事業單位檔案管理工作規范化與標準化的推進路徑

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，事業單位的發展也迎來了更多的機遇和挑戰。檔案管理工作是事業單位一項重要的基礎性工作，是提高事業單位工作質量和工作效率的必要保障。進一步提升事業單位檔案管理水平，全面加強信息服務供給能力是順應時代發展的必然要求。目前，部分事業單位的檔案管理模式已逐步落后于時代發展要求，需采取有效措施，進一步優化檔案管理模式，提高檔案管理質量，充分發揮其信息服務功能，更好服務社會經濟發展。本文就事業單位檔案管理工作規范化與標準化的推進路徑展開探討。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化;標準化;建設路徑

引言

事業單位檔案管理工作具有任務量大，文件時間跨度久，管理復雜程度高等特點就需要從新視角、新理念結合過往的經驗和社會變化對事業單位檔案管理工作進行新的探索，開辟新方法，滿足利用需要，以便更好地推進事業單位的改革進程，促進社會的高速健康發展。

1事業單位檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理認識不足

檔案管理對事業單位的運行起著重要的信息保障作用，可為單位決策提供歷史依據和證明。然而，由于檔案管理工作無法直接創造經濟效益，很多單位領導乃至檔案管理人員長期以來對檔案工作存在認識不足的現象，認為檔案工作就是抄錄、保管等事務性工作，只要做到不丟失、不泄密，能在需要時調取查找檔案資料就能完成工作需求。此外，單位對檔案的重要性也未進行廣泛宣傳，造成多數人對檔案工作缺乏基本的認知和了解。

1.2檔案管理監管力度不夠

事業單位中檔案管理工作存在著輕視檔案規范化與標準化建設的現象，在當下的事業單位職位結構中，大多數在崗人員的流動程度大，缺乏完整穩定的檔案管理項目，再加上檔案監管力度低下導致管理人員的文化程度落后，在很大程度上造成檔案管理在崗職員無法固定，而且還存在檔案監管工作雜亂無章，甚至存在檔案監管人員對事業單位內部設定的檔案管理與建設規則的認識不足，不能將單位設定的原則運用到監管的過程中。其次，檔案標準化建設離不開對檔案的收集、編寫以及儲存等環節，有些檔案監管人員監管力度不能滿足當下新時期的檔案標準化與規范化建設的發展需要，進而造成監管人員在實際的檔案標準化建設中出現低級錯誤。另外，事業單位暫時缺乏相對健全完善的檔案搜索體系，導致監管人員在工作環境中不能保證規范化建設的效率與質量，也無法實現檔案自身的使用價值，導致事業單位的發展進程緩慢。

1.3檔案管理手段落后

隨著信息化的逐步推進，現有檔案已經可以形成電子文件形式來保管，這種保管形式文件不易被破壞，省時省力，安全性高，利于保存。但是由于許多領導對檔案工作的忽視，不能保證必要的資金和設備投入，不能定期對從業人員進行信息技術的專業培訓，這就使檔案信息化建設進程大大受阻。

2事業單位檔案規范化與標準化建設的可行策略

2.1重視檔案監管的規范化與標準化

檔案管理的規范化與標準化建設作為事業單位改革創新工作的重要組成部分，其質量高低將會對事業單位在社會發展中以及檔案管理工作的開展中產生直接性的影響。檔案管理規范化建設是促進事業單位可持續性發展的重要舉措，在發展迅猛的環境之下，事業單位必須重視檔案監管中標準化建設工作的重要性。首先，事業單位領導人員應該重視日常檔案管理工作中標準化監管的要求，為其后的檔案建設工作奠定夯實的基礎;其次，注重資金與人力的投入，保障檔案監管工作得到全方位有序運行，進而促進事業單位檔案監管規范化與標準化建設

2.2適時改良檔案管理信息化建設的具體方法

一個有效的檔案管理信息化建設方案需要有正確的理論支撐和發展方向。這對檔案管理未來的發展路線起指導作用，也有利于發揮出方案的最大作用。首要任務是深入認識和把握事業單位的發展狀況，總結探索出事業單位的發展規律和特點，明確事業單位的基本需求，這有利于方案的進一步完善。其次，檔案管理的各個部門要團結協作，通過實時交流和討論完成對接工作，提高整個單位的工作效率和質量。更重要的是，在實施每一部計劃前要做好充分的準備，提前規劃好具體方案，并且針對可能出現的風險制定出相應的風險規避策略，進一步推動檔案管理信息化建設的進程。

2.3規范完善檔案管理機制

檔案管理的煩瑣性、復雜性決定了從業者必須持續優化完善檔案管理機制，進行嚴格、有序的規范化管理。事業單位在檔案日常管理過程中，一定要注重管理的流程化、規范化、制度化，及時制修訂相關檔案管理制度辦法，明確紙質檔案、電子檔案各自的管理方式，從檔案的收集、整理、歸檔、管理、利用等各環節對相關管理人員的操作提出具體要求，做好檔案管理中間各環節的銜接，形成紙質檔案、電子檔案雙重閉關管理。此外，在優化檔案管理機制中應堅持以服務社會發展為導向的原則，樹立檔案“大數據”觀，重點提升檔案的“大服務”能力，避免檔案閑置在庫房，最大限度將非涉密檔案進行數字化處理，并上傳線上公之于眾，供需要者隨時閱覽使用，以真正發揮檔案的信息服務作用。

2.4加強檔案管理人才隊伍建設

檔案從業人員綜合素質的提高是以落實崗位職責、提升自身理論實踐能綜合考量的。在人才流失的時代，事業單位要想辦法穩定人才，加強對檔案從業人員的專業化培訓，尤其是關于大數據、信息化管理的培訓，減少檔案從業人員兼職化，促進專崗專人專門化。檔案人員也要重點提升自身的知識結構和實操經驗，并不斷對自身知識能力進行“充電”，建立踏實務實的工作態度，增強工作責任心，樹立高尚的職業道德情操，使自身適應檔案事業的發展需要，自身價值得以發揮。

結語

在檔案規范化建設的實際工作當中，應該積極汲取經驗，加快完善檔案管理的標準化觀念，對于目前事業單位檔案管理工作中存在的問題進行及時的解決，進而實現事業單位檔案規范化與標準化建設走向更高質量，全方位提升事業單位檔案規范化建設的水平，為事業單位的長遠發展奠定良好的基礎。

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作者簡介：王安惠 出生年月：1975年4月 性別：女 民族：漢族 籍貫：常德市學歷：大專 職稱：（現目前的職稱）助理經濟師初級（2012年12月取得）研究方向：檔案管理。