疾控中心檔案管理發(fā)展路徑探析

文/南京市疾病預(yù)防控制中心 張寧

疾控中心的建立，能夠有效預(yù)防并控制疾病，為我國營造良好的社會環(huán)境。通常疾病控制中心工作依靠的是其所保管的各種檔案資料。這些檔案資料珍貴，數(shù)量非常大，必須要科學(xué)管理，才能夠發(fā)揮作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，衛(wèi)生事件在逐步增加，疾控中心檔案管理工作變得越來越繁重。如果不對管理工作的模式進(jìn)行優(yōu)化，很容易導(dǎo)致資料保存不完善，影響疾控中心的有效運(yùn)行。因此必須對疾控中心檔案管理的發(fā)展進(jìn)行研究。

一、疾控中心檔案的特點(diǎn)

疾控中心檔案具有三大特征：第一，信息較多且來源復(fù)雜。在疾控中心檔案中包含突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疾病預(yù)防與控制、衛(wèi)生檢測與評價(jià)、健康教育與促進(jìn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)、技術(shù)咨詢與服務(wù)及黨、政、工、團(tuán)、民主黨派管理等活動中形成的各種門類、載體檔案的總和。第二，動態(tài)性特征。對于疾病的預(yù)防是一個(gè)長期的工作?，F(xiàn)階段傳染病病毒種類在逐年增加，病毒在不斷變異，疾控中心作為傳染病預(yù)防控制部門，疾控檔案隨著疾病的變化需要不斷更新。第三，較高的研究價(jià)值。與一般醫(yī)療檔案不同，疾控中心的檔案是全民全生命周期的記錄，關(guān)乎社會群眾的身體健康，對于病毒的發(fā)現(xiàn)、發(fā)展、控制、消除有著一整套的數(shù)據(jù)體系，有著較高的研究價(jià)值，為疾病控制輔助決策提供了大數(shù)據(jù)支撐。

二、疾控中心檔案管理工作的意義

疾控中心內(nèi)部涉及很多檔案，如果不對其進(jìn)行整理，必然會影響疾控中心工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這是檔案工作必須要開展的原因。疾控中心開展檔案管理工作具有以下意義：首先，可以實(shí)現(xiàn)一次性錄入、隨時(shí)輸出的目的，減少了檔案在取出以及加工時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間。傳統(tǒng)的疾控中心在開展檔案管理時(shí)，主要以手工收集以及整理為主，這種方式導(dǎo)致工作的效率比較低，給工作人員帶來了很大的工作困擾。融入信息化之后，整個(gè)管理檔案更加自動化，只需要直接在電腦中將檔案數(shù)據(jù)錄入，便可以多次且反復(fù)使用，為其他部門對資料的有效利用提供了幫助。其次，能夠合理對檔案進(jìn)行保管。疾控中心檔案的使用率比較高，相關(guān)人員工作時(shí)往往經(jīng)常性查詢檔案。如果采用傳統(tǒng)手工管理檔案的方式，必然會導(dǎo)致工作人員的工作壓力加大，也會造成檔案管理的無序化。融入信息化檔案管理之后，相關(guān)人員只需要通過共享平臺調(diào)取相應(yīng)的信息即可，不會給工作人員的檔案管理帶來困擾，有利于為社會創(chuàng)造健康的環(huán)境。信息檔案管理工作是為了更好地給疾控中心提供服務(wù)，而疾控中心設(shè)立的目的是及時(shí)監(jiān)測社會中存在一些危害因素，對疾病及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和控制。由此可見，將檔案管理好，有利于疾控中心更好地開展工作，維持社會的穩(wěn)定。

三、疾控中心檔案管理存在的問題

目前，疾控中心的檔案管理已經(jīng)步入信息化進(jìn)程，但是在信息化檔案管理的過程中仍然存在幾點(diǎn)問題：缺乏對檔案管理的重視度、檔案管理機(jī)制不完善、信息化的建設(shè)存在問題以及安全性管理問題。下面對這四大問題進(jìn)行分析和闡述。

（一）缺乏對檔案管理的重視度。疾控中心屬于公益機(jī)構(gòu)，其是為衛(wèi)生防疫服務(wù)的。檔案管理工作即便表現(xiàn)再優(yōu)異，也很難為社會創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。缺乏經(jīng)濟(jì)上的驅(qū)使，使得相關(guān)部門對該項(xiàng)工作并不重視，工作人員的積極性不高，在部門內(nèi)部忽略了對檔案和人才管理的重要性。然而，檔案管理工作又是一種非常復(fù)雜的工作，其程序較為繁雜，對于工作人員要求較高，其必須要擁有一定的專注力，且能夠默默奉獻(xiàn)，具備職業(yè)素養(yǎng)，做到當(dāng)天完成當(dāng)天的工作。但是由于工作人員以及部門對該工作不重視，導(dǎo)致檔案在管理時(shí)出現(xiàn)各種問題，影響了疾控中心的正常工作。

（二）缺乏完善的檔案管理機(jī)制。檔案管理機(jī)制不完善是疾控中心的一種普遍現(xiàn)狀，通常表現(xiàn)為不及時(shí)歸檔，業(yè)務(wù)檔案并沒有放入中心檔案室，而是直接存放在業(yè)務(wù)科室。并沒有基于科室對檔案進(jìn)行細(xì)化和分類，將所有的業(yè)務(wù)都?xì)w結(jié)為綜合類，這就導(dǎo)致很多檔案不能夠被及時(shí)利用。在需要使用時(shí)，則要花費(fèi)大量的時(shí)間去尋找。融入信息化電子檔案之后，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的不成熟以及工作人員錄入信息能力的問題，比如在錄入信息時(shí)，為了保證錄入的速度，只是錄入了一些基本的信息，這造成檔案數(shù)據(jù)庫不完整，使得相關(guān)信息無法被合理使用。

（三）缺乏對檔案信息的安全性管理。無論是傳統(tǒng)人工對檔案的管理，還是信息化對檔案的管理，其安全性都是非常重要的。因?yàn)?，在檔案中涉及很多的隱私資料，如泄露必然會影響社會的穩(wěn)定。然而，疾控中心對于檔案安全工作的保障度不夠，缺乏及時(shí)的備份和有效管理。同時(shí)，在融入信息化之后，未注重信息網(wǎng)絡(luò)存在的風(fēng)險(xiǎn)性，這給疾控中心檔案管理帶來了潛在的隱患。

四、實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理發(fā)展的策略

（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視度。首先，作為領(lǐng)導(dǎo)人員，必須要意識到檔案管理工作在整個(gè)疾控管理中心的重要性，在內(nèi)部建立檔案管理部門，為檔案部門分配合適的人力以及財(cái)務(wù)等相關(guān)資源，為檔案管理工作的開展提供保障。其次，領(lǐng)導(dǎo)人員需要在會議上強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的作用，讓全體人員對該工作重視，提升檔案管理部門的威信，保證檔案管理工作的有序化開展。最后，需要完善疾控中心檔案管理的相關(guān)法規(guī)。明確規(guī)定檔案在管理時(shí)的相關(guān)主體、原則，明確檔案管理的相關(guān)責(zé)任人、管理的范圍、流程手續(xù)等等。制定保管規(guī)定、期限以及實(shí)行分類歸檔，劃分類目的級別，建立分類管理的體系等，通過對檔案管理法規(guī)進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及信息化。

（二）優(yōu)化檔案工作管理的模式。為了保證檔案管理工作能夠有效落實(shí)，需要明確檔案管理工作的模式，將檔案工作分為四個(gè)部分。第一部分是對檔案的收集，這是檔案工作的起點(diǎn)。在收集檔案的過程中，工作人員要注重檔案的科學(xué)性、真實(shí)性以及完整性，確保所收集的檔案具備一定的參考價(jià)值。第二部分是對檔案的整理，在整理檔案時(shí)，需要將零散文件根據(jù)要求編號，合理歸類。在這個(gè)過程中，檔案人員需要非常專注，切勿出現(xiàn)信息分類錯(cuò)誤的情況。第三個(gè)部分是立卷工作，即將整理好的資料進(jìn)行規(guī)整，這是整理的最后環(huán)節(jié)。第四個(gè)部分是歸檔，將整理好的資料保存到檔案室。同時(shí)要上傳到共享信息平臺，合理保存。在整個(gè)工作中，需要明確檔案人員的責(zé)任，防止出現(xiàn)分類錯(cuò)誤或者是檔案遺失的情況。

（三）加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)以及相關(guān)設(shè)施。信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案管理工作必然會從傳統(tǒng)的人工管理模式走向信息化管理的模式。首先，疾控中心應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理設(shè)備的重視，并在管理工作中融入現(xiàn)代化的掃描設(shè)備，緩解工作人員工作的壓力。其次，基于檔案管理工作的實(shí)際流程，研發(fā)管理的軟件，將相關(guān)檔案信息錄入軟件系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對檔案的有效保存。同時(shí)，還便于相關(guān)人員對檔案進(jìn)行檢索，增強(qiáng)檔案工作的便利性。除此之外，合理利用OA平臺，通過OA平臺將檔案信息全過程連接，確保在對檔案管理時(shí)可以實(shí)現(xiàn)信息化。只有不斷完善檔案管理的相關(guān)設(shè)施，合理利用信息技術(shù)，才能夠促進(jìn)檔案管理從人工轉(zhuǎn)為自動化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，疾控部門內(nèi)部的檔案越來越多，且種類比較復(fù)雜，數(shù)量也在不斷增長。尤其是對疾病監(jiān)測、科技監(jiān)測的內(nèi)容在逐步增加，這對于檔案管理工作人員而言是一個(gè)重大的考驗(yàn)。想要做好疾控中心檔案管理工作，滿足當(dāng)前檔案管理的基本要求，需要提升檔案管理人員的工作能力。首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理人員的工作理念，加強(qiáng)其對于現(xiàn)代化信息技術(shù)使用的認(rèn)知能力，繼而為檔案管理工作走向信息化奠定基礎(chǔ)。其次，優(yōu)化檔案管理內(nèi)部人才的結(jié)構(gòu)，提升檔案人才招聘的標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)檔案管理方面專業(yè)能力較強(qiáng)的人才，且具備一定的信息技術(shù)能力。另外，對于檔案管理相關(guān)人員，應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)，提升人員對工作的重視度以及專業(yè)性。最后，可以在工作中建立考核制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，一旦出現(xiàn)檔案管理問題，需要找到源頭，分析原因，積極改正。同時(shí)，對于多次出現(xiàn)失誤的員工，要進(jìn)行一定的懲罰，以保證檔案管理工作的科學(xué)性、真實(shí)性。

（五）保障檔案管理工作的安全性。信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得很多疾控中心開始了檔案管理和信息化的融合，以降低管理人員工作的壓力，提升工作的效率。但是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)本身具備開放性，其所存在的安全性問題是不容忽略的，在檔案管理的信息化中很容易遭到第三方的惡意攻擊、監(jiān)控等不良行為，影響整個(gè)檔案的安全性。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)盜取，必然會威脅社會的穩(wěn)定。因此，疾控中心必須要針對信息化檔案管理制定較為完善的安全保障體系。首先，要提高管理人員的安全防范意識，在工作中注意保密，防止出現(xiàn)被盜用的情況。其次，可以在信息化檔案管理中融入信息數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，提高檔案的安全性。

五、結(jié)語

作為服務(wù)大眾的公益性單位，疾控中心對于疾病的預(yù)防和控制，社會危險(xiǎn)因素的監(jiān)測具有重要的意義。其中檔案管理對于疾控中心工作的開展具有不可替代的作用。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理的重視度，優(yōu)化檔案管理模式，加強(qiáng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及相關(guān)設(shè)施的建立，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。