行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的不足及對策分析

黑龍江省農(nóng)業(yè)機械工程科學(xué)研究院

引言

在我國行政事業(yè)單位財務(wù)信息透明度不斷提升的背景下，固定資產(chǎn)作為財務(wù)信息的重要組成模塊，受到了公眾越來越高的關(guān)注。關(guān)于我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的制度、方法、信息系統(tǒng)存在些許不足，不僅導(dǎo)致固體資產(chǎn)使用效率較為低下，而且存在固定資產(chǎn)信息模糊的問題，制約了行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作效率的有效提升。基于此，依托現(xiàn)有行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理研究資料，探索行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的對策就具有非常重要的意義。

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的不足

（一）固定資產(chǎn)使用效率不高

在當前行政事業(yè)固定資產(chǎn)體系中，包括含房屋建筑物在內(nèi)的百余項固定資產(chǎn)。在扣除房屋建筑物后，單位處于使用狀況的在用固定資產(chǎn)占比僅為百分之八十至百分之九十，百分之十左右的其他固定資產(chǎn)處于未使用即閑置狀態(tài)。特別是打印機等設(shè)備，行政事業(yè)單位實際在用比例遠小于記錄中在用固定資產(chǎn)數(shù)量，從而導(dǎo)致了國有固定資產(chǎn)的嚴重浪費。

（二）固定資產(chǎn)信息不夠清晰完整

在當前行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理過程中，大多選擇在每一年度末開展固定資產(chǎn)盤點工作。根據(jù)盤點結(jié)果，需要填列的項目包括“資產(chǎn)編號”“資產(chǎn)名稱”“賬務(wù)入賬日期”“資產(chǎn)原值”“規(guī)格型號”“存放地點”等。但在實際固定資產(chǎn)盤點過程中，存在大量未填列的項目[1]。比如，“規(guī)格型號”“存放地點”等，不僅影響了單位關(guān)于固定資產(chǎn)的具體情況判定，而且制約了內(nèi)部資產(chǎn)管理工作的規(guī)范開展。

（三）固定資產(chǎn)信息共享率低下

現(xiàn)階段，多數(shù)行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)信息由固定資產(chǎn)管理專職人員、財務(wù)部門兼職人員共同匯總、規(guī)整。在對固定資產(chǎn)信息進行匯總、規(guī)整之后，以紙質(zhì)版、電子版等形式進行存儲。整個過程中，行政事業(yè)單位內(nèi)并沒有形成統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)中心，與主要管理部門之間也沒有形成開放性的共享渠道，固定資產(chǎn)信息共享率、公開透明度均處于較為低下的水平。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理不足的原因

（一）配套制度不完善

固定資產(chǎn)管理配套制度不健全是當前多數(shù)行政事業(yè)單位存在的弊病。當前多數(shù)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理制度大多在采購、使用、調(diào)撥、驗收等環(huán)節(jié)進行了詳實規(guī)定的設(shè)置，沒有給予績效、配置論證及預(yù)算環(huán)節(jié)充足關(guān)注，也沒有對實際流程操作、基礎(chǔ)建設(shè)、績效考評內(nèi)容進行規(guī)定，造成了管理上的“真空”。甚至在采購前隨意編制預(yù)算、在采購中沒有嚴格落實制度等。由此引發(fā)了同類資產(chǎn)重復(fù)多次購買、個別資產(chǎn)短暫使用等使用效率低下問題。

（二）監(jiān)督管理不嚴格

從宏觀層面入手可知，我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理部門涉及了國資部門、財政部門兩個部門，后者負責日常財務(wù)管理工作并兼管固定資產(chǎn)。因后者具有主體業(yè)務(wù)，無法將充沛的精力投入到固定資產(chǎn)管理中，也缺乏充足的固定資產(chǎn)管理專業(yè)經(jīng)驗，導(dǎo)致固定資產(chǎn)信息不完整問題頻出。再加上我國行政事業(yè)單位內(nèi)部關(guān)于固定資產(chǎn)管理部門之間的制約管理不到位，誘發(fā)了資產(chǎn)移交不清、資產(chǎn)更換報告不完整等一系列“家底不清”問題。

（三）配置管理不科學(xué)

固定資產(chǎn)重置與閑置、調(diào)撥配置是行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的主要內(nèi)容。在行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作開展過程中，由于固定資產(chǎn)管理實行部門化分割，固定資產(chǎn)申請重新購置、申請報廢處理已到報廢期分屬不同部門。再加上公允配置標準的缺失，導(dǎo)致各部門之間超需求配置固定資產(chǎn)、爭奪預(yù)算資金情況頻出[2]。不僅影響了預(yù)算資金的合理利用，而且致使固定資產(chǎn)共享率長時間處于較低的水平。

（四）信息化體系不完善

對于行政事業(yè)單位而言，固定資產(chǎn)共享率低下除了與配置管理不科學(xué)有關(guān)外，還與固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)缺乏具有緊密聯(lián)系有關(guān)。固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的缺乏，導(dǎo)致行政事業(yè)單位與主要管理部門、財政部門之間無法實時、完整分享固定資產(chǎn)信息，也無法對相關(guān)信息進行動態(tài)記錄，導(dǎo)致主要管理部門、財政部門無法準確了解行政事業(yè)單位真實信息，也無法做出與單位真實需求相符合的固定資產(chǎn)管理決策，甚至出現(xiàn)固定資產(chǎn)審核紕漏、審批錯誤問題。

三、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理不足的解決對策

（一）完善配套制度

縱觀行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的種種問題，歸根到底是缺乏一套完善、匹配制度。基于我國當前行政體制改革需要，加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理配套制度完善勢在必行。

在固定資產(chǎn)管理過程中，行政事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國國有資產(chǎn)管理法》《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》（財政部令第36號）等法律法規(guī)內(nèi)容，結(jié)合本單位實際情況，進行固定資產(chǎn)組織制度的詳盡制定，以促使單位固定資產(chǎn)管理有章可循。

在固定資產(chǎn)組織制度制定的基礎(chǔ)上，行政事業(yè)單位可以依據(jù)責任到人的原則，將固定資產(chǎn)管理責任制落實到固定資產(chǎn)管理獎懲制度中。在制度中明晰權(quán)、人、物、責之間的關(guān)系，根據(jù)具體固定資產(chǎn)情況，嚴格獎懲，嚴肅處理固定資產(chǎn)使用、保管階段存在的肆意挪用、非法侵占、故意毀壞等行為當事人，保證固定資產(chǎn)管理賬物、賬表相符。同時作為固定資產(chǎn)的使用主體，行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)當前“一崗雙責”的相關(guān)規(guī)定，對固定資產(chǎn)管理工作中首要責任人、主要責任人、直接責任人以及其職責權(quán)限進行逐一明確。比如，固定資產(chǎn)實物管理主要由技術(shù)管理科、行政管理科負責；固定資產(chǎn)財務(wù)管理則主要由財務(wù)部門負責等。

在我國政府計劃中，財政預(yù)算是至關(guān)重要的一個部分，直接關(guān)系到每年行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理質(zhì)量。因此，在責任制度落實的基礎(chǔ)上，行政事業(yè)單位應(yīng)借助政治體制改革契機，從資金節(jié)約、科學(xué)配置視角出發(fā)，進行固定資產(chǎn)支出預(yù)算標準、分配參照的科學(xué)界定，從而為單位固定資產(chǎn)配置優(yōu)化提供有效指導(dǎo)[3]。

在財政預(yù)算制度完善制定的基礎(chǔ)上，為保證固定資產(chǎn)利用效率，行政事業(yè)單位應(yīng)建立健全資產(chǎn)清查制度。每年開展一次或多次全面清查，及時掌握“家底”。根據(jù)所獲知的盤盈、盤虧資產(chǎn)信息、尋找原因、明晰責任、及時處理，因此實現(xiàn)資產(chǎn)清查常態(tài)化、制度化。

（二）嚴格監(jiān)督管理

監(jiān)督管理固定資產(chǎn)相關(guān)信息記錄情況貫穿于行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的整個流程。在固定資產(chǎn)管理過程中，行政事業(yè)單位需要從使用培訓(xùn)、計劃預(yù)算、賬卡核對、比價采購、維護保養(yǎng)、調(diào)撥置換、清查盤點、變賣出讓、改造更新、驗收領(lǐng)用等多個模塊入手，進行單位固定資產(chǎn)管理監(jiān)督控制體系的嚴格制定、落實，彌補內(nèi)部監(jiān)督管控缺口，避免大批量固定資產(chǎn)管理疏漏的出現(xiàn)。

基于行政事業(yè)單位內(nèi)部資產(chǎn)管理監(jiān)督管理涉及范圍廣、人員崗位多的特點，應(yīng)由固定資產(chǎn)使用者、保管者、專職管理者、財務(wù)部門、監(jiān)察審計者共同參與監(jiān)督管理。根據(jù)各部門崗位人員職能的差異，其在監(jiān)督職責方面也具有一定區(qū)別。其中固定資產(chǎn)使用者、保管者應(yīng)在做好固定資產(chǎn)使用、保管本職工作的同時，以最大限度減少固定資產(chǎn)使用階段易出現(xiàn)的損失、浪費為目標，在固定資產(chǎn)出現(xiàn)價值減低的第一時間向固定資產(chǎn)專職管理者上報，以便形成完整、準確、全面的固定資產(chǎn)使用、保管記錄，為固定資產(chǎn)盤點提供依據(jù)；而固定資產(chǎn)專職管理者則應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)使用者、保管者上報信息及時記錄，實時監(jiān)控，監(jiān)控并約束單位固定資產(chǎn)在整個生命周期內(nèi)出現(xiàn)的損失、損耗情況，促使行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息由單一關(guān)注年末盤點轉(zhuǎn)變?yōu)槿^程動態(tài)觀測。除固定資產(chǎn)專職管理者參與外，財務(wù)部門也需要參與到固定資產(chǎn)全過程動態(tài)觀測中，從財務(wù)核算視角入手，著重記錄、審核單位固定資產(chǎn)數(shù)量、種類、累積折舊、賬面原值及賬面凈值等參數(shù)，保障固定資產(chǎn)賬務(wù)信息的準確性、真實度，為固定資產(chǎn)處置工作提供充足信息支持；而監(jiān)察審計者則應(yīng)以重大經(jīng)濟責任審計工作為入手點，從監(jiān)察、審計兩個方面，展開固定資產(chǎn)管理[4]。比如，監(jiān)察固定資產(chǎn)公開招標配置工作是否依據(jù)要求的配置流程開展、固定資產(chǎn)日常保管是否存在“公器私用”情況等。

除內(nèi)部監(jiān)督以外，行政事業(yè)單位也需要將社會公眾引入到監(jiān)督體系中，形成嚴密的外部監(jiān)督壁壘。即開放單位固定資產(chǎn)信息公開通道，為社會公眾參與到單位固定資產(chǎn)監(jiān)督提供依據(jù)。

（三）科學(xué)開展配置

科學(xué)開展配置是固定資產(chǎn)信息共享率、使用效率提升的關(guān)鍵。除了需要根據(jù)業(yè)務(wù)活動開展情況科學(xué)進行固定資產(chǎn)配置計劃設(shè)置外，還需要根據(jù)配置計劃進行人才團隊的組建。

固定資產(chǎn)是事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)活動的物質(zhì)基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)配置則是行政事業(yè)單位根據(jù)單位履職需要，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度規(guī)定程序，利用調(diào)劑、購置等方式配備資產(chǎn)的行為。固定資產(chǎn)配置的及時性、科學(xué)性直接關(guān)系到單位預(yù)算年度任務(wù)完成與否以及財政資金使用效率、國有資產(chǎn)保值增值情況[5]。因此，為了避免固定資產(chǎn)配置工作開展過程中出現(xiàn)大量不規(guī)范行為，首要工作就是提高單位對科學(xué)開展固定資產(chǎn)配置的重視。行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)財政部最新通知，從嚴、從緊配置固定資產(chǎn)。在摸清現(xiàn)有固定資產(chǎn)存量的基礎(chǔ)上，根據(jù)授權(quán)審批制度規(guī)定，細化配置需求，編制配置計劃，并報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。需要注意的是，行政事業(yè)單位在進行固定資產(chǎn)配置計劃編制時，可以直接通過本級政府“公務(wù)倉”解決調(diào)劑、調(diào)撥、共用、借用方式，比如大規(guī)模活動、大規(guī)模會議等。反之則可以選擇抵頂債權(quán)、接受上級調(diào)撥等方式。在方式確定之后，可以落實“先預(yù)算、后計劃、再采購”的方針，結(jié)合設(shè)計需求以及已批復(fù)的預(yù)算，進行采購計劃、預(yù)算控制計劃的編制，貫徹計劃控制采購、采購控制支付原則，保證固定資產(chǎn)配置的科學(xué)性。

人員是行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)配置計劃落實的關(guān)鍵[6]。雖然我國行政事業(yè)單位較為注重干部團隊建設(shè)、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，形成了一套較為完備的專項思想教育、崗位技能培訓(xùn)方法，但是忽略了對固定資產(chǎn)管理者社會事務(wù)協(xié)調(diào)能力、行政管理能力的訓(xùn)練，導(dǎo)致“重業(yè)務(wù)、輕管理”怪象頻現(xiàn)，進而引發(fā)了單位固定資產(chǎn)管理的諸多漏洞。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)在原有業(yè)務(wù)培訓(xùn)、作風建設(shè)、政治學(xué)習(xí)、廉政建設(shè)、黨性修養(yǎng)等培訓(xùn)活動開展的基礎(chǔ)上，增設(shè)組織協(xié)調(diào)、資產(chǎn)管理、語言表達培訓(xùn)內(nèi)容。同時面向現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理崗位展開分析，明晰固定資產(chǎn)管理崗位所需的責任意識、專業(yè)技能、專業(yè)知識，制定一套針對性較強、可行性較高的固定資產(chǎn)管理人員培養(yǎng)計劃，避免固定資產(chǎn)培訓(xùn)工作流于形式。

除了根據(jù)固定資產(chǎn)配置計劃匹配充足的人員外，行政事業(yè)單位還需要督促內(nèi)部人員改進固定資產(chǎn)會計配置核算方法。比如在購入、有償調(diào)入固定資產(chǎn)時，借記“固定資產(chǎn)”，而貸記“銀行存款”，保證固定資產(chǎn)配置計劃的科學(xué)落實[7]。

（四）健全信息化系統(tǒng)

健全的信息化系統(tǒng)構(gòu)建是21世紀行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作優(yōu)化升級的基石，可以同步提升固定資產(chǎn)比價采購、毀損遺失、調(diào)撥置換、使用培訓(xùn)等工作效率。在現(xiàn)代科技向單位不斷滲透的歷史時期，行政事業(yè)單位應(yīng)引入固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，并根據(jù)階段工作需求進行不斷更新完善，解決單位內(nèi)部資產(chǎn)管理過程中存在的共享率低下、過程煩瑣、工作量大等一系列問題[8]。現(xiàn)行的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)主要是以固定資產(chǎn)實物管理為核心，采用國內(nèi)領(lǐng)先的無源電子標簽技術(shù)，在資產(chǎn)登記時為每一件固定資產(chǎn)實物匹配唯一的識別碼，從固定資產(chǎn)入庫源頭入手開始管控，實時記錄、共享資產(chǎn)管理狀態(tài)的精準跟蹤，從根本上杜絕以往資產(chǎn)管理過程中存在的資產(chǎn)使用狀況不明、部分資產(chǎn)閑置、資產(chǎn)賬物不符等問題。

在固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中，行政事業(yè)單位可以固定資產(chǎn)管理為核心，從固定資產(chǎn)盤點、固定資產(chǎn)維修后處理、固定資產(chǎn)折舊管理、資產(chǎn)查詢幾個維度，實現(xiàn)手持終端與個人電腦端功能交互[9]。其中固定資產(chǎn)日常操作管理是固定資產(chǎn)管理中使用頻率最高的核心功能，需要通過為固定資產(chǎn)狀態(tài)設(shè)定一動態(tài)標識，對固定資產(chǎn)執(zhí)行階段的報廢、核銷、采購入庫、轉(zhuǎn)移、維修、領(lǐng)用、歸還等操作進行實時管理、及時跟蹤、定位，從源頭解決資產(chǎn)溢余、短缺情況。同時在固定資產(chǎn)盤點時，負責人可以通過手持終端自動識別動態(tài)標識，或者個人電腦端導(dǎo)入標識，一鍵進行固定資產(chǎn)統(tǒng)計識別，并將統(tǒng)計結(jié)果傳遞到服務(wù)器終端。在統(tǒng)計結(jié)果上傳后，與固定資產(chǎn)列表內(nèi)數(shù)據(jù)比對，自動篩選未盤點、新增固定資產(chǎn)，解決以往單純?nèi)斯けP點固定資產(chǎn)存在的冗余、繁雜程序；而在固定資產(chǎn)維修后處理時，負責人可以在系統(tǒng)內(nèi)對維修返回的固定資產(chǎn)進行轉(zhuǎn)移、歸還、報廢操作，達到對固定資產(chǎn)每一個階段進行管理的目的；在固定資產(chǎn)折舊管理方面，負責人可以利用系統(tǒng)自帶的資產(chǎn)折舊計算公式，結(jié)合系統(tǒng)信息庫內(nèi)設(shè)計的固定資產(chǎn)折舊類別，對固定資產(chǎn)執(zhí)行折舊計算，并查看折舊明細后導(dǎo)出；在固定資產(chǎn)查詢方面，負責人可以在系統(tǒng)資產(chǎn)詳情頁依據(jù)時間順序，查詢固定資產(chǎn)歸還、報廢、執(zhí)行領(lǐng)用歷史記錄及現(xiàn)有狀態(tài)，便于固定資產(chǎn)管理者明細對應(yīng)固定資產(chǎn)狀況。

結(jié)語

綜上所述，行政事業(yè)單位是國有資產(chǎn)的重要運營主體之一，在我國國有資產(chǎn)管理體系持續(xù)改革進程中，行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理方面存在的不足之處日趨明顯。因此，各行政事業(yè)單位應(yīng)明確內(nèi)部固定資產(chǎn)使用效率低、共享效率低、信息不完整的現(xiàn)狀問題，從制度、監(jiān)管、技術(shù)等多個層面入手，分析問題根源，有針對性地制定應(yīng)對措施，提高固定資產(chǎn)利用率、共享率，為單位資產(chǎn)價值的充分發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。