淺析中職學校檔案管理人員職業素養的提升

賴栩鋆

摘要：中職學校的管理檔案工作既有普遍性又有特殊性，日常的檔案管理工作內容相對繁瑣和復雜，檔案管理工作人員要處理好日常檔案工作，面對多樣繁雜的檔案歸檔工作，在一定程度上存在著精神與工作的雙重壓力，心理上也存在一定的波動或負面情緒，檔案管理人員長期反復持續的工作狀態，在一定層面上也會產生職業倦怠感。在如何做好檔案管理工作的同時，不斷加強提升檔案管理工作人員職業素養，已是中職學校檔案管理工作面臨的重要課題，基于中職學校檔案管理人員的現狀進行分析，并對中職學校檔案管理人員綜合素養的提升，提出具有針對性的有效路徑，為中職學校檔案管理工作開展提供理論依據與重要參考。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;職業素養

中職學校的檔案工作既有普遍性又有特殊性，對檔案管理人員具有一定的要求，檔案材料專業性強，任務量大，主要有文書檔案、人事檔案、黨群工作檔案和學生就業檔案等。檔案管理人員的職業素養高低，關系到中職學校檔案管理工作發展能否取得秩序化、規范化、技術化的高質量管理。從管理檔案工作人員角度出發，除自身掌握一定的專業管理、專業知識及專業業務能力外，還需要具有較強的責任意識，過硬的心理素質，一定的抗壓能力等。高素質的檔案管理人員不僅要遵紀守法，自身也具有較強的保密管理意識，較好的綜合能力與職業素養，對學校檔案管理工作的發展具有重要積極作用，能確保檔案管理工作有序進行，提高學校檔案的管理水平，也為檔案管理工作貼實際、高效率、促發展具有重要推動作用。

一、中職學校檔案管理人員職業素養現狀分析

1.檔案管理人員專業針對性不強

中職學校檔案管理人員中，有相當一部分的工作人員身兼數職，或從其他管理科室崗位上轉入，這也是中職學校檔案管理工作中存在的普遍現象。因他們工作任務繁重，并非檔案管理專業畢業，易導致在檔案管理工作中，對檔案管理工作具體流程不熟悉，檔案管理工作不細致，檔案管理工作經驗不豐富，檔案管理實際工作中存在不足。例如：對檔案業務不了解，工作責任當擔不夠，專業意識較薄弱;對工作投入度不高，工作效率低等，會對檔案管理工作進一步發展造成一定影響。部分兼職管理人員因管理工作經驗不足，未經過系統化專業培訓，業務能力不強、綜合素養不高，工作管理仍然沿用傳統的管理模式，收集檔案方式方法不規范，檔案資料容易造成積壓、損壞、亂堆放、歸檔不及時的情況時有發生，嚴重影響檔案管理工作高質量管理和發展。

2.檔案管理人員綜合素養不強

從檔案管理工作日趨信息化高標準、高要求情況看，中職學校檔案管理人員存在部分能力素養不高的問題。第一，管理人員在日常檔案管理工作中不重視、不及時、不規范收集檔案資料，未能將資料按時歸檔。第二，管理人員工作管理責任意識缺失，工作積極性不高，思想上缺乏全局觀，團隊協助精神欠缺。第三，其自身缺乏職業發展規劃，缺乏扎實的專業基礎功底，缺乏提升高效管理檔案工作的方法和思路，極易造成檔案管理工作出現疏漏;加之自身在專業知識、心理素質、職業素養上提升感不強烈，易出現一定的應付狀態或消極心理，導致個人職業發展沒有明確方向，沒有歸宿感。第四，自我認同感低，專業知識相對匱乏，管理工作不夠嚴謹，不注意提升工作效率，缺少系統化、規范化的專業培訓，對管理檔案工作方面不夠重視等，檔案管理工作人員整體綜合素養亟待提高。

3.檔案管理人員自我提升空間不足

中職學校普遍注重教師隊伍的能力提升，給予檔案管理人員的提升空間相對不足，提升自我能力的欲望不強。第一，從自身原因出發，對所在崗位的職業定位不明確，自我提升期望值不高，對自身的專業職稱提升，崗位晉升重視不夠，相對安于現狀。第二，缺乏專業學習的積極動力，工作積極性不高，自我提升能力不強;思想認知程度不夠，專業技能更新滯后，未及時跟上現代電子信息化技術步伐，未及時吸收新的專業管理知識。第三，檔案管理崗位長期未變動或僅有個別調動，職務提升空間狹窄、專業上升空間不高、提供職稱評定崗位少等原因，導致檔案管理人員追求上進的動力不足。

4.檔案管理人員心理調節能力不夠

因少部分檔案管理人員工作上易尋求安穩，習慣按部就班的工作方式，對未來缺乏長遠規劃。在面對學校重大活動檔案或大量檔案急需錄入歸檔時，心理容易產生抗拒或厭惡，導致自我責任意識變弱，精力不集中，抗壓能力不足，不善于從自身上找原因進行自我調節。在管理檔案崗位上缺乏豐富經驗與專業知識，不敢面對與承認自身的不足，整理材料缺乏方向，精神抗壓能力不強，自我心理調節能力差，易產生負面情緒，導致工作效率低下等。

二、提升中職學校檔案管理人員職業素養的有效路徑

1.加強檔案管理人員專業人才建設

中職學校大部分檔案管理人員配備不均衡，缺乏創新性的專業管理人才，管理人員綜合能力不足等。第一，中職學校需加強對管理檔案工作的重視，加強專業人才建設，積極引進高學歷、高素質的雙高檔案管理專業人才。逐步加強檔案管理師資隊伍建設，提高檔案管理人員工作方式方法，完善檔案管理工作流程，確保學校日常檔案管理工作有條不紊。第二，學校加強檔案管理人員專業與業務能力的培訓學習，尤其是非專業檔案管理人員的業務培訓，需要組織安排專業系統化學習，學習與借鑒更先進的管理檔案技術，提高管理人員自身管理素質和綜合能力。安排經驗豐富、職業素養高、德才兼備的資深專家到校進行業務指導，積極開展兄弟院校檔案管理工作聯合會議或經驗分享活動，進行多方溝通交流。第三，學校積極推廣線上專業學習，為檔案管理人員提供優質廣闊的學習渠道，提升檔案管理人員學習能力及綜合業務能力。

2.提升檔案管理人員專業綜合素養

中職學校檔案管理人員應結合實際工作，以強化自身專業學習為契機，提升檔案管理人員專業能力。第一，安排管理人員學習現代化信息技術，加強檔案管理人員專業知識學習，提高檔案管理人員工作時效性。第二，定期對檔案管理人員開展校內職業素養提高強化培訓，提升自身責任意識，提高管理能力和當擔意識，提升專業技能等。使檔案管理人員從中收獲更多個人價值，提高自身責任感，做到工作無小事，全面了解檔案管理的具體流程和工作塊面，對負責管理的機密檔案、重要檔案、人事檔案、黨群檔案等資料負責到底，確保資料檔案歸檔的真實性和完整性。第三，開展檔案管理人員職業素養綜合能力培訓，提升管理人員職業道德素養、綜合管理能力、職業道德風貌。創造積極的工作氛圍，激發工作熱情，增加檔案管理人員的成就感和獲得感，有效提升檔案管理人員的綜合能力和整體素質。

3.擴寬檔案管理人員專業晉升渠道

學校層面對檔案管理工作人員予以重視，積極拓寬檔案管理人員專業晉升渠道。第一，組織開展校內檔案管理工作交流會，可以讓檔案管理工作與圖書館業務服務對接，積極組建校史館，將學校的歷史發展及相關成果共同展現，拓寬檔案管理人員專業領域。第二，針對專業檔案管理人員、兼職檔案管理人員、非專業檔案管理人員進行能力分類考核評估，突顯專業與非專業的業務成績，對工作能力較強、綜合能力突出或職業素養較高的檔案管理人員，學校應予以重點培養或提拔重用。第三，打造檔案管理人員能力提升平臺，有計劃的安排檔案管理人員組織培訓，如技術方面、職業素養等方面。制定相應的崗位晉升渠道，制定考核評定標準，完善檔案管理人員上升機制，給檔案管理人員提供成長平臺。第四，安排已獲高級職稱教授或具備管理影響力的重要代表，給予檔案管理人員開展培訓學習、經驗分享，讓優秀者樹立學習標桿，促進檔案管理人員汲取業內專家的有效經驗提升職稱和科研創新能力。

4.強化檔案管理人員專業心理輔導

中職學校檔案管理人員從事的是一項特殊、繁瑣、極具保密性的管理工作。需要學校及領導層面給予一定的關注與重視，以便減輕或消除檔案管理人員的職業倦怠感。第一，學校積極開展趣味性、形式多樣化的校園活動，營造舒適的工作環境，豐富檔案管理人員業余生活;加強人文關懷，關愛檔案管理人員身心健康。第二，檔案管理人員要及時進行自我調節，準確把握職業定位，充分管理時間，做到勞逸結合，適當放松心情，適時調整工作狀態，減輕心理壓力，不斷提高工作投入度。第三，建立多種溝通渠道，搭建多種溝通交流平臺。如開展心理疏導關愛活動或開設教職員工職業生涯規劃課程，多下基層調研，了解檔案管理人員心聲和訴求，提高工作滿意度，充分調動檔案管理人員工作積極性，提升檔案管理人員工作幸福指數。

5.健全檔案管理人員專業工作機制

健全檔案管理人員專業工作機制，有利于推進中職學校檔案管理工作取得實效。第一，學校應將檔案管理制度落到實處，量化指標，明確職責，健全管理體系。加強學校各部門間緊密合作，打破部門壁壘，將學校檔案統一優化管理。有效安排各部門各處室開展細化檔案管理工作會議，規范日常檔案管理，完善歸檔流程，形成統一管理機制，在檔案收集和歸檔上做到高效率高質量歸檔工作。第二，檔案室與圖書館、校史館形成聯合機制，出臺相關制度和政策，加強檔案管理系統維護，做到歸檔分類登記，形成校內重要檔案聯動聯防工作機制，提升管理質量，提高工作效率。第三，建立健全各部門各處室檔案管理主要負責人工作負責制，統一部門檔案管理要求，規范各項管理制度，明確管理崗位工作職責，將責任落實到人，增強檔案管理人員責任意識，提高工作管理方式。

三、結語

中等職業學校檔案管理工作也是助力學校長足發展的重要組成部分，檔案管理工作人員日常的管理水平、工作態度和良好的職業素養等，能體現出學校的整體辦學成果與管理工作質量的實際成效。中職學校在檔案管理工作中，通過不斷加強檔案管理專業人才建設，提升檔案管理人員綜合素養，拓寬檔案管理人員晉升渠道，強化檔案管理人員心理疏導，健全檔案管理工作機制，不斷明確檔案管理人員的工作目標和職業定位，加強對檔案管理人員的高素質培養，促進提升自身綜合能力，為全面促使中職學校檔案管理工作可持續性發展提供重要保障。

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