高校人事檔案管理歸檔存在的問題及策略研究

文/王全云

一、高校人事檔案管理和歸檔的必要性

高校人事檔案包括各階段的工作成績單、黨團資料、獎懲證明、工作經歷等，是高校長期發展過程中不斷形成和積累起來的具有重要價值的歷史資料，也是學校工作的綜合反映和歷史記錄。

高校檔案主要來自內部和外部，前者是學校及其所屬部門在各項工作和活動中直接形成；后者是學校的上級主管部門、平行的或其他領域相關部門的文件材料。其內容涉及學校教學、科研、管理等方面，如學校黨委會議精神文件、黨政聯席會議紀要、上級部門對學院建設發展中的重要批示、學院重大事項的請示、學院與企業簽訂的合作協議等材料。

二、高校人事檔案管理歸檔存在的主要問題

《黨政機關公文處理工作條例》第二十七條規定：“需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，主辦機關要對原件進行歸檔，復印件則由相關機關進行保管。”依據這項規定，筆者所在學校的檔案管理和歸檔工作主要由“校辦”牽頭負責[1]。各二級學院和部門將歸檔公文整理裝盒后，移交學校檔案室集中保管。經過多年的工作經驗總結以及對高校人事檔案管理工作的系統分析，發現檔案的歸檔及管理工作主要存在以下幾方面問題。

（一）歸檔管理的制度有待完善

首先，檔案管理工作是一項系統和繁雜的工作，涉及信息的采集、分類、保存、分析和統計等。根據筆者調查，發現目前大多數高校檔案管理工作是由行政人員兼職管理，在相應的管理制度和管理辦法方面還存在空缺，容易出現檔案管理工作的責任劃分不明確，配合度不好，檔案歸檔、存儲、管理存在問題。另外，由于二級學院的檔案管理體制問題使管理人員對檔案的保密觀念薄弱，學院對檔案的使用和查閱沒有完善的規章制度來規范查閱借用的流程，也影響檔案完好率。

其次，現階段歸檔管理中大多數是以電子形式進行數據存儲與發送，這就要求檔案歸檔管理人員必須加強信息化意識，學習數據信息化管理模式。檔案信息化管理是高校檔案管理改革的新方向，這就要建立一套能滿足大數據的信息化檔案管理機制和制度。

（二）歸檔材料的界定有待探討

2006年12月，國家檔案局公布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，該項規定的實施對各黨政機關、企事業單位、社會團體檔案業務規范和建設具有普遍的指導意義。與此同時，促進了依法建檔治檔、規范了檔案業務基礎建設和檔案資源，對提高檔案業務基礎建設有巨大的推動作用[2]。該項規定還界定了歸檔文件材料范圍和保管期限、歸檔文件材料整理的目的和要求。

價值界定是整理歸檔的前提和基礎。歸檔目的是將有價值的、重要的文件材料予以保留，將無價值的文件材料剔除。二級學院涉及面廣，如黨群部門、行政部門、國際交流中心、教科研部門、后勤、招標等諸多門類，檔案材料種類繁多、數量龐大。由院辦來統一界定歸檔材料范圍和類別，其界定工作很容易導致重要文件漏歸，或是將無保存價值的文件材料列入歸檔范圍。

除此之外，二級學院對其他材料進行歸檔的效果不佳。因兼職歸檔和管理人員既沒有全面、連續地依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《文書檔案保管期限表》對整個學院的材料進行匯總、分類分析甄別和有效的歸檔管理，也沒有專門的檔案保存區域，無法對長達數十年的龐大素材進行保存。

（三）歸檔管理人員的認知有待提升

首先，在日常工作中，檔案管理人員要提高對檔案管理工作的認知，意識到檔案管理工作創新的必要性。結合大數據時代數據信息多樣化、復雜化的發展特點，應用歸檔軟件整理好檔案數據信息。提升檔案管理人員的工作技能至關重要，增強檔案管理信息化水平，也使其認識到檔案歸檔管理的終極目標是提高檔案的利用價值。

其次，加強檔案歸檔管理的全員責任感。在歸檔管理工作中，需要將工作落實到人。學院領導需要關注檔案管理工作，要求所有教職工都要學習《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和學校的歸檔文件要求，了解高校學生相關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限，從而提高歸檔材料的全面性，歸檔管理的全員參與度和責任感。

（四）歸檔管理的模式有待擴充

信息技術的合理使用能夠大幅度提高人事檔案管理工作的有效性和規范性。目前較多高校檔案管理工作仍在使用紙質檔案，很難適應和滿足當前的歸檔管理需求，也容易造成一系列的問題。需要結合高校工作特征和現狀，暫行實施傳統紙質與信息數字化雙套制歸檔，擴充歸檔管理的模式，如建立數據庫方便電子檔案的調取、創新技術規范檔案數字化建設[3]。

三、高校人事檔案管理歸檔的策略研究

（一）進一步健全檔案管理制度

完善管理機制，出臺具有高度統一性的標準規范，為高校檔案歸檔管理工作提供依據。制定和執行相關的規章制度，要切合實際、落地有聲，結合工作的特殊性來開展。建立健全檔案信息監管制度體系，有序進行檔案歸檔和管理工作。

完善檔案安全管理制度。合理選擇存儲設備、安全管理設施，安排人員定期檢查檔案的設備使用情況。對出現的故障做好記錄，對易發生故障的設備要準備應急預案，做好防盜、防磁、防火、防水及監控系統的保護性工作。

（二）動態界定范圍、準確鑒定價值

并非所有經手的文件材料都有歸檔價值。筆者每年度開展的歸檔管理工作的難點是如何判斷歸檔范圍。實踐證明，最為有效的方法是依據檔案管理工作內容，將高校各部門與檔案之間的關系整理清楚，從管理工作全面覆蓋的角度出發，將檔案管理工作與各部門的職能聯系起來。與各部門之間的聯系越密切，說明歸檔工作的價值越高。將整理出對高校管理工作具有憑證作用及研究價值的材料進行歸檔，動態篩選和鑒定文件，確定歸檔范圍，不漏歸、不亂歸[4]。

歸檔的重點是本校本院發布的全局性、綜合性的文件材料，不需要歸檔的材料，如學校普發的供參閱、參考、落實的文件，以及無長期保存價值的事務性、臨時性文件[5]。

（三）加強檔案管理隊伍建設

在此基礎上，建立科學動態的增員機制，配備專業專職檔案管理人員，完善檔案管理人員結構。通過對檔案管理人員隊伍配備完善管理層次結構，達到檔案管理專業人員的配比、增強隊伍的穩定性以及應對人員流動性大等問題。

增強檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理人員自身的思想政治素養、責任感、敬業精神、管理意識以及創新意識。學習《保密法》《檔案法》以及高職院校管理等相關制度，提高工作人員的法律意識，切實維護檔案材料的管理工作。

通過專業培訓習得相關的檔案管理技術。增強網絡安全的警惕性，制定應急方案，對數據文檔及時備份，實時監測網絡安全，加強電子檔案的安全性。

（四）創建在線歸檔的模式

當前高校都在大力建設數字化校園，越來越多的線上辦公方式，創建在線歸檔的模式已成為大勢所趨。將高校檔案傳統的紙質文件轉換成電子文件，通過互聯網向檔案館進行在線歸檔。信息化線上歸檔可以提升檔案管理的質量和效率，也要求人事管理人員在檔案管理中，需要積極主動地學習計算機管理軟件。但是，針對高校檔案中涉密、內部不予公開的文檔，需按照文件的保密管理規定，實施在線歸檔。

四、結語

在大數據信息化背景下，高校人事檔案管理工作需要不斷探索新的模式，提高檔案利用率，更好地為人才儲備、資源開發等方面服務。目前，檔案管理人員在拓寬他們視野的同時，還需掌握檔案管理的專業知識、管理理念與相關軟件使用等信息化技術，以提升工作質量和效率，提升責任感和專業度，變“被動服務”為“主動服務”，推動高校檔案管理的完善與發展。