網絡環境下高校圖書館與二級學院資料室的關系

文/煙臺大學 安娜

現階段，我國高等院校普遍展開擴招，為了更好輔助不同院系、專業的教學與科研工作展開，在建設高校圖書館的基礎上，設置了二級學院資料室，將其作為高校圖書館的補充與延伸。在網絡環境下，高校圖書館與二級學院資料室之間的關系發生改變，且聯系更為緊密。出于對滿足高校師生現實文獻資源信息需求的考量，依托互聯網構建高校圖書館與二級學院資料室的理想關系是必然選擇。

一、高校圖書館與二級學院資料室的異同分析

（一）高校圖書館與二級學院資料室是統一的整體。對于高校圖書館與二級學院資料室來說，兩者的本質均為“文獻信息中心”，承擔著為高校教學、科研的展開提供服務的任務，屬于學術性機構，也是高校信息化與社會信息化的重要空間。高校圖書館與二級學院資料室具備相同的性質與任務。站在服務對象與方式的角度上來看，高校圖書館與二級學院資料室具有一致性，均依托文獻資料為高校的師生提供信息服務。

（二）高校圖書館與二級學院資料室具有相互區別的特點。第一，從文獻資料的多樣性、全面性方面來看，高校圖書館需要為全校師生提供文獻資料，因此涉及的專業內容更為全面，不精深但是具有廣泛性；而二級學院資料室主要為該院系師生提供資料，因此涉及的專業內容具有更高的針對性，強調本院系的專業主題，不廣泛但是更為精深。第二，從文獻資料利用的時效性方面來看，由于高校圖書館采集的文獻多、資料面更寬，因此一般需要半年或一年的時間才能夠投入借閱，利用時效性相對較差；而對于二級學院資料室來說，需要采購的文獻資料相對專一且數量較少，因此可以迅速投入借閱，利用時效性強。第三，從讀者服務的針對性方面來看，高校圖書館主要服務于全校師生，因此服務針對性相對較差；二級學院資料室主要服務于本院系的師生，有著更強的服務針對性。

二、兩者關系發展現狀分析

（一）以時間為切入點的關系現狀分析。在20世紀80年代以前，高校圖書館與二級學院資料室之間的關系極為緊密，而進入20世紀90年代，隨著高校師生數量的增加、開設專業學科范圍的提升，高校圖書館與二級學院資料室之間的關系呈現出漸疏的態勢，甚至表現出“各自為政”的狀態。

（二）以業務聯系為切入點的關系現狀分析。對于二級學院資料室而言，其編制歸屬為相應院系，但是業務歸屬于高校圖書館統一管理。在這樣的條件下，二級學院資料室的組織人事、行政工作均由相應院系領導進行管理，而相應工作人員的職稱評定等工作由高校圖書館統一展開。這種雙重管理模式極容易導致“兩不管”真空管理的形成。

（三）以經濟關系為切入點的關系現狀分析。在以往的實踐中，二級學院資料室中所有的文獻刊物均由高校圖書館統一完成采購與分配，經過長時間的發展，轉變為由高校圖書館采購后分配至二級學院資料室，而在當前的管理實踐中，高校圖書館不再向二級學院資料室分配書籍文獻，所有的文獻刊物均由二級學院資料室自行采購，相應資金也由院系自行承擔。此時，高校圖書館與二級學院資料室之間的經濟關系完全脫節。

三、網絡環境下兩者的理想關系思考

（一）高校圖書館與二級學院資料室理想關系的定位。互聯網的迅速發展推動著多種文獻資源不斷向著電子化以及數字化的方向發展，各大高校均建設了數字圖書館，提升館內資源信息多樣化的同時，促使信息更加網絡化，文獻利用實現共享化，推動高校圖書館的建設與服務升級，更好地為全校師生提供信息服務，最大程度發揮出其履行情報職能以及教育職能，最終達到構建現代化高校圖書館的目標。在數字圖書館中，應當實施“包裝文獻”全文數據庫上線，促進文獻的開發以及資源共享。此時，高校圖書館為“中樞”，而二級學院資料室作為全校文獻信息系統的“末梢”存在，為高校不同院系的師生提供文獻資源。在這樣的條件下，二級學院資料室中所具備的文獻信息資源與相應院系專業更為貼近，且保證內容精深的同時，為跨學科研究項目的展開提供資料查閱與獲取的入口，更好滿足相應院系師生對文獻信息的現實需求。基于此，二級學院資料室可以在本院系的教育教學、科研項目中發揮出更大作用。

（二）高校圖書館與二級學院資料室的理想關系構建路徑。1.逐步實現信息化建設與管理。就當前的情況來看，在網絡環境背景下，各高校的校園圖書館普遍引入了計算機管理模式，實現館內文獻信息資源管理的信息化建設，但是，在二級學院資料室的建設與運營中，更多保持著傳統的手工服務。同時，存在未在高校圖書館數據庫建立中納入二級學院資料室文獻信息的問題，換言之，沒有形成真正具有全校性質的計算機檢索網絡系統。基于這樣的情況，出于對構建高校圖書館與二級學院資料室理想關系的考量，需要進一步強化文獻信息資源管理的信息化。實踐中，將高校圖書館設定為中心網點，將二級學院資料室設定為結合點，以此為基礎搭建起網絡中心數據庫，為全校師生提供更具即時性、全面性的文獻信息服務。在此過程中，應當對高校內所有的文獻資料分類、編目條例展開統一性規劃管理，并由二級學院資料室完善各自的文獻目錄，提交至高校圖書館，最終在高校圖書館中形成覆蓋全校資源信息的目錄查詢中心，真正實現信息資源的校內共享。2.搭建圖書館與資料室的一體化平臺。第一，形成信息資源共享平臺。在網絡背景下，可以將二級學院資料室設置為高校圖書館的“子館”，補充高校圖書館中的文獻資源。此時，要求各個二級學院結合現有資料室中包含的文獻資料信息，形成編目，并組建起資料室數據庫。同時，要將二級學院資料室數據庫中的信息資源與高校圖書館的信息資源在校園網中進行并網運行。第二，圖書文獻聯合編目。由高校圖書館采編部門進行指導，提升二級學院資料室編目工作的規范化程度。此時，要求二級學院資料室使用國家標準對相應文獻資料實施標準的MARC數據轉換，最終形成統一的、標準的編目信息。在這樣的情況下，二級學院資料室轉變為高校圖書館的“子館”，相應圖書目錄成為高校圖書館目錄庫中的子目錄。第三，全校借書證統一并通用。依托信息資源的校內共享，師生無論何時在高校圖書館、二級學院資料室中展開借閱活動，相應借閱信息（如版本庫存等）均能夠在網絡體系中記錄、體現。利用全校統一的借書證，系統能夠迅速掌握借閱者（師生）的基本信息，提升借閱管理的效率效果。實踐中，可以先在教師范圍內發放統一借書證，在獲取充足經驗的基礎上逐步擴大發放范圍，最終向全校師生發放統一借書證，或是將相應功能融合于校園一卡通內。需要注意的是，信息資源校內共享模式需要明確的、統一的規則對師生的借閱行為進行約束，包括借閱時間期限、逾期處理方法、破損賠償等等。3.形成統一的管理機制。高校圖書館要承擔起文獻信息協調者的責任，對高校內所有信息資源的分布情況實施統籌性安排與規劃。實踐中，應當充分發揮出計算機管理軟件系統的優勢，統一設定二級學院資料室的使用權限與級別，推動二級學院資料室的管理向著規范化、標準化的方向發展。在此過程中，嚴格管理上傳于系統中的資源信息，嚴禁不良信息在網上發布，也不得在網上著錄信息不完整、不規范的數據。為了實現這一目標，應當聯合高校圖書館技術部門、各學院網絡管理員，共同組建起技術指導監督小組，針對高校內所有的文獻信息系統展開管理與維護工作。在必要的情況下，高校還應當組建其專項工作小組，針對校園資料建設與發展中存在的問題（例如文獻統采的協調問題、文獻的統管問題等等）進行分析，并形成針對性的解決方案。

四、總結

通過逐步實現信息化建設與管理、搭建圖書館與資料室的一體化平臺、形成統一的管理機制，將二級學院資料室轉變為高校圖書館的“子館”，實現了高校圖書館與二級學院資料室的統一建設。