科研事業單位財務信息系統建設探析

中國醫學科學院放射醫學研究所 中交智運有限公司

引言

2019年1月1日起行政事業單位開始執行《政府會計制度》，制度明確指出：“單位應當重視并不斷推進會計信息化的應用。”如何優化傳統的財務報銷系統，以財務信息為基礎，對經濟業務流程進行梳理再造，將內控制度滲透到預算管理、收支管理、資金管理等經濟業務流程中，通過建立相互牽制、制衡的流程起到防范和管控單位經濟風險的作用，建設全流程一體化的財務信息系統是當前事業單位財務發展的趨勢，本文將結合工作中的實操經驗對科研事業單位的財務信息系統建設進行探析。

一、事業單位財務信息系統建設中存在的問題

隨著信息化時代的到來和新《政府會計制度》的實施，傳統的會計電算化已不能適應當前事業單位的發展要求，越來越多的事業單位開始建立財務信息系統，但是在建設過程中仍然存在一些問題。

（一）“一把手”重視程度不夠

當前很多事業單位的財務信息系統是網上報銷系統，能夠實現銀企直聯并自動推送憑證，這項工作大多是由財務處在單位平行推進開展的，“一把手”領導對此缺乏足夠的重視。較理想的財務信息系統是以財務信息的方式將預算編制、預算執行、財務核算分析、績效管理等各類經濟業務規范化量化，而不僅僅是單純的網上報銷。財務信息系統的建設需要“一把手”高度重視、自上而下的推進實施，需要單位各個部門的大力配合，最終達到業財融合，實現財務全過程的閉環管理，單純依靠財務處的號召很難實現。

（二）制度不能有效實施或者制度不夠完善

財務信息系統表現為一項項流程化的經濟業務，流程是單位各項規章制度的表達方式。財務信息系統的建設離不開流程的設置，每項經濟業務的流程包含了審批權限、報銷標準、佐證附件等。有的財務信息系統在設計時有漏洞，導致制度不能有效實施，比如在系統中缺少對不同級別人員出差住宿的標準限制，導致住宿超標。近年來科研事業單位的經費管理制度更新較多，有的單位制度缺失或老舊導致業務流程不規范，比如一般課題的會議費、差旅費、國際合作與交流費，項目實施中發生的三項支出之間可以調劑使用，但不得超出三項支出預算總額，而最新的制度規定：國家自然科學基金項目、國家重點研發計劃項目三項支出可根據科研活動的實際需要調整，不再受總額限制。因此在設計財務信息系統時要充分體現各項規章制度的規定，并有效實施。

（三）數據系統孤島現象普遍

在信息化發展的過程中，科學事業單位大都存在數據系統孤島現象，比如同時存在科研課題管理系統、合同管理系統、收入管理系統、網上報銷系統、人力資源系統和財務核算系統等，這些系統都是在相關部門的領導下獨立存在，不能實現數據共享，難以考核單位整體運行情況。

二、事業單位搭建財務信息系統的必要性

（一）優化內控流程，提高管理水平

建設財務信息系統是優化單位內部控制的有效途徑，通過梳理業務流程，識別單位層面和業務層面的風險點，優化制度，降低風險。在單位層面，各項經濟業務的決策和執行崗位相互分離，“三重一大”等重大經濟事項通過集體決策；在業務層面，預算業務、收支業務、資產業務、合同業務、財務核算等模塊通過搭建一體化信息平臺，將各項審批權限、發放標準等制度體系內嵌于系統中，極大地降低了人為失誤和操縱的風險，有利于加強廉政風險防控，提高單位管理水平。

（二）輸出標準化財務數據，提高會計信息質量

2019年1月1日起行政事業單位開始執行《政府會計制度》，按照制度規定事業單位應當對納入部門預算管理的現金收支業務平行記賬、生成雙報表。平行記賬的業務還要按照資金來源、支出性質等進行科目分類，科研事業單位在用的會計科目往往有幾百個之多，手工入賬方法會因人而異、標準不一，容易出現差錯，不能適應當前財務的發展。財務信息系統將各項經濟業務分類，提前將各類業務的會計分錄制定好，前置于各項業務流程，待業務發生時直接推送憑證，保證了會計處理口徑的一致性，提高了會計信息的準確性，促進了財務管理的規范化。

（三）實現數據信息共享，把握單位整體運營情況

建設財務信息系統有利于內部部門之間實現數據信息共享。所有的經濟業務活動都不是獨立存在的，最終都體現在財務報表中，例如：年度預算與執行、科研課題立項與支出、人員工資、資產臺賬、合同執行等，都能通過財務數據來反應。通過搭建以財務系統為中心的信息系統能夠有效避免信息孤島現象，減少系統維護的人工成本和重復建設成本，實現財務全過程閉環管理，有助于業財融合，把握單位整體經營狀況，做出宏觀決策。

三、科研事業單位財務信息系統建設的總體思路

（一）事前進行充分調研，把握信息系統建設需求

調查研究是做各項工作和進行決策的基本前提，財務信息系統建設前的調研包括對單位內部的調研和對軟件開發公司的調研。對單位內部的調研包括對單位領導、科研科室和職能管理部門的調研，收集各個部門對信息系統建設的需求和建議，對收集的材料進行分析，整理出各項需求如何用財務信息系統銜接。對軟件開發公司的調研包括對單位資質、信譽、工作成果、人員穩定性和報價等方面的調研，篩選出開發實力強、經驗豐富、能夠勝任當前開發需求并在單位預算支出范圍內的軟件企業。

（二）確定信息系統建設目標，進行整體宏觀架構設計

結合調研材料，確定財務信息建設的總體目標，進行整體架構設計。當前業務與財務的融合逐步加深，通過財務信息系統打通經濟業務流程，成立一體化信息平臺成為大勢所趨。科研事業單位對預算編制、執行和績效考核越來越重視，在設計整體框架時將預算編制與中期調整、預算執行與績效考核、財務核算與數據分析都整合到財務信息系統中，可實現財務全過程閉環管理。為了提高工作效率，還要充分利用現代財務信息化技術，例如手機客戶端、影像掃描、發票識別系統、銀企直聯、掃碼支付等等，搭建一個兼容性強的平臺并為今后的系統升級創造空間。

（三）構建經濟業務板塊，設計信息系統實施方案

會計數據是記錄已經發生了的業務數據，具有滯后性，而科研事業單位大多是財政撥款單位，對財政資金的使用用途和執行進度有明確的要求，既不能超預算支出，又不能低于序時進度，因此財務信息的及時性尤為重要。在構建財務信息系統時，設置預算管理、合同管理、網上報銷、收入管理、財務核算和數據分析模塊，將預算與合同模塊前置于網上報銷模塊，在財務核算后增加數據分析模塊，將傳統的事后控制轉變為事前預測、事中控制、事后考核，充分發揮財務的管理職能，支撐單位事業更好發展。

在設計財務信息系統實施方案時，按照“預算管理-合同管理-網上報銷-財務核算-數據分析”的流程，借助全面預算將經濟業務向財務信息轉換，實現各業務板塊協同管控。將預算管理模塊設為系統的起點，將預算編制、調整、執行和考核納入系統全流程，設置每一筆網上報銷都必須選擇預算來源，簽訂合同的都必須關聯合同，通過財務核算模塊自動生成憑證，對于各類支出能夠查詢執行進度、提取數據進行橫縱向分析，有利于管理者做出宏觀決策。

（四）梳理完善現有制度，制作流程圖

財務信息系統中各個經濟業務板塊的運行表現為審批流程，審批的依據是單位現有的規章制度，因此制作流程圖的過程也是補充完善單位制度體系的過程。具體表現為提交事項是否在預算范圍內、審批權限是否符合制度要求、是否符合合同管理制度、是否符合政采和集中采購管理制度、是否符合資產管理規定、是否符合公務卡管理制度、附件是否齊全、是否超標準報銷、資金支付途徑是否準確等等，這些規定都要內嵌于流程中，打造透明可控的信息系統。

（五）重視硬件軟件設備管理，保障系統安全穩定運行

信息技術的運用是一把雙刃劍，給工作帶來極大便利的同時也給信息安全帶來了一些風險。科研事業單位的財務信息系統安全性直接影響到了單位的經營和發展，對于保護科研成果十分重要，因此在系統設計時對硬件和軟件的管理尤為重要。在硬件管理方面，要保證服務器和存儲容量的擴充、選取高性能的交換機、做好防護墻工作避免外接設備連接使主機遭受病毒攻擊；在軟件管理方面，要設好權限及角色、設置復雜不易被破解的密碼、做好備份工作，防止數據庫崩潰影響正常運行。另外，還要重視財務人才隊伍的建設，提高財務人員的綜合素質，兼顧專業性和技術性，培養復合型財務人才，為順利實施財務信息系統保駕護航。

結語

綜上所述，建設“業財一體”的財務信息系統是當前科研事業單位的發展趨勢，是單位內部控制有效實施、財務科學化管理的內在要求，單位領導和財務工作人員要重視財務信息系統建設，充分利用現代信息化技術，推動科研事業單位順利發展。