試析多校區(qū)高校的檔案管理模式

文/江蘇師范大學(xué)檔案館 陸建芳

高校通過(guò)合并、聯(lián)合辦學(xué)、共建、設(shè)置獨(dú)立學(xué)院和本地或異地分校區(qū)，形成了高校多校區(qū)辦學(xué)格局，為了很好地整合和利用多校區(qū)檔案資源，確立多校區(qū)辦學(xué)的檔案管理模式顯得十分重要。

一、高校多校區(qū)辦學(xué)類型

（一）合并型。高等教育改革過(guò)程中，出現(xiàn)兩所或更多所高校合并的情況，合并的類型可以歸納為兩種：一是合并重組型。具有相同層次的院校進(jìn)行實(shí)質(zhì)性合并，實(shí)現(xiàn)全方位的重組整合和深度融合，從而形成了辦學(xué)實(shí)力大大增強(qiáng)的綜合性或多科性大學(xué)。二是合并互補(bǔ)型。一般是幾所規(guī)模小的單科性院校合并，或并入規(guī)模較大的學(xué)科門類較多的院校，從而形成了優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、實(shí)力增強(qiáng)的綜合性或多科性大學(xué)。

（二）聯(lián)辦型。高校在升級(jí)辦學(xué)層次或開設(shè)新專業(yè)上條件所限，尋求其他高校為其助力，在得到上級(jí)教育主管部門批準(zhǔn)同意后，高校之間開展聯(lián)合辦學(xué)，從而改善了教育資源配置，優(yōu)化了專業(yè)結(jié)構(gòu)布局，提高了辦學(xué)層次和效益。

（三）共建型。高校為了全方位得到提升，尋求高校之間的合作，達(dá)到共知、共享、共建的目的，在學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研、辦學(xué)資源、后勤服務(wù)等方面開展廣泛深度合作，形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共享的共建辦學(xué)體系。

（四）設(shè)置分校區(qū)型。高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校原有校區(qū)不能滿足辦學(xué)需求，出現(xiàn)設(shè)置分校區(qū)辦學(xué)的局面。設(shè)置分校區(qū)類型有兩種：一是本地分校區(qū)型。在學(xué)校周邊或跨區(qū)另選址建設(shè)分校區(qū)。二是異地分校區(qū)型。高校的擴(kuò)招帶動(dòng)了異地校區(qū)建設(shè)，發(fā)展和校園面積受限的高校在周邊城市或跨省尋求辦學(xué)空間設(shè)置分校區(qū)，尤其是名校到異地辦學(xué)，更受異地政府的歡迎與支持，通常歸屬母體高校管理。

（五）設(shè)置獨(dú)立學(xué)院校區(qū)型。許多公立高校與社會(huì)力量合作和利用市場(chǎng)機(jī)制辦學(xué)，在主校區(qū)以外設(shè)置具有某種獨(dú)立社會(huì)身份的獨(dú)立學(xué)院。有兩種基本類型：一是由公立高校獨(dú)自或結(jié)合其他公有力量舉辦的公辦型獨(dú)立學(xué)院；二是公立高校與私有力量合作舉辦的民辦型獨(dú)立學(xué)院。既不同于傳統(tǒng)的公立高校，也不屬于純粹的民辦高校。

二、多校區(qū)高校的檔案管理模式

多校區(qū)高校應(yīng)打破原有各自的檔案管理模式，建立與多校區(qū)辦學(xué)類型相適應(yīng)的檔案管理模式。

（一）集中管理模式。集中管理模式是把學(xué)校所有校區(qū)檔案館的人財(cái)物進(jìn)行重組整合并實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。這種管理模式最適宜設(shè)置本地分校區(qū)型高校，較適宜合并重組型高校。不僅對(duì)原有獨(dú)立的各館人財(cái)物進(jìn)行實(shí)質(zhì)性深度融合，而且對(duì)原有的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)工作流程及規(guī)范進(jìn)行深入的改革統(tǒng)一。優(yōu)點(diǎn)顯而易見：檔案組織機(jī)構(gòu)得到重組整合，檔案設(shè)備資源得到優(yōu)化配置，檔案信息資源得到規(guī)范管理和深度開發(fā)，形成完善具有特色的檔案館藏體系。這種管理模式的組織實(shí)施存在一定的困難和阻力，因?yàn)樵懈黟^有各自的發(fā)展歷史，在檔案館建設(shè)規(guī)模、發(fā)展目標(biāo)、基礎(chǔ)設(shè)施、館藏體系、精品特色、數(shù)字化程度等方面存在一定差距，在管理體制、部門設(shè)置、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、檔案管理系統(tǒng)等方面不盡相同，這些方面在短期內(nèi)很難達(dá)到統(tǒng)一，只有學(xué)校的合并達(dá)到了實(shí)質(zhì)性的深度融合，歷經(jīng)長(zhǎng)時(shí)間的磨合，具備檔案館實(shí)質(zhì)性合并的充分條件，才能采取集中管理模式。這也是其他管理模式逐漸向集中管理方向發(fā)展的終極理想模式。這種模式通常表現(xiàn)為兩種形式：一是單座檔案館舍形式。通常是在主校區(qū)選取或新建一座面積大的館舍，把全校檔案納入其中，并區(qū)分不同全宗檔案的統(tǒng)一管理形式，適宜學(xué)校規(guī)模小和館藏量不大并且校區(qū)相對(duì)集中的多校區(qū)高校。二是多座檔案館舍并存形式。通常是對(duì)原有各校區(qū)檔案館的人財(cái)物重組整合后，按檔案館部室或按檔案全宗把同一個(gè)全宗檔案納入相應(yīng)各館舍，原有各獨(dú)立的檔案館建制不再存在，適宜各校區(qū)檔案館相距不遠(yuǎn)、館舍群較為集中的多校區(qū)高校。

（二）分級(jí)管理模式。分級(jí)管理模式是對(duì)各校區(qū)檔案館的人財(cái)物從方便不同全宗的管理和利用角度出發(fā)，需統(tǒng)則統(tǒng)，需分則分，統(tǒng)中有分，分中有統(tǒng)，最大程度重組整合各館資源。“統(tǒng)”體現(xiàn)在：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范，避免檔案重復(fù)收藏，有利于建設(shè)合理并具有特色的檔案館藏體系與服務(wù)體系。“分”體現(xiàn)在：各分館針對(duì)校區(qū)的不同辦學(xué)層次、學(xué)科設(shè)置、作息時(shí)間及閱檔群體，制訂各分館的檔案收集范圍、開放服務(wù)時(shí)間及檔案服務(wù)形式，具有靈活性，發(fā)揮檔案管理與服務(wù)最大成效。“統(tǒng)中有分”體現(xiàn)在：各分館在遵循總館的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)各校區(qū)辦學(xué)特點(diǎn)和各館辦館特色，制訂各分館的規(guī)章，從而開展各項(xiàng)工作，做到統(tǒng)而不死。“分中有統(tǒng)”體現(xiàn)在：各分館在檔案管理與服務(wù)方面，雖然有一定自主性，但不能越出總館制定的業(yè)務(wù)規(guī)程，從而分而不亂。這種模式最適宜設(shè)置異地分校區(qū)型高校，較適宜規(guī)模較大的、校區(qū)相距較遠(yuǎn)的合并重組型高校。原始院校大多數(shù)在不同地區(qū)，而且相距比較遠(yuǎn)，檔案信息過(guò)于分散，檔案部門難以集中對(duì)其進(jìn)行管理。這種模式通常表現(xiàn)為總館—分館形式，選擇規(guī)模較大、管理科學(xué)的主校區(qū)檔案館作為總館，或是新建主館舍為總館，分校區(qū)的檔案館作為總館領(lǐng)導(dǎo)下的分館。

（三）協(xié)調(diào)管理模式。協(xié)調(diào)管理模式是對(duì)各校區(qū)檔案館的人財(cái)物進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。各校區(qū)的檔案館基本上保留原有建制，由學(xué)校的檔案工作委員會(huì)等組織機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)各館之間的關(guān)系。這種模式最適宜合并互補(bǔ)型高校，較適宜合并重組型高校合并初期。合并互補(bǔ)型高校通常校區(qū)分散，相距較遠(yuǎn)，辦學(xué)具有相對(duì)獨(dú)立性；合并重組型高校合并初期，尚未達(dá)到實(shí)質(zhì)性合并融合程度。這種管理模式通常表現(xiàn)為一校多館并列形式，即各校區(qū)分別設(shè)立同級(jí)別的檔案機(jī)構(gòu)，相互之間在業(yè)務(wù)上相對(duì)獨(dú)立，又協(xié)調(diào)互助，在隸屬關(guān)系上是平級(jí)的。不僅各校區(qū)檔案館館舍獨(dú)立，而且保存原有的檔案組織機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)班子、業(yè)務(wù)部門和工作流程、管理體制和管理制度、資源管理和經(jīng)費(fèi)收支等，這是一種名合實(shí)離、松散的管理模式，能夠保持各館的辦館特色，但缺點(diǎn)明顯：不利于打破各自為政的狀態(tài)，各自的資源得不到有效整合和優(yōu)化配置，學(xué)校層面形成的檔案存在重復(fù)收藏現(xiàn)象，造成不必要的浪費(fèi)；檔案管理體制和業(yè)務(wù)流程不一致、采用的檔案管理系統(tǒng)不相同，不利于全校師生的檔案利用，資源共享率低。

（四）獨(dú)立管理模式。獨(dú)立管理模式是保持各校區(qū)檔案館的人財(cái)物等各方面的獨(dú)立管理。這種模式最適宜共建型和聯(lián)辦型高校，較適宜設(shè)有獨(dú)立學(xué)院的高校。共建型和聯(lián)辦型高校各有獨(dú)立的法人和領(lǐng)導(dǎo)班子，實(shí)屬獨(dú)立的高校，只是在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究等方面聯(lián)辦與共建，實(shí)現(xiàn)資源共享，達(dá)到雙贏的目的。獨(dú)立學(xué)院早期屬于母體高校管理，隨著高等教育的改革與發(fā)展，此類獨(dú)立學(xué)院的管理逐步從母體高校中剝離，成為有別于母體高校法人的獨(dú)立學(xué)院，因而設(shè)置獨(dú)立學(xué)院檔案室（館）成為趨勢(shì)，這種管理模式通常表現(xiàn)為一校多館獨(dú)立形式，各檔案館保持獨(dú)立，互不干擾，各館之間只是通過(guò)業(yè)務(wù)交流、館際互查等活動(dòng)開展聯(lián)系與合作。