淺談衛(wèi)生健康行政許可檔案的重要性

文/濟(jì)南市行政審批綜合保障中心 呂秋儀

衛(wèi)生健康行政許可是各級(jí)衛(wèi)生健康行政機(jī)關(guān)按照法律規(guī)定，通過(guò)事前控制方式對(duì)衛(wèi)生健康事業(yè)進(jìn)行管理的一種重要手段。從應(yīng)用情況看，衛(wèi)生行政許可檔案是衛(wèi)生健康行政部門(mén)和行政審批服務(wù)部門(mén)依法實(shí)施衛(wèi)生行政許可各項(xiàng)事項(xiàng)申請(qǐng)、管理、審查、決定、送達(dá)過(guò)程中所形成的具備保留價(jià)值的文字、圖片等形式的記錄。衛(wèi)生健康行政許可檔案記載了衛(wèi)生健康行政許可行為，能夠?yàn)樾l(wèi)生健康行政許可活動(dòng)的開(kāi)展提供重要法律依據(jù)支持，是衛(wèi)生健康行政部門(mén)和行政審批部門(mén)各項(xiàng)工作規(guī)范化管理的重要體現(xiàn)。

一、衛(wèi)生健康行政許可檔案的特點(diǎn)分析

（一）衛(wèi)生健康行政許可檔案類(lèi)型眾多。當(dāng)前，衛(wèi)生健康行政許可檔案類(lèi)型基本分為三類(lèi)，分別為：醫(yī)療衛(wèi)生檔案、公共衛(wèi)生檔案、醫(yī)師護(hù)士檔案。這些檔案具體分為多個(gè)小的類(lèi)型，以公共衛(wèi)生檔案為例，具體包含公共場(chǎng)所檔案、涉水產(chǎn)品檔案、消毒產(chǎn)品檔案、供水單位檔案等。向下還能夠細(xì)分為新辦檔案、變更檔案、延續(xù)換證檔案和注銷(xiāo)檔案等。

（二）檔案生成數(shù)量較多。在各種社會(huì)資本不斷進(jìn)入醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的今天，衛(wèi)生健康行政許可業(yè)務(wù)量不斷增加，各類(lèi)衛(wèi)生健康許可檔案數(shù)量成倍增長(zhǎng)，這些檔案大多集中在醫(yī)師和護(hù)士執(zhí)業(yè)注冊(cè)檔案上。檔案的生成管理需要在行政審批人員的指導(dǎo)、監(jiān)督下對(duì)各部門(mén)人員的申報(bào)資料進(jìn)行綜合分析，之后按照衛(wèi)生行政許可審核的基本程序和管理規(guī)定，對(duì)這些檔案內(nèi)容進(jìn)行審查、管理，各類(lèi)檔案信息最終生成文字性資料。

（三）檔案的保管期限不同。根據(jù)《山東省衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案管理辦法（試行）》中規(guī)定，衛(wèi)生健康行政許可檔案的保管期限根據(jù)許可事項(xiàng)的不同性質(zhì)劃分為永久、30年和5年。《醫(yī)療廣告管理辦法》規(guī)定醫(yī)療廣告成品樣件和審查意見(jiàn)保存時(shí)間，自《醫(yī)療廣告審查證明》生效之日起至少2年。不同的衛(wèi)生健康行政許可檔案有著不同的保管期限。

二、衛(wèi)生健康行政許可檔案管理存在的問(wèn)題

（一）衛(wèi)生健康行政許可文書(shū)制作存在的問(wèn)題。第一，衛(wèi)生健康行政許可文書(shū)使用不規(guī)范。根據(jù)衛(wèi)生部門(mén)頒布的文件要求，省級(jí)衛(wèi)生行政部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際情況來(lái)適當(dāng)增加許可文書(shū)。但是從實(shí)際應(yīng)用情況來(lái)看，衛(wèi)生健康行政許可文書(shū)檔案的使用不夠規(guī)范，一些許可案卷中沒(méi)有明確的落款。第二，衛(wèi)生健康行政許可檔案中一些許可申報(bào)資料不符合規(guī)定。在衛(wèi)生健康行政許可申報(bào)的時(shí)候，有關(guān)申請(qǐng)人提交的申請(qǐng)資料不符合相關(guān)要求，表現(xiàn)為缺少必要的衛(wèi)生設(shè)施布局平面圖、衛(wèi)生設(shè)備、消毒設(shè)備清單資料。第三，衛(wèi)生健康行政許可檔案文書(shū)制作不規(guī)范。衛(wèi)生健康行政許可檔案制作過(guò)程中存在申請(qǐng)資料填寫(xiě)不完善、提交資料缺乏必要公章、資料審查不規(guī)范、資料核查不仔細(xì)等問(wèn)題。

（二）衛(wèi)生健康行政許可檔案管理存在的問(wèn)題。第一，缺乏對(duì)衛(wèi)生健康行政許可檔案管理的重視。一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)以及衛(wèi)生健康行政許可申辦人員對(duì)衛(wèi)生健康行政許可檔案存在的意義和作用缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，在具體工作中一味關(guān)注衛(wèi)生健康行政許可的數(shù)量，忽視了對(duì)衛(wèi)生健康行政許可檔案申請(qǐng)資料的審查。第二，衛(wèi)生健康行政許可檔案材料管理不科學(xué)。1.組卷不科學(xué)。在衛(wèi)生健康行政許可檔案管理的時(shí)候，沒(méi)有嚴(yán)格按照申報(bào)事項(xiàng)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，沒(méi)有將類(lèi)似的事項(xiàng)歸為一個(gè)管理區(qū)間，更沒(méi)有按照保管期限進(jìn)行立卷處理。2.歸檔資料不規(guī)范。衛(wèi)生健康行政許可檔案歸檔資料不規(guī)范突出表現(xiàn)為：卷內(nèi)資料的排列順序不科學(xué)；檔案資料的草擬文件介質(zhì)使用不科學(xué)；卷內(nèi)頁(yè)碼編制存在遺漏的問(wèn)題；案卷封面擬定過(guò)于抽象。

三、衛(wèi)生健康行政許可檔案管理優(yōu)化對(duì)策

（一）規(guī)范衛(wèi)生健康行政許可基本行為。第一，相關(guān)人員需要在第一時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)外公布衛(wèi)生健康行政許可檔案的各個(gè)事項(xiàng)、行政許可辦事指南、一次性告知等內(nèi)容。衛(wèi)生健康行政許可行為的各項(xiàng)事宜不僅要在當(dāng)?shù)匦l(wèi)生監(jiān)督網(wǎng)站、政務(wù)服務(wù)中心網(wǎng)站窗口公開(kāi)，具體細(xì)節(jié)還需要參考受理窗口的申請(qǐng)表格和資料模板。第二，規(guī)范衛(wèi)生健康行政許可文書(shū)的制作。結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)衛(wèi)生健康行政許可的要求，按照《山東省衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案管理辦法（試行）》文件要求，對(duì)衛(wèi)生行政許可文書(shū)進(jìn)行規(guī)范化。

（二）強(qiáng)化衛(wèi)生健康行政許可檔案室的建設(shè)。衛(wèi)生健康行政許可檔案的管理需要在特定環(huán)境中進(jìn)行，為此，需要相關(guān)人員調(diào)動(dòng)一切積極因素打造衛(wèi)生健康行政許可檔案室，為衛(wèi)生健康行政許可檔案室購(gòu)進(jìn)符合檔案要求的各項(xiàng)裝備和設(shè)備，從而使得衛(wèi)生健康行政許可檔案管理滿足現(xiàn)代化需要。另外，還需要制定衛(wèi)生健康行政許可檔案使用制度，規(guī)范有關(guān)人員使用和查閱檔案資料的行為，確保檔案使用符合指定的章程要求。

（三）強(qiáng)化對(duì)衛(wèi)生健康行政許可檔案的管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的集中性保管。第一，不管是什么級(jí)別的衛(wèi)生健康行政許可檔案管理機(jī)構(gòu)，都需要嚴(yán)格按照集中保管的原則進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)格禁止出現(xiàn)個(gè)人分散性管理檔案的行為。第二，按照《山東省衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案管理辦法（試行）》文件要求，借鑒《山東省行政許可檔案管理辦法》的基本要求對(duì)衛(wèi)生健康行政許可檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)格篩選檔案管理人員，安排具備一定專業(yè)能力的人員從事衛(wèi)生健康行政許可檔案管理。第三，完善衛(wèi)生健康行政許可檔案考核制度。通過(guò)衛(wèi)生健康行政許可檔案管理制度的建立來(lái)提升整個(gè)檔案管理質(zhì)量。另外，在檔案提交的過(guò)程中，還需要相關(guān)人員嚴(yán)格把好許可案卷歸檔質(zhì)量關(guān)卡，對(duì)檔案提交資料不完善、缺少必要審批簽字蓋章、歸檔不符合要求的衛(wèi)生健康行政許可檔案案卷一律予以退回。

（四）加強(qiáng)衛(wèi)生行政許可檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通過(guò)為衛(wèi)生行政許可檔案管理提供充足的設(shè)施設(shè)備支持，能夠更好地優(yōu)化檔案管理，其中，在衛(wèi)生行政許可檔案管理的過(guò)程中，需要根據(jù)實(shí)際工作需要來(lái)提供專用庫(kù)房、閱覽室、檔案工作人員辦公室等，并購(gòu)入檔案裝備和設(shè)施。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，衛(wèi)生健康行政許可檔案是各地區(qū)衛(wèi)生健康行政機(jī)構(gòu)按照法律規(guī)定采取事前控制的方式來(lái)管理衛(wèi)生健康事務(wù)的手段。這項(xiàng)工作的開(kāi)展能夠更好地促進(jìn)衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展。為此，在新的歷史時(shí)期，需要相關(guān)人員根據(jù)衛(wèi)生健康行政許可檔案管理特點(diǎn)和基本需求，從多個(gè)角度著手思考怎樣優(yōu)化衛(wèi)生健康行政許可檔案管理，通過(guò)制度的完善、人員的培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)更好地優(yōu)化衛(wèi)生健康行政許可檔案管理，促進(jìn)衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展。