信息化時代醫院檔案管理工作的策略

文/山西省人民醫院 樊怡

作為醫院的歷史發展記錄，檔案管理工作對于醫院工作的開展有著重要的作用。為此，醫院管理者必須重視檔案管理工作的重要性，切實提升醫院檔案管理人員的能力，改善當前醫院檔案管理工作存在的不足，以此有效保障醫院檔案管理工作的質量和水平。

一、醫院檔案管理工作的內容及特點

（一）醫院檔案管理工作的內容。醫院檔案管理工作的內容，主要指的是醫院在處理行政事務活動時，將各門類文件材料轉換成檔案的過程。具體地說，包括檔案的收集、整理和利用。通過整理、總結醫院的發展過程，將在發展過程中重要的事情記錄在冊，以此來為醫院今后的發展提供參考性資料。醫院檔案管理工作的內容主要包括文書檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、出生醫學證明檔案以及死亡檔案等等，這些均要求檔案管理人員在工作過程中具備嚴謹的態度和優秀的檔案整理能力，以及不可或缺的信息保密意識。

（二）醫院檔案管理工作的特點。對于醫院的檔案管理工作來說，其主要具備四個特點：首先，檔案管理要具有規范性。由于人們要對醫院的公文進行有效收集、歸納和整理，若收集的信息不具有規范性和真實性，那么檔案管理工作則失去了應有的價值。其次，醫院的檔案管理工作有著標準性的特點。因此檔案管理工作人員，無論是標準的檔案整理抑或是檔案歸納，都要嚴格按照規章制度的標準來執行。再者，醫院的檔案管理工作具有嚴格的保密性。要求檔案管理人員要切實做好檔案的保密工作，對于電子文件要謹防電腦病毒的威脅，對于紙質文件則要嚴防居心不良的人竊取、盜用。最后，醫院的檔案管理工作具有一定的服務性。服務性的這一特點主要體現在檔案管理的信息數據要為人們所用，并有效推動醫院下一階段發展目標的達成，只有這樣才能夠真正意義上發揮檔案管理工作的作用。

二、信息化時代醫院檔案管理工作的現狀

當前的醫院檔案管理工作主要存在五個問題：第一，醫院整體對于檔案管理工作的重視程度不夠。根據調查顯示，當前的醫院管理層關注重點大多在于日常績效以及醫護水平，對于檔案管理工作過問較少。這就導致了基層的檔案管理人員在工作過程中會喪失應有的熱情，對于檔案管理工作的興致不高，無法時刻保持認真負責的態度來對待這項工作，所以管理的最終效果較差，醫院在需要檔案時要耗費大量的時間精力去尋找、核實。第二，由于醫院的發展需要各式各樣的、區域范圍廣的信息，這就導致醫院的檔案管理人員在實際工作中感覺比較繁雜，對于有效或無效的信息難以區分。第三，醫院檔案管理工作目前嚴重缺乏專業的檔案管理人員，由于個別醫院管理層沒有對檔案管理工作給予應有的重視，且綜合性的檔案室對于工作人員的能力水平要求較高，如醫院缺少管理經驗豐富的檔案管理人員，則難以切實滿足醫院檔案管理工作的需求，無法保證檔案管理工作的質量。第四，有些醫院檔案管理設施面臨著淘汰的境地。信息化時代，醫院的檔案管理信息需要存儲在電子設備中，大部分檔案管理設備已經不具備先進性的特點。落后的管理設備容易造成信息流失、檔案失效等問題，嚴重滯后了檔案管理的整體效率。第五，醫院的檔案管理工作整體有著信息化程度較低的特點。我國目前大部分醫院沒有一套完整的信息化管理流程，這就造成了實際工作中容易出現信息遺漏、數據收集不全等問題，嚴重影響了醫院檔案管理的最終效果。

三、信息化時代醫院檔案管理工作的優化策略

（一）重視文件材料的歸納整理工作。對于醫院的檔案管理工作來說，最重要的就是文件材料的歸納整理工作，其不僅是整個檔案管理工作的基礎，同時，也是醫院發展的重要信息載體。為此，醫院首先應當采用先進的信息管理設備。信息化時代，醫院的日常運作方式要具備信息化的特點；并且由于醫院日常運營每天所產生的信息量巨大，只依賴人工處理難以及時達成管理目標，因此醫院必須要及時引進先進的檔案管理設備，將文件信息以電子的形式保存在設備內，在有效防止丟失的同時，提升了檔案管理工作的效率。其次，醫院管理層要安排專業的檔案管理人員。專業的檔案管理人員了解信息管理工作的規范標準，以及標準化的檔案處理模式，通過將其專業性素養與智能化信息設備的高效性加以結合，能夠有效提升檔案管理工作的整體效果。就整體而言，檔案管理工作包括記錄、審查、核對、審批以及備注等等，這一系列工作流程都說明了負責人員要對其有一定程度的了解，以此來結合醫院發展的實際需求進行工作，保障醫院檔案管理的基本效益。最后，醫院管理層要重視在醫院內部建立起功能強大的檔案管理信息系統。醫院的日常工作離不開信息處理，因此通過建立功能強大的檔案管理系統，能夠有效提升醫院檔案管理工作的整體效率。

（二）分清文件檔案信息的主次級別。對于醫院的文件信息來說，管理人員一定要區分好主次級別，也就是文件信息的重要程度，以此來促成高效的檔案管理工作效果。而檔案管理工作人員為達成這一目標，需做好如下幾點：首先，要明確文件信息的有效性和針對性，對于已經完成的信息要及時存檔，對于未完成的信息要進行記錄，切不可為減輕工作量隨意混合，造成秩序混亂的后果。其次，檔案管理人員要根據信息的形式、內容以及使用對象進行區分。再者，檔案管理人員要在分清文件信息的主次級別的同時，保證檔案具備其應有的保密性和完整性，對于涵蓋重要信息的檔案來說，保證其中的任何一部分信息都不會有不完善、不安全的情況出現。最后，醫院為達成區分文件信息主次的管理目標，可以在信息化檔案管理設備中融入分類管理的功能，譬如信息、圖片識別技術等等，促使電腦在錄入檔案信息時自動根據信息特點來進行分類，管理人員只需一道檢查的程序就能夠完成檔案管理工作，最大程度上提升信息處理的效率及質量。

總而言之，準確的信息分類功能是保證檔案管理工作高效的重中之重，無論是醫院管理層抑或是具體從事檔案管理的人員都要加以重視，以此提升檔案管理水準。

（三）提升檔案管理工作人員的能力水平。想提升檔案管理工作人員的能力水平，應做好如下幾點：首先，醫院管理層要重視其是否具備應有的業務能力。信息化時代，檔案管理工作需要采用先進的技術設備來提高應用范圍。其次，由于醫院的檔案管理工作在很大程度上需要為管理層服務，因此，檔案管理工作人員要受過專業的管理培訓。例如，醫院管理層級在制定下一季度的醫院運營目標時，需要根據上一階段和當前階段的運營現狀來進行分析、設計；且醫院日常運營的范圍是巨大的，這就說明檔案管理人員若無法根據檔案信息的使用區域分門別類，則很容易加大管理層具體問題具體分析的難度，不利于設定貼合實際的醫院運營目標。并且，由于醫院的規模、基礎設施都隨著時間的推移而逐步發展擴大，因此檔案管理人員若不具備過硬的能力素質，將無法按照醫院的日常運行狀態來總結信息，那么會在很大程度上降低醫院工作的效率。最后，為切實提升醫院管理人員的綜合能力素質，醫院管理層可以定期在醫院內部，開展針對檔案管理人員的培訓工作。管理層為此可以邀請專業的檔案管理人員在醫院開展培訓講座，并對于工作人員的受訓效果做好反饋工作，將優化檔案管理的實踐效果為前提，增強工作人員的整體管理能力。與此同時，醫院管理層要監督培訓授課教師是否將檔案管理的工作流程細化到具體，并將每個流程的具體操作向檔案管理人員進行講述。因為只有落實到具體和實處，才能夠在真正意義上提升檔案管理工作的質量，實現新時代檔案管理工作的新目標。

（四）健全完善的醫院檔案管理模式。對于健全和完善醫院的檔案管理制度模式來說，醫院管理層以及檔案管理工作人員需要注重以下三點：首先，要促成檔案信息在醫院內部平臺上共享的效果。在過去，醫院在進行檔案管理時，受時間和地域的影響，難以在第一時間接收準確的信息。而當今這個信息化時代，醫院在進行檔案管理時，通過互聯網等平臺，能夠在不同載體或不同的地理位置將檔案的信息加以保存，并通過智能化技術達成信息共享的目的，有效提升了醫院檔案管理工作的效率。其次，醫院管理層在健全檔案管理模式時也要注重提升醫療服務效率的效果。最后，醫院的檔案管理人員要注重設備創新以及技術革新工作，盡可能在短期內達成檔案管理信息化建設的目標，從而構建出科學高效的信息化檔案管理新模式，為醫院的未來發展增添力量。

在信息化建設程度高度發達的今天，醫院的檔案管理工作要迎合時代特點，切實提升工作的水準。與此同時，醫院的管理層及檔案管理工作人員要為此而深入分析醫院運營的現狀，明確檔案管理工作中存在的漏洞，并對此提出相應的解決措施，以此在醫院內部促成合理先進的檔案管理新模式。