辦公室的電話上長時間的談私事。 另一方面，現在工程項目部實行的是項目經理責任制，公司主管部門考核的許多指標都是針對項目經理部整體或者項目經理個人，致使大多數項目管理人員認為費用控制與自己沒有多大關系，為現場經費管理帶來阻礙。

(二)項目部財務管理粗放、不規(guī)范

首先，財務管理中原始憑證的填寫必須真實、準確、詳盡，財務人員需要進行全面審核，并經項目經理部簽字后才能報銷。而在工程現場上很多項目部，沒有規(guī)范、科學的報賬程序，賬務報銷中也問題百出，主要表現在以下幾個方面：

1.很多項目部的人員賬務報銷的時候，缺乏基本的財務管理意識，認為財務部門太麻煩，在為難自己。

2.很多報賬人員不填寫“摘要”欄，有的雖然填寫了，但是內容不清楚，有的字跡模糊，難以辨認。

3.發(fā)票填寫不規(guī)范，內容不全，憑證要素不全，數據大小寫不一致等等。

4.有些發(fā)票沒有加蓋印章，有的發(fā)票不正規(guī)，甚至拿收據到財務部門報賬。

(三)缺乏規(guī)范的財務審核、報銷、分析制度

財務人員審核原始憑證后，應該根據會計原理、具體的經濟事項來編制會計分錄，錄入相應的會計科目之中，但由于工程項目部財務人員的很多專業(yè)水平較差，有的財務人員連會計分錄、會計科目都弄不清楚，比如有的將應計入措施費的項目，誤計入間接費用科目，致使間接費用的不當增加，而相應的直接生產費用減少。由于這些方面的原因，可能導致年終年終結算時東拉西扯，賬務一塌糊涂，出現成本管理整體上的誤差。

三、現場管理費包含的具體內容及控制

項目現場經費屬于建筑安裝工程制造成本中的間接成本，包括項目部在現場組織施工過程中，所發(fā)生的管理方面的一切費用。根據工程項目成本核算關于成本項目劃分規(guī)定及實施價、本分離的相關要求，項目間接費用可視同項目現場經費的主要包括：項目部所有管理人員的工資、獎金及按規(guī)定提取的工資附加費；項目部行政管理費用，資產攤銷、修理費及物料消耗費用；項目部發(fā)生的取暖費、水電費、辦公費、差旅費、財產保險費、勞動保護費、業(yè)務招待費、利息以及其他應由項目包干使用的現場經費等。

(一)項目部管理人員的員工工資及各種津補貼及其管理

1.項目經理應該根據所管理項目的規(guī)模，合理確定項目部管理人員的數量，盡量做到一人多崗，降低人工成本支出。

2.項目部管理人員的工資以及各種津補貼，應該嚴格執(zhí)行總公司的規(guī)章制度，發(fā)放的金額、口徑應該與總公司保持一致，不得隨意自列項目發(fā)放獎金、津貼。

(二)財務費用及其管理

1.項目部要及時編制階段完成的工程量清單，并填制好“請款單”讓監(jiān)理人員、業(yè)主單位負責人簽字確認，及時爭取撥付工程款，從而減少各類貸款數量，減少利息支出，降低財務費用。

2.建立健全規(guī)章制度，讓所有分包商明確項目部財務管理制度，項目部不預付任何材料、勞務費用，不提前結算任何材料、勞務費用。

(三)工具、用具使用費及其管理

在保證安全文明施工，保證工程質量的前提下，盡量租賃使用各類設備、設施，對已有工具、用具盡量發(fā)揮使用價值，能維修的維修，減少工具、用具購置費。

(四)項目部辦公費用及其管理

1.建立健全項目部辦公費管理制度，實行分部門費用包干，做到節(jié)約歸己，超支不補。

2.建立健全水電、通訊費用包干制度，電話補助費定額發(fā)放到部門、發(fā)放到人，水電費按照標準報報銷，超額部分由部門和個人自行承擔。

(五)項目部交通、差旅費及其管理

1.建立健全項目部車輛出行管理制度，交通、差旅費實行部門包干，使用項目部車輛按規(guī)章制度執(zhí)行，自行承擔相關費用，杜絕公車私用。

2.建立健全項目部車輛管理制度，項目部所有車輛實行維修、保養(yǎng)包干制度。

3.項目部出差補助按照統(tǒng)一標準執(zhí)行，實行報賬人提供原始發(fā)票，部門負責人審核數量、標準并簽字確認，然后經項目經理簽字后確認。

(六)項目部業(yè)務招待費及其管理

1.項目部應盡量減少各類招待費用，明確業(yè)務招待的范疇：勘察設計部門、監(jiān)理部門、建設行政主管部門、質檢單位、業(yè)主，除此之外項目部不承擔任何業(yè)務招待費用。

2.建立健全業(yè)務招待費提前申報制度，除按照規(guī)定的業(yè)務招待范疇內報銷外。業(yè)務招待負責人必須提前向項目經理申報：業(yè)務招待的對象、地點、費用標準等，否則將不予報銷。

3.業(yè)務招待費報銷實行“三簽”制度：即：經辦人、部門負責人、項目經理三人簽字確認后方可報銷賬目。

(七)項目部勞保費及控制

項目部的勞保用品費、保健費、防暑降溫費、水電費、取暖費等費用嚴格國家勞動保護的有關文件精神，以及公司有關規(guī)定執(zhí)行。做到：既要保護工作人員的勞動保護利益不受損害，又不得超標準發(fā)放和超范圍開支。

四、搞好施工現場經費的預算編制

現場經費預算的編制應遵循“合理、留有余地、高效”的原則，為便于實際操作，可將現場經費的控制內容適當簡化歸并，但至少應包括以下預算項目：

(一)項目部管理人員的工資、獎金和各種津補貼：要根據工程項目的總造價，按照最新的工程項目定額確定項目部管理人員的數目，盡量做到一人多崗。同時，要根據公司人事部門統(tǒng)一的薪酬管理辦法，確定各類管理人員崗位薪籌標準。據此作為項目部工作人員工資、津補貼、獎金的預算基礎，納入現場經費的預算。

(二)辦公費和物料消耗：是指項目為直接組織施工生產所需辦公用具和辦公用品以及其他費用，可按工程規(guī)模的不同，以不同基數和人均標準納入預算。

(三)其他交通費、業(yè)務招待費等，可按項目部全體員工工資總額一定比例計算確定，列入現場經費的預算之中。

五、工程項目現場經費成本控制措施

根據一些現場管理人員多年的實踐經驗，我們可以把工程項目現場經費的控制措施，總結為以下八個方面：

(一)根據項目總產值和施工計劃制定合理的績效考核制度，獎勤罰懶，項目部要完善各類考核制度，各種獎勵、處罰要及時兌現。

(二)編制詳細的辦公用品計劃使用表，控制各部門辦公經費并制定獎罰辦法，提倡無紙化辦公和紙張雙面利用，提高節(jié)約意識。

(三)安裝電表核定用電量，辦公室要及時根據季度變化發(fā)布通知，并制定水電費控制指標和獎懲辦法，同時制定食堂用水、用電控制辦法。

(四)辦公室要做好職工假期和探親路費報銷臺賬，財務控制差旅、交通費標準。

(五)交通車輛，辦公室要及時登記派車記錄和出行記錄，機電部門要根據記錄每月核算車輛的油費、過路費，并判定該車輛是否需要進行必要的維修保養(yǎng)，項目部根據核算情況對司機進行績效考核。

(六)結合項目施工生產的實際需求，盡量利用公司現有固定資產，減少自購，保管好項目現有固定資產。

(七)項目部要制定工具、用具購買、維修、使用、管理制度，盡量減少大批量工具、用具購買費用，并減少遺失和損毀比率，提高重復利用率。

(八)嚴格執(zhí)行公司招待費管理辦法，控制使用范圍和額度。

六、結語

工程現場管理費在整個工程項目的造價中，它屬于間接經費，雖然在整個間接成本中所占的比例不大，但是它與人工、材料、機械費一類的直接費用相比，具有彈性限度大，雖然可控性較強，但是控制難度大的特點。現場經費的管理的好壞，完全可以體現一個施工企業(yè)的項目管理水平，以及項目經理和項目部一班人的管理水平。如果每一個項目經理部都能夠管理好現場經費，那么一個施工企業(yè)的整體利潤就可以節(jié)節(jié)攀升。因此，強化項目部的現場經費管理勢在必行。