基于三級醫院對口支援行動檔案幫扶工作的思考

文/海南省人民醫院 李倩

醫院檔案（本文討論的檔案不包含病案）是指醫院運營管理等活動中產生的各類具有保存價值的文件、圖表、音像等不同形式或載體的歷史記載，檔案資源幾乎覆蓋醫院所有行政后勤管理部門，以及對臨床醫技科室的日常管理內容，基本上體現了醫院管理水平，是醫院的一筆寶貴財富。對口支援是我國當前深化醫藥衛生體制改革的一項重大舉措，做好對口支援工作所產生的系列相關資料的收集歸檔工作，是衡量一家醫院接受支援獲得發展的記載集成，亦是反映對口支援工作總體水平的重要指標之一。同時，檔案管理作為醫院管理工作內容之一，支援幫扶工作，加入檔案工作幫扶版塊，是通過提高基層醫院檔案管理工作質量，推動基層醫院運行效率的手段之一。

國家衛健委2014年提出《關于進一步深化城鄉醫院對口支援工作的意見》（國衛醫發〔2014〕7號），指出城市三級醫院對口支援縣醫院是加強農村衛生工作，保障農村居民大病不出縣，維護人民群眾健康的重要舉措。而基層醫院的檔案工作，直接見證了在醫藥衛生體制改革優化醫療衛生資源背景下，農村衛生工作獲得發展進步的偉大歷史成就，因此當前三級醫院在開展醫療技術對口支援基層醫院的同時，融入對基層醫院檔案工作的指導，同樣具有重要的現實意義。

一、充分認識基層醫院檔案工作的特點

充分了解基層醫院檔案管理工作的現狀，是在開展對口支援工作中做好對基層醫院檔案指導工作的前提。

（一）基層醫院檔案工作不受重視。基層醫院綜合醫療水平不高，業務量不足，如何謀發展、提高醫療水平、增加門診量、盤活醫院運營管理是管理者考慮的中心問題，基層醫院更多體現出單一以醫療為中心的管理特征，領導層面普遍存在“重經濟，輕檔案”的傾向，面對醫院生存與發展矛盾時，優先考慮的往往是追逐經濟利益，檔案工作無法直接產生經濟效益，容易被領導層忽略。主要體現在檔案工作人手的配備和繼續教育的投入不足，檔案設備陳舊，現代化檔案管理軟件的缺失等方面。

（二）檔案管理混亂。醫院檔案涉及醫療、科研、會計、人事、行政管理等范疇，但由于基層醫院規模小，分工不明確，基本上由行政辦擔負檔案工作職能。但由于醫院檔案來源的多頭化，行政辦公室由于分工局限性，無法充分接觸所有的資料來源，導致檔案資料分散于多部門，日常檔案管理缺乏規范性，檔案資料容易出現缺失，不利于檔案管理工作的有效開展，出現檔案管理混亂的局面。

（三）由于基層醫院規模小，崗位編制有限。醫院檔案工作人員可分為專職檔案員和兼職檔案員，一般專職檔案員是指綜合檔案室工作人員或辦公室文書人員，但由于醫院管理工作面對人、財、物等方方面面，即使規模再小，涉及的檔案種類卻不會缺失，因此單靠文書室專職檔案工作人員（基層醫院基本不設置綜合檔案室）開展全院的檔案管理工作難以實現該項工作的完整性，例如文書不經手財務或基建相關資料，不了解相關材料的產生周期，不能在材料產生的源頭干預檔案資料的收集工作，導致應歸材料的缺失。因此，缺乏多部門的兼職檔案管理員，導致文書檔案工作人員身兼多職，檔案業務不專，操作技能不高，綜合素質有限，無法管好檔案。

（四）檔案工作管理制度不健全。受基層檔案工作人員綜合業務水平限制，檔案工作制度的建設更多為了迎接檢查，制度設置過于籠統，缺乏可操作性。但醫院管理工作涉及各個方面，假如缺乏相應的科學管理制度，沒有根據各類檔案生命周期限定各環節的工作標準，檔案資料收集的完整性不受保障，例如該立卷的設備檔案，因某樣設備從立項到投入使用和維保經歷好幾年。然而在基層醫院，因沒有專職檔案員，往往因經手該設備采購或使用的人員更換，在缺乏完整制度規范指導的情況下，立項材料或驗收材料等應歸檔資料的缺失時有發生。又如文書檔案，因基層醫院受上級指導的部門多，來文單位多，因此辦理文件的部門也多，假如醫院沒有對文書進行集中簽收規定的硬性規定，則難以保證散落在各部門的文件能完全回流到辦公室收集整理歸檔。

二、加強基層醫院檔案工作的建議

（一）提高基層醫院領導對檔案工作的重視度。檔案工作是一項管理工作，服務于醫院的決策，而管理需要資源來實現，檔案所承載的資源就是服務于醫院決策的寶貴資源。例如醫院在迎接上級巡視工作中，醫院各項工作開展的質量基本上通過檔案工作質量來體現，因此建議在三級醫院制定《對口幫扶工作方案》時，將檔案管理業務指導與醫療業務建設同步規劃。一般的幫扶目標，不外乎是通過三級醫院的幫扶，使得基層醫院常見病、多發病等診療能力顯著提高，醫療服務能力和管理水平顯著提升，培養一批有較高水平的專業技術人才和管理人才，幫扶指導開展新技術新項目，提升科研能力，建設省級重點學科和信息化服務平臺，最終實現基層醫院布局合理、管理科學，醫療、科研、康養全面發展，不斷滿足當地群眾日益增長的醫療服務需求，可見幫扶工作，除了醫療業務工作（所產生的是病案），更多涉及行政管理、人事、科研工作等領域，相關工作的開展會形成豐富的文件資料，而檔案工作正是以上所有工作的載體，因此只有把檔案管理與醫療業務建設同步規劃，才能使得幫扶行為有跡可循，幫扶工作結束后，基層醫院才能真正全面擁有上級醫院幫扶的成果，實現自我造血，獲得自我成長和獨立發展的能力。而列入支援方案的內容，可以引起基層醫院領導的關注，用檔案工作的幫扶成果，展現檔案工作的積極作用，使基層院領導逐漸重視檔案管理工作。

（二）按照檔案工作要求，明確檔案工作職能部門。考慮到基層醫院規模不大，檔案數量不多，人員編制有限，無專門檔案管理部門，應先幫助醫院根據各部門具體負責的工作內容，設置兼職檔案管理工作者，并明確檔案管理的負責部門，明確基層醫院檔案管理者的工作職責，明確專人負責檔案收集管理和提供利用，實現醫院檔案資源應歸盡歸和合理保管利用。幫助建立較為規范的檔案室，條件允許時，設立專用檔案柜和檔案庫房，集中管理檔案。

（三）幫助建立相關的檔案管理制度。醫院檔案管理制度缺失，或是建立的規章制度與醫院實際情況不符，是導致檔案管理的效率低，檔案收集、整理等流程不夠完善的主要原因。因此在幫扶過程中，應根據國家及當地檔案工作管理辦法，結合檔案管理相關標準，制定符合醫療行業工作和基層醫院工作實際的檔案管理制度，實現基層醫院檔案管理的科學性，使得檔案工作在醫院中樹立起應有的權威性，檔案工作有法必依、有章可循，便于檔案工作的開展。

（四）選擇合適的檔案整理方式開展技術指導。檔案資料整理是按照一定的原則和方法，把處于分散凌亂狀態的應歸檔案資料經系統化處理的過程。由于基層醫院部門職能劃分不明確，往往一個部門肩負文書、人事、黨建等工作，因此基層醫院檔案工作人員更需要根據工作性質，掌握相應的檔案整理過程，包括檔案文件分類、確定按件還是組卷管理、完成案卷排列和編制案卷目錄。因此要引導基層醫院檔案工作人員，系統學習檔案整理標準：如紙質檔案的整理應根據基層醫院實際情況，按照《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》標準執行；數碼照片檔案按《數碼照片檔案歸檔與管理規范》有關標準執行。

（五）選擇合適的檔案鑒定方式。2006年，國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》將機關文書檔案的保管期限規定為永久、30年、10年。保管期限劃定的過程，是對一份檔案資料的價值判斷過程，要引導檔案工作人員在充分了解8號令內容的前提下融入本單位醫療工作，對檔案資料作出合理判斷，避免應歸資料漏歸，或者應歸永久資料被劃為定期，導致檔案被不合理銷毀，抑或歸檔期限被延長，造成檔案管理的成本增加。

（六）提升檔案整理能力。三級醫院通過選派檔案技術骨干赴對口幫扶醫院指導或邀請受幫扶醫院檔案工作人員來院跟班學習，提升檔案整理能力。現場指導是最有效的學習方式，檔案工作是實操性很強的工作，只有親自操作，完成一類檔案全過程管理，并不斷實踐，才能扎實掌握檔案整理和鑒定技能。

三、結語

綜上所述，基層醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要內容，在三級醫院對口幫扶基層醫院行為中，加入檔案指導幫扶內容，通過幫扶工作完善檔案工作的制度化建設，嚴把質量關，完善各項規章制度，幫助幫扶醫院規避檔案工作規范化和標準化中問題的發生，不斷提升其質量和效果，為后期檔案管理工作奠定扎實基礎，從而鞏固對口幫扶的成果。