行政事業單位內部控制信息化建設策略探討

淄博市張店區衛生和計劃生育綜合監督執法局

引言

行政事業單位構建內部控制體系就是為了進一步提升行政事業單位管理水平，也是確保內部管理各項活動的合法合規性、國有資產的安全性以及財稅財務信息的真實性。另外通過內部控制能夠更好地落實廉政建設工作，有利于行政事業單位治理水平的提升。而信息化建設則是行政事業單位內部控制優化的必要路徑，通過信息化建設也能夠對行政事業單位所面臨的風險進行有效控制，并且將內部控制的作用進行最大化發揮。

一、行政事業單位共性風險問題探析

行政事業單位實施內部控制不僅是積極落實國家政策要求，同時也是保障單位各項經濟活動的合法合規，促進預算編制執行可控有序化，國有資產管理安全高效；結合問題導向的原則，對行政事業單位內部控制所面臨的共性風險問題進行分析，具體風險問題如下。

（一）預算控制環節

預算控制環節涉及預算編制、預算審核等過程。預算編制當中行政事業單位的預算編制時間通常是固定的周期，同時需要財務部門之外的其他部門完成項目預算、采購計劃和基建項目的編制，直接造成時間與質量的矛盾，也會為預算編制埋下一定的風險隱患，最終可能會造成風險不可控情況下進行預算編制的執行；也會讓編制的預算執行面臨重重困難，最終與行政事業單位的活動存在十分嚴重的脫軌情況，預算的約束性無法充分發揮。預算審核過程中，行政事業單位的內部機構間的預算指標分解落實存在尋租空間，內設機構的不同業務間的資金分配也存在尋租空間，內部事權與財力支配不匹配難以避免，合法性與合理性都缺乏相應的保障，最終導致行政事業單位的資金利用效率并不高，或者資金挪用存在漏洞。最后就是預算執行過程當中，行政事業單位的成本支出主要是通過人工審核的形式，無法形成穩定、長效的控制機制，一旦審核存在漏洞就會導致預算執行與預算指標存在差異。

（二）收支控制方面

行政事業單位收支控制方面的風險問題方面首要的就是行政事業單位的收入方面并沒有實現完全的電子化收繳情況，尤其是某些自收自支的行政事業單位，會由于收入業務崗位設置的不合理不清晰、收費標準很難進行把控、財務核算部門以及執收執法部門信息存在不對稱、票據信息管理十分混亂；此外就是支出環節會因為授權支付范疇的擴大導致支出存在較大的風險問題，也是行政事業單位內部控制的重要環節，這直接涉及國家資產的流失。

（三）內部控制信息化范疇及邊界問題

行政事業單位內部控制通常涵蓋業務層面與內部職能層面；業務層面通常是涵蓋單位日常運營中的業務預算、收入、采購、資產管理以及合同控制等等。后者內部職能層面就是從行政事業單位的部門管理、職責權限以及人員培訓方面進行落實。而且內部職能層面的內部控制通常以依賴單位制度設定、日常管理以及文化建設達到目的；但是前者也就是業務層面就需要通過內部控制信息化，運用信息技術的高效性來提升行政事業單位的業務執行效率，不僅可以促進行政事業單位內部管理質量的提升，更能夠讓行政事業單位業務執行質量進行提升。

（四）單位現有信息系統升級困難

行政事業單位內部控制信息化是目前大勢所趨，所以多數行政事業單位已經進行內部控制建設，但是多數處于初步階段，在順應信息時代發展趨勢下進行行政事業單位內部控制全面信息化改造升級還有較長的一段距離。目前盡管某些行政事業單位已經初步引入信息系統，但是多數比較基礎，常見的就是辦公室OA系統和固定資產管理信息系統等基礎的辦公軟件，但是無法形成內部控制體系下的信息管理系統，沒有達到行政事業單位信息化建設的整體目標。因此行政事業單位必須要在原有基礎上盡心信息化系統的改造，如此才能夠推動行政事業單位的內部控制信息化建設進程。

（五）內部控制信息化組織架構重建問題

行政事業單位通常缺乏專職的內部控制工作部門，也導致內部控制相關工作無法進行落實。行政事業單位需要將組織架構進行重建，主要是將內部控制信息化建設進行考慮，確保內部控制信息化建設工作能夠獲得行政事業單位各制度、各部門的配合。此外在內控部門當中需要設置信息小組，通過信息小組的引導促進行政事業單位各部門完成信息化轉型升級，充分掌握信息技術的應用。同時信息小組與財務部門需要定期收集、分類整理行政事業單位的運營狀況。此外內控部門還需要負責信息的維護與管理，從安全防護、系統權限設置和軟件升級等，以此確保內部控制信息的安全性，也能夠有效地防止網絡病毒的入侵。

二、行政事業單位內部控制信息化建設具體路徑

（一）構建覆蓋全面的預算控制系統

當下預算管理體系已經成為組織單位的重要管理工具，對于行政事業單位內部控制存在的諸多風險問題就需要通過全面預算控制系統作為保障；將傳統手動的、人工的操作環節全部轉化為信息化。所以行政事業單位通過實現各項經費預算編制、上報審批等流程的信息化管理是有利于行政事業單位內部控制水平提升的。另外全過程覆蓋的預算內控體系具體需要內控部門設置專項領導小組，針對該項工作制定工作方案，并且以此工作方案作為引導，將全面預算控制工作落到實處，為行政事業單位內部控制信息化建設奠定重要的環境基礎。

（二）構建滾動控制的項目管理系統

行政事業單位也存在工作項目，在項目落實過程中需要專項經費的支出，因此對于支出的控制有著嚴格的要求。項目風險控制是行政事業單位內控的重點工作，具體就是涉及財政專項資金的配置與使用。因此行政事業單位必須要構建滾動的項目管理體系，通過項目評估、立項、批復等多個環節規范性，來降低項目所面臨的各種風險，同時也降低行政事業單位財政專項資金支出的管理風險。該環節通過內部控制信息化建設可以將專項資金的使用全部留下操作痕跡，便于對項目的專項資金使用進行追溯追責，能夠將行政事業單位的整體風險進行控制。

（三）梳理詳細的內控流程

行政事業單位內部控制信息化建設環節中需要搭建成熟的內部控制信息化體系，將崗位職責、內控制度等內控信息進行整理錄入與信息歸集，同時在系統中形成標準性文檔。另外就是在該基礎上針對行政事業單位已經應用的辦公自動化軟件、固定資產管理系統以及預算管理系統等獨立性的信息管理系統，結合行政事業單位業務的基本范疇展開業務流程規范化的整合，為行政事業單位整體性的內部控制信息化建設奠定基礎。此外就是行政事業單位要針對內部控制的運營環節整理出詳盡的報告，便于后期對內部控制信息建設存在的問題進行調整，以此做好監督，且跟蹤缺陷的信息化流程進行優化。最后就是加強監督控制力度，確保內部控制信息化建設工作能夠執行到位，同時要發動全單位職工的積極性，主動參與到內部控制信息化建設當中。

同時信息技術的應用盡管提升行政事業單位的內控效率，但是同樣也會給內控管理工作帶來一定調整，尤其是信息化后所面臨的網絡風險更是關鍵。所以在梳理內控流程的過程中要針對行政事業單位信息化的風險制定預警措施，尤其是要制定相應的防火墻來低于外網的網絡風險。

（四）強化各部門配合交流

行政事業單位內部控制信息化建設涉及單位的各個方面，需要各個部門以及職工的充分配合，只有如此才能夠有效推動內部控制信息化建設。尤其是行政事業單位各部門的數據來源渠道不同，只有將單位內控服務于服務總線進行結合，才能夠實現信息服務總線與管理平臺充分結合，同時將行政事業單位的內控數據信息資源進行充分共享。另外行政事業單位必須要將財政紀律、政策規定、支出標準以及制度設計等均上傳到信息平臺，且融入每一筆預算執行當中。將業務經辦人、業務股室責任人、財務人員以及分管領導的資金使用與管理進行公開透明化。此外就是結合內部控制規范，將業務工作進行梳理，其中最重要的就是零余額支付系統、預算系統以及固定資產管理系統，這些信息系統必須要形成平臺，如此才能夠打造出內部控制信息化平臺。

結語

綜上所述，行政事業單位內部控制信息化建設的過程當中要積極的引入先進的信息化系統以及硬件設備，定期對全體職工進行內部控制信息化知識培訓，為后續內部控制信息化建設工作的展開奠定環境基礎。行政事業單位在加速內部控制信息化建設的同時，必須要實現多部門、各系統的協調與融合發展，且對行政事業單位的資金運用情況進行監督，梳理詳細的內部控制流程，確保財政資金以及專項資金的使用安全。