改革干部人事檔案業務工作的思考

文/包頭市人社局干部人事檔案管理中心 牛瑞峰

改革開放以來，我國的經濟社會發生了很大的變化，與此同時，管理要求也隨之增加。人事檔案管理是人事檔案業務工作的重要組成部分，對其進行規范化管理有助于加強檔案工作。因此，找到一個合理的解決方案勢在必行。改革創新非常有必要，本文就此提出當前面臨的挑戰和創新方法。

一、進行改革創新的必要性

（一）當前的形勢。新中國成立后，經過半個多世紀的實踐，我們在收集、整理、保管、統計和利用檔案方面有著豐富的經驗。但是面對社會主義建設的快速發展，面對市場經濟體制的建立，面對體制和人事工作的深刻改革，人們就業觀念的轉變和科學技術的快速進步，使計劃經濟體制下產生的人事制度不能適應新的客觀現實。近年來，社會媒體和檔案界人士紛紛要求對干部人事檔案工作進行改革，并發出改革是大勢所趨的感嘆。他們要求解放思想、更新觀念、開明創新，使干部人事檔案能夠滿足干部制度的發展和經濟建設的需要。

（二）需要改革的原因。干部是國家機關和企業等單位工作的主要組成人員。他們的存在對工作的成功開展至關重要。因此，必須進行良好的干部考察、調查，以確保不會誤用人而導致發生事件，確保公平和公正招聘。對個人檔案的了解和評價是一種顯而易見的、快速的方式，這說明了人事檔案必須妥善管理。然而，隨著社會體制改革的推進，主管部門的評價標準在選拔框架上發生了變化。為了滿足當前工作的需要，人事檔案是企業、國家機關錄用人才時重要參考因素。管理人員需要反思、改革和更新自己的觀念，提高服務的質量，把一些重要資料交給有關工作人員，利于最終選拔品行優良、符合要求的干部，讓他們高效完成工作，為改善社會服務并且促進經濟發展做出貢獻。在這個層面上，我們必須要對干部人事檔案業務工作進行一定的改革和創新。

二、干部人事檔案工作中存在的問題

（一）管理的內容不全面、法規不完善。目前，干部人事檔案管理的重點是確保相關人員信息的安全，從而真正了解其工作經驗，但這種做法不能完全被理解。由于缺乏明確的法律依據和行政組織，存在數據失真、相關法律法規缺失、無形弱化等問題，不利于組織與時俱進和形勢發展。從檔案管理的角度看，責任人的整體情況不可能完整真實，這就是為什么要把群眾的綜合數據與各級民主測評有機結合起來，動態表現工作情況，每年對檔案資料進行評價，這不僅可以監控個人信用行為，而且有助于營造良好的社會氛圍和個人安全信息，特別是與借貸等經濟活動有關的信用文件，包括個人身份、年齡、政黨、教育背景、經驗，工作成果、重大事件等。在收集個人信用檔案后，對篡改、隱匿信息造成欺騙的行為，做出懲戒。

（二）工作態度、重視度不夠高。有的管理者在思想上對干部人事檔案管理工作不夠重視，而是把工作重點放在容易出效果的工作上。因此，導致當前的人事檔案工作發展明顯落后于社會經濟的發展速度，導致這項工作處于被動的地位。當前干部人事檔案管理方式發生了重大的變化，沒有充分尊重干部人事工作的作用。當今社會是一個信息時代，但干部人事檔案管理在信息設計和工作流程設置上存在極大的不足。這些問題的存在，嚴重破壞了干部檔案的有序高效管理，導致出現勞動效率異常低下、檔案的真實性和控制不力等問題，嚴重阻礙了檔案的管理，危害非常大。

（三）檔案的分類與范圍不夠細致、明確。干部人事檔案的范圍在很大程度上直接關系到干部的范圍。在黨、政、軍等框架內擔任公職的人都是干部。新中國成立以來，“干部”是指在黨、政、軍和人民團體以及企業中擔任了公職的人員。但隨著管理體制的改革和推進，集中統一管理逐漸被分類管理制度所取代。由于管理人在人事管理上具有“分層管理”的特點，對干部進行合理分類是分類管理改革的主要目標之一。新的問題是，負責公共服務的政府官員、為公務員服務的專業人員、管理人員和技術人員，以及不受《公共服務法》規范的國有企業管理人員是否仍然具有干部身份。

三、對于改革創新的一些思考

（一）強化規范化管理、完善法律法規。為了能適應時代的變化，相關人員必須在原本就有的管理方法的基礎上進行改革創新。另外，管理人員檔案的保存和歸檔也存在一些問題。只有全面、客觀地對檔案進行整理，確保管理人員名冊所載信息是準確的、真實的和完整的，才能滿足相關部門的需要。因此，相關部門應根據當前社會發展的需要和特點，調整制度和法規，以建立一個全面的人事檔案管理體系。同時重視對管理者的管理，加強人力資源團隊的發展，各部門負責人從一開始就要重視管理者的檔案工作，積極培養合格的專業人才，建立一支有效的管理團隊。

（二）細化檢索、加強信息化。一般來說，搜索包括兩個重要的過程：存儲和檢索。存儲是搜索的基礎和前提，存儲是提取信息的前提。存儲的是高質量的檔案數據，而獲取被存儲的檔案數據的手段是檢索。只有建立現代計算機檢索系統，數據、測試、維護、索引、檢索、使用統計、信息安全、自動控制等核心功能才是完整的；想要合理充分利用人力資源來管理，有關部門必須要加快信息化建設和信息化管理。有關部門和工作人員必須根據實際需要，不斷改進檔案的管理，全面建立檔案管理信息系統，供各級管理人員、行政人員、專業人員使用。工作人員的業績、也需要根據工作人員管理的實際情況加以改進。信息化要深刻總結各地區、各事業單位建立人才管理信息系統的經驗，充分發揮優勢，克服不足，提高系統效率，提高普及性，充分利用搜索引擎，充分利用人力資源移動文件搜索。

（三）強化檔案鑒定評估工作。檔案鑒定是對原有檔案的真實性和價值進行評估，然后按照一定的規則，把沒有價值的檔案刪掉，審核文件在程序上是否齊全，所含的信息、資料是否公開，文件是否必須公開。最近幾年，一些具有虛假學歷、虛假學位等信息的虛假人事檔案和具有價值的人事檔案被混在了一起，造成了重大負面影響。通過對人事檔案價值的評價，評估工作的內容和重要性，了解人事檔案價值的構成和評價價值的思想方法，確定人事檔案價值的分析方法，員工檔案保存時間的劃分。但是仍舊有一些隱藏的問題沒有被發現。因此，必須重視并加強對人事檔案價值的評估。

（四）深化檔案的利用。檔案的提供和利用是為社會主義事業提供檔案信息服務的具體途徑。當前，社會已經進入大數據時代，信息資源呈現出爆炸式增長趨勢，大數據時代，檔案工作面臨新的機遇與挑戰，傳統的檔案管理理念已難以適用于大數據時代檔案事業發展的需求，開展檔案數字化建設迫在眉睫。要不斷更新觀念，不能忽視檔案的利用價值。必要時，應主動為有關部門提供檔案查詢服務，讓他們合理利用檔案完成一些工作。

四、結語

改革和創新當前的人事檔案業務工作，是一種必然的趨勢。同時，也為檔案工作有序發展打下良好的基礎。在這種情況下，促進了人事檔案管理的發展，最大限度滿足相關人員的需求，干部人事檔案的管理是一個關鍵因素。增加檔案的透明度，讓使用者本人能夠獲得一定的知情權，這既是保護個人權益的需要，也是對人事檔案的一種監督。