特殊時期線上學術會議模式探索與實踐

文/上海交通大學自然科學研究院 于依瓊

2020年初，新冠肺炎疫情的到來，打破了以往的辦會傳統。很多線下會議取消或者延期舉行。“互聯網+會議”的新模式為學術交流提供了新途徑，自此，線上學術會議成為特殊時期學術交流的主要形式。小到三人成組討論，大到千人聽會。專家、學者以及科技人員并未停下研究、交流、創新的腳步，借助線上會議的溝通方式，聚焦重點難點問題，竭力突破研究瓶頸，為探討科學問題、培養學科人才、推進成果轉化、解決社會問題貢獻自己的力量。

以上海交通大學自然科學研究院為例，受疫情影響，去年春季學期伊始至3月中旬，研究院取消或推遲3場線下國際會議及所有線下學術報告。之后，研究院迅速調整方案，借助“互聯網+會議”新模式，從3月中旬至春季學期結束，共舉辦了52場線上學術會議，參會人數達8373人。相對于2019年秋季學期，本學期雖然減少了國際會議的場數，僅舉辦了1場，但18場自然科學研究院學術研討會和12場數據科學講座召開的數量與2019年秋季學期保持一致。同時，還新增了11場自然科學杰出講座，新開設了青年學者系列論壇并連續舉辦了8場，其他學術講座也正常進行。從分享科研成果，發展學術合作，培養優秀人才，促進學術交流等方面，向海內外師生呈現了一場持續4個月的線上科學饕餮盛宴。

在保證特殊時期學術會議順利召開的同時，會議組織方和管理者體驗到線上會議帶來的更多意想不到的效果，同時也發現了美中不足之處。

一、線上會議的優勢

（一）會議室預定更加靈活，減少沖突。以往會議組織方需要根據報名參會人數預定合適的會議室。遇到會議召開高峰期，例如6月～7月，12月～次年1月，學校各機關部門、各院系需要組織各類會議、暑期班、冬季班等活動，會議室、教室、禮堂的預定尤為緊張，經常需要各部門、各學院之間溝通協調使用時間。線上會議的舉辦，在很大程度上解決了會議室容量和數量受限的影響。以ZOOM線上會議為例，有100人、300人、500人、1000人的會議室可供選擇，數量也充足。組織者可以根據需要，3分鐘內即可選擇合適的會議室并完成預定，且不會出現與其他會議沖突的情況。如臨時遇到參會人數超過會議室容量上限，也可及時預定更大的會議室，在原會議室的界面中分享新會議室ID，會前5分鐘即可將所有參會人員引導至新會議室。此種新型方式不僅減少了溝通協調的時間，更能有效解決臨時突發狀況，讓會議組織方將更多時間和精力分配到會議籌備的其他環節。

（二）會議規模擴大，參會人數增多。因為線上會議舉辦形式的介入，加上網絡信息傳播的快速有效性，參會人數明顯增加，無形中擴大了會議規模。以自然科學研究院學術研討會（INS Colloquia）為例，此系列學術研討會旨在搭建學術交叉交流平臺，瞄準國際主流和學科發展前沿的重要科學問題深入探討，鼓勵、促進校內外專家學者與研究院教師緊密合作。自2017年9月至今，各學期每周二定期舉辦為時1小時的研討會。參會人員主要包括全體研究院老師及邀請人課題組全體師生（以研究生為主），若在該時間段沒有課程安排的院內外師生也歡迎參加，人數基本在30～50人。故往年在每學期伊始，行政秘書會將該學期每周二固定時間段的研究院大會議室（可容納70人）全部預定好。研究院師生也會盡量將每周二該時間段的事務排開。其他會議也會盡量避免在該時間段舉行。自本學期線上會議舉辦以來，該系研討會參會人數最多的一場達340人，最少的一場也有74人。借助于網絡宣傳，如學院官網、微信公眾號、電子海報、郵件等方式，與會聽眾由原來以上海交通大學師生實地到場參加為主，發展到全國各高校，甚至海外院校相關專業領域的師生都加入線上研討會。且相對于線下，線上研討會通常會延遲半小時結束，大家在網絡上就報告內容進行提問和探討，反響熱烈。

（三）優化參會人員時間、資源配置。無論對于專家學者做報告，還是對于教師學生聽報告，線上會議大幅減少了因路程導致的時間耗費、旅途勞累等不利因素。使參會人員有更多的學術研究時間，日常工作、學習安排更有效率；同時對于校外參會人員，還能節約差旅資金，將經費使用到更有需要、更能體現科學價值的地方。

（四）更多機會邀請到全球知名專家學者做演講。由于減少了旅途導致的時間耗費，通過線上會議，自然科學研究院邀請到很多以往因行程時間問題難以前來做報告的全球知名專家學者，其中不僅包括中國科學院院士、歐洲科學院院士等，更有幸邀請到菲爾茲獎得主（相當于數學界的諾貝爾獎）教授做演講。借此機會，國內外相關研究領域的師生即能一睹大師風采，還能參與討論，受到大師指點。

（五）鞏固學術平臺的搭建，擴大學術影響力。借助“互聯網+會議”新模式，自然科學研究院精準研判學科交叉新領域，充分挖掘學科應用新機遇。謀劃舉辦促進學術交流，深入科研探索，加深理論理解的學術活動，吸引更多專家學者的目光。不僅增加了學術交流的機會，促進交叉研究融合，同時也引起校內外優秀人才的目光，紛紛向研究院投遞簡歷或者尋求導師，這增加了上海交通大學自然科學研究院的國際學術影響力。

二、線上會議存在的問題

（一）某些國家和地區網絡基礎設施薄弱，網速不穩定。這會導致部分報告人或參會人聲音延遲，圖像卡頓，影響會議的質量。

（二）線上會議軟件的選擇、安裝及使用便捷程度，影響報告人及參會人的使用感和參與感。例如騰訊會議，其優點表現為即時通信效果好，特別在對語音互動要求較高的學術會議上，優勢明顯。但也存在一些問題，比如無法觀看課程回放；安裝包及使用的語言都是中文，外籍專家使用不便等。而ZOOM在全球擁有很多企業用戶，且可以錄屏，能夠將報告人共享的屏幕、聲音完整錄制。不足之處是目前ZOOM需要通過第三方合作伙伴才能向中國大陸地區客戶提供會議服務，不能直接銷售服務。

（三）減少了面對面交流溝通的機會。雖然線上會議可以通過語音聽到對方的聲音，通過視頻看到對方的樣貌，但這都不是真實的，不能替代面對面溝通時人與人之間人文情懷的交流與互動。長此以往，容易導致技術異化，引起師生、專家之間信任感的喪失、主體性的失落和誤解的產生。參會者與報告人之間的眼神、言語、心靈的交流，可以促進學術信息傳遞，深入分享研究成果，尋求與他者思想的碰撞與學術合作的可能，這也是學術會議成功舉辦的重要影響因素之一。這是線上會議那短短1～2小時無法滿足的。

（四）在家辦公、學習干擾因素比較多，工作環境不理想。特殊時期，參加線上會議的大部分在家上線。在參與者打開語音進行提問時，經常可以聽到嘈雜的背景音，這不利于參與者集中注意力聽講及討論。

在特殊時期，線下會議受到很大的限制，線上會議自然得到了更高的重視，成為繼續學術交流的必然選擇。這樣，人們既能積極參與、主動配合疫情防控，又能保證理論教學、學術交流、科研工作的正常運轉，一舉兩得。當前國內大部分地區已進入常態化疫情防控，各地正在加快恢復生產生活秩序，但形勢仍然復雜嚴峻，不穩定性、不確定性較大。我們遇到的很多問題是中長期的，必須從持久戰的角度加以認識，加快形成以線下學術會議為主體、線下線上學術會議相互融合的新發展格局，建立疫情防控和科學研究發展工作中長期協調機制，堅持結構調整的戰略方向。合理利用互聯網，大力提質增效，注重方式調整，壓縮一般性支出，支持學術會議保交流、保運轉、保成效，以鞏固學科體系建設，完善學術交流平臺搭建，解決當下問題和深入探討交流長期均衡發展。