發電企業數字檔案室建設的探索與實踐

文/國家能源泰安熱電有限公司 藺晶

一、電力企業數字檔案室建設的意義

（一）數字檔案室建設可大幅提升檔案利用價值。電力企業通過數字檔案室建設，可以將企業檔案資源從紙質化變成數字化，檔案資源數字化后無論在信息檢索與共享方面，還是在檔案管理服務方面都變得十分便捷，使檔案管理工作效率不斷提升，提高電力企業檔案的利用價值，繼而促進電力企業生產效益提升。

（二）數字檔案室建設可有效提高檔案的安全性。電力企業進行數字化檔案室建設后，電力企業技術檔案原件可以進行封存，采用數字化技術檔案代替原件作為副本借閱共享或者異地保存，對檔案原件進行有效保護，避免重要的檔案原件遭到毀滅性打擊后無法修復的局面，電子檔案不像紙質檔案那樣，因年代久遠而出現字跡模糊、圖片不清晰等問題。與此同時，電子檔案對紙質檔案原件的修復提供了有力支撐。所以，數字檔案室建設對企業檔案管理長遠發展具有重要意義。

（三）數字檔案室建設可增加檔案利用的形式。電力企業數字檔案室建設可以改變以往紙質檔案單一的應用模式，實現多種利用形式。在數字檔案室建設之前，一份紙質檔案只能借閱給一個人閱讀使用，而數字檔案建成以后，可以實現多人同時共享檔案文件；數字檔案可以通過企業內部局域網或互聯網進行異地傳輸，方便企業各地員工異地調閱，擴大了電力企業檔案文件的利用空間；數字檔案室建成后，借閱者只要獲取企業檔案協同辦公平臺登錄權限，就可以隨時隨地調閱企業已經開發完成的電子檔案，且檢索時間極短，只要輸入關鍵詞或者關鍵字即可查詢相關內容，進一步提升了企業員工處理問題的效率。

二、電力企業數字檔案室建設內容探索

（一）紙質檔案數字化。紙質檔案數字化主要包括利用先進的數碼設備對電力企業原有技術文件、技術圖紙、現場生產圖片進行清晰掃描、原有的影像檔案文件格式的轉化以及檔案目錄的著錄等內容，最終實現電力企業檔案文件從紙質實物到檔案數字化的轉變。

（二）在線收集數字化。電力企業生產運營的過程是一個相當復雜繁瑣的過程，涉及的部門比較多，不同的部門又會產生不同類型的檔案文件，無形中增加了電力企業檔案管理人員的工作內容。基于此，檔案室數字化建設內容應包括開發具有檔案在線收集功能的軟件，實現電力企業不同部門同時在線上傳零散的檔案信息，檔案管理人員可以借助系統平臺的編輯、刪除以及整合功能，快速收集檔案信息。

（三）檔案利用數字化。電力企業數字檔案室建設內容還應包括辦公與檔案管理系統協同互通的平臺建設。該協同平臺應該具有但不限于以下功能：電力企業辦公人員的組織架構和人員信息與檔案管理系統組織架構和人員信息實現互聯互通；電力企業辦公系統協同單點登錄檔案管理系統；電力企業不同部門辦公系統文件以規定格式自動報送檔案管理系統并自動歸檔；辦公系統協同檢索查詢檔案管理系統；協同辦公系統顯示檔案目錄、案卷以及文件信息等。此外，檔案的借閱流程可以從企業辦公系統直接發起，借閱審批流程進度實時顯示在檔案管理員和借閱者的操作界面，審批通過后，借閱者可以在辦公系統界面直接下載所需文件，不需要再次登錄檔案系統下載。

三、數字檔案室建設形式探索

（一）各部門產生的散文件在系統內自動收集。以電力企業各職能部門為單位在系統內收集散文件，散文件自動收集上傳的內容需包括的信息有：散文件的條目信息和文件原文的全部信息。此外，散文件自動收集上傳系統應具有編輯文件、刪除添加以及修改文件數據的功能。要實現以上所列舉的散文件自動收集系統的功能，必須要解決以下幾項技術問題。第一是散文件分類需按照電力企業部門屬性進行分類；第二是散文件目錄信息和原文全部內容信息的上傳過程中必須按照電力企業部門屬性進行上傳。散文件自動收集上傳功能實現后，可確保電力企業種類繁多的技術檔案、合同檔案以及業務檔案等文件的紙質版本和電子版進一步規范化，檔案文件的目錄、格式以及文件字段統一后便于管理。

（二）文件資料歸檔一體化。數字化檔案室協同辦公系統對各部門的文件資料信息進行自動打包，并以程序設定的傳輸方式精準推送文件數據到檔案數據庫中，檔案文件的基本信息通過程序設定的端口直接推送，協同辦公系統中的附件內容直接推送到檔案系統附件服務器的目錄中，實現所有檔案文件自動歸檔，與散文件自動收集上傳系統共同實現了電力企業檔案文件數字化和歸檔一體化。電力企業協同部門辦公系統與檔案管理系統在協同平臺內可以實現檔案目錄清單的共享，所有檔案文件的目錄清單根據查詢者職務不同而設定了不同的查詢權限。保密等級較高的檔案文件在協同系統內不會顯現，若查詢需要走嚴格的節約審批流程，待領導審批后方可借閱查詢。由此可見，數字檔案室建設不單單是基于檔案文件電子化的建設，也是基于電力企業各部門辦公系統的建設，通過協同辦公系統豐富擴大了檔案文件應用范圍，實現檔案應用的便捷性。從另外一個角度看，數字檔案室建設是一個跨部門、跨工種的綜合性建設工作。

四、數字檔案室建設實踐探討

（一）檔案管理組織框架的構建。電力企業應建設嚴密的檔案管理工作組織架構，應由企業高層領導掛帥，高層領導下設不同的檔案管理專業組，其中至少應包括存量檔案數字化組、增量檔案電子化歸檔組、數字檔案質量監督組、檔案管理綜合保障組等。不同的專業組應委派一名高級別企業領導做組長，全權負責各專業組的一切事宜。專業組成員要明確各自的任務并清晰自己的工作內容和工作方法。電力企業數字檔案室建設肯定需要投入一大筆資金，由企業高層領導親自掛帥督辦，為檔案室建設的資金申請和部門協調方面提供了有力支撐。

（二）開發適合電力企業的檔案管理軟件。現階段，市面上數字檔案管理軟件種類眾多，都可以實現協同辦公系統的電子文件接收。但是，電力企業涉及的技術檔案文件較多，其中一些部門生成的文件是比較專業的電子文件，此類專業文件無法與現有的檔案管理軟件接口兼容，所以在協同辦公系統內無法進行接收與傳送。解決此類專業文件的現有做法是先將檔案紙質文件歸檔，再通過一些技術手段將紙質文件電子化，再將專業文件的電子版進行歸檔，這無疑增加了檔案管理工作的負擔，也增加了檔案管理工作的成本。所以，在電力企業數字檔案室建設過程中，要根據自身業務特點去開發一套適應企業本身的檔案管理軟件，可以完全開發一套屬于自己企業的檔案管理軟件，也可以在現有檔案管理軟件的基礎上進行系統升級。無論是原生開發還是現有軟件系統升級，最終的目的是要建立檔案管理軟件與電力企業各大業務系統的集成接口，繼而真正實現檔案文件的自動采集和自動歸檔。

（三）優化整合檔案目錄數據庫。數字化檔案室經過一段時間的建設，取得了一定的成績，整體上建立了覆蓋室藏實體的目錄數據庫，但是數據庫內儲存的文件數據質量偏低，一大部分檢索關鍵詞沒有體現在檔案條目上，限制了數字化檔案高效率查詢的要求。應根據電力企業實際生產工作特點，參照省市檔案管理相關規定，建立符合電力企業自身需求的目錄數據庫結構以及著錄細則。與此同時，應調動專業檔案管理人員和數據庫維護人員共同對原室藏檔案目錄數據庫進行整理和完善，為電力企業數字檔案室建設夯實基礎。

（四）實施“檔案存量文件數字化”。因電力企業所屬的建設生產運營資料繁多且存在多種類型的重要藍圖，如工程前期文件、線路路徑圖、衛星地理圖、主接線圖、招投標文件等等，應依據集團公司檔案管理實施辦法和細則，預先確定紙質檔案文件向數字化文件轉變的規范要求，明確規定文件的掃描方式、要求以及分辨率、圖像圖片的保存格式與規格大小。例如，規定所有紙質檔案文件統一掃描成JPG格式與檔案管理系統掛接。因為統一了格式，無論是對批量掛接方面還是對電子檔案文件檢查方面都提供了便利。與此同時，記載著電力企業各項榮譽的獎杯、獲獎證書，以及記載著電力企業發展里程碑的紀念物品應通過高清掃描或高清拍照等技術手段進行數字化處理，并妥善保存。

（五）實施先前數據集成遷移。電力企業在全面實行數字化檔案室建設之前已經開始了檔案信息化管理工作，以前保存在不同平臺、不同類型的電子檔案數據需統一遷移到現有的數字檔案協同辦公平臺。沒有經歷過數據遷移工作的人可能覺得數據遷移工作就是導入、導出那么輕松，實則不然。數據遷移工作涉及的問題比較多，諸如檔案原文件的文件號和文件目錄號不一致、先前的文件格式不規范以及批量掛接時目錄著錄缺失、文件書序或者文件頁數不對等等，稍有不慎遷移工作就會以失敗告終，不采取必要的數據遷移策略，很容易在遷移過程中丟失檔案文件數據。所以，負責數據遷移的工作人員首先應具有足夠的耐心和認真負責的態度，在數據遷移工作中做到數據反復核對才能確保遷移后電子檔案的準確性。

五、結語

在做好上述工作的同時，電力企業檔案管理人員要積極推進“增量電子化”工作進程，并秉持檔案文件電子化工作的常態機制。電力企業建設數字檔案室是我國信息化建設的要求，也是電力企業檔案發展的必然趨勢。電力企業數字檔案室建設無論是對檔案管理的發展還是對電力企業生產經營的發展都具有重要意義。