企業會計電子檔案在財務共享模式下研究

李敏潔 山西焦煤集團汾河物業管理有限公司

一、企業會計電子檔案在財務共享模式下的特點

財務共享模式是在曾今舊的財務模式而言的，財務共享模式是“互聯網+”技術在財務領域的應用，最早應用與美國的福特公司，可以有效提高財務管理水平，可以有效提升財務工作效率，提質增效為企業提供更為便捷的財務服務。財務共享模式的物質基礎是財務共享服務中心，簡稱FSSC。財務共享中心就是建立一個信息技術中心，從而實現財務信息共享，讓子公司與分公司的財務工作集中統一起來，提高標準化水平，在方式方法發生改變的同時，相對于傳統的會計檔案管理出現了新的變化，產生了新的特點。

隨著企業的不斷發展與時代的進步，會計核算的主要項目與主要內容越來越復雜，企業會計電子檔案在財務共享模式下應運而生。財務共享服務中心成為了各國各地近會計的必要舉措。企業會計電子檔案在財務共享模式下成為了企業提質增效的有力舉措，可以大大節省人力成本的同時，更加有效地提高了企業會計電子檔案管理的準確性與規范性，同時企業會計電子檔案在財務共享模式下還具有便捷、及時、高效等特點，促使企業管理與企業生產業務高效高質量完成。

財務共享模式是集會計信息、銀企串聯、資金管理等系統于一體的系統，企業會計電子檔案在財務共享模式下可以有效將電子檔案統一收集、分析、處理、傳播、應用，可以有效利用SAP等軟件對信息憑證進行處理生成。高效性、便捷性、時效性是企業會計電子檔案在財務共享模式下的新特點。便捷性是指可以有效減少人工作業，利用云平臺、網絡軟件等進行會計憑證的處理生成，可以有效實現各種賬目報表的制作，在與銀行企業之間的回單等信息憑證的傳遞更為直接有效。時效性指的是，傳統的會計檔案是紙質的、人工管理與存放的，如果有所變動或者有所更新，會計檔案不能實現快速的變動或者更新，而在企業會計電子檔案在財務共享模式下就可以有效解決這類問題。高效性指的是檔案管理可以實現一體化，將信息的搜集、信息的處理以及分析應用進行一體化流程化管理，節省出大量的時間、人力、物力，運用一體化的平臺更方便數據之間的傳遞，實現實時共享。

二、云計算的會計檔案信息化平臺的建立

財務共享模式下會計電子檔案管理的研究，離不開基于云計算的會計檔案信息化平臺的建立，云計算的會計檔案信息化平臺的建立是財務共享模式下會計電子檔案管理的風向標，是財務共享模式下會計電子檔案管理的基礎與基石。云計算已經成為當下會計行業的風向標，云計算的定義、安全優勢、數據存儲等都涉及到方方面面，云計算安全技術及安全保障方法開展了深入研究，對財務共享模式下會計檔案信息化管理提供了技術支撐。

云計算可以為財務共享模式下會計電子檔案管理提供良好的信息資源服務，有利于對財務共享模式下會計電子檔案管理水平有效提升。隨著財務共享的快速發展，各種會計類的數字檔案信息也隨之迅速地增長，各類會計電子檔案為主體的服務水平也有待于進一步提升，散處的信息平臺，相對獨立的應用軟件也是財務共享模式下會計電子檔案管理必不可少的軟硬件，各類零散的儲存的檔案信息通過云計算相對獨立的應用軟件，將傳統意義上的會計檔案管理升級優化，通過數字處理與技術應用，將傳統的數字化的檔案檢索、調閱方式拓展至服務云端，大大提高了財務共享模式下會計電子檔案管理的服務水平，以各類數字檔案為基礎，大大提高了檔案檢索等運用方式，以云計算的會計檔案信息化平臺自身優勢促進財務共享模式下會計電子檔案管理的能力提升。

云計算為財務共享模式下會計電子檔案管理提供的最有利的優勢就是安全優勢，云計算的安全優勢是具有顯著效果的，云端與客戶端的相互作用，云計算服務端是一個龐大的服務集群，客戶端通過計算機或者其他通訊設備及瀏覽器進行使用與互動，這種管理應用模式具有顯著的安全性優勢，當然與其他傳統的計算機模型一樣，也會受到網絡的攻擊與威脅，但云計算高度集中的管理模式，與先進的存儲模式，對于漏洞的檢查與補救有著更好的查找與防護作用。云計算為財務共享模式下會計電子檔案管理提供的最有利的優勢和專業的技術維護，提供集中式的數據儲存模式，對緊急情況以更為快速便捷的方式進行處理，云計算提供更為有效的數據開發與應用，提供更為便捷的加護模式。

三、企業會計電子檔案在財務共享模式下的問題

財務共享在實質上是互聯網在企業會計業務中的有效應用，是信息技術與互聯網廣泛應用的體現。因此，企業會計電子檔案在財務共享模式下擁有互聯網高效性、時效性、便捷性的特點，同時企業會計電子檔案在財務共享模式下也存在互聯網與信息技術存在風險性、開放性的弊端。在傳統的企業會計電子檔案管理系統中，主要針對是企業的內部傳播與內部網絡，而在大數據時代下企業會計電子檔案在財務共享模式下必須是實現外網傳播與外網連接，這就導致企業會計電子檔案在財務共享模式下會面臨更多的網絡安全隱患，存在更多的網絡風險。在外部網絡中企業會計電子檔案在財務共享模式下面料被人盜取、篡改、刪除的風險，尋租行為更容易隱藏。

企業會計電子檔案在財務共享模式下所包含的財務共享系統是會計信息系統、銀企連接系統、資金管理系統等多系統的集合體，如果信息接口無法對接，將為信息傳遞信息共享等工作受到阻礙。但在設計系統時，多方溝通往往不及時，不能設置成為統一的信息口徑，統一的傳輸標準，無法實現數據信息的無縫對接。

企業會計電子檔案在財務共享模式下在實施過程中遇到的問題還有會計信息檔案管理制度的不健全、不完善等。對于財務共享模式在企業的高層管理中很容易忽略，不能充分拓寬思想觀念，保持原有的保守管理理念，沒有充分認識到企業管理中企業會計電子檔案在財務共享模式下的重要性，對企業會計電子檔案在財務共享模式下投入的人力、物力、財力、技術的支持都有一定差距。對于企業會計電子檔案在財務共享模式下相應的制度建設也不到位，沒有統一的執行制度，讓企業會計電子檔案管理人員無法可依、無法可行，沒有相應的制度就不能有合理有據的行為，導致企業會計電子檔案在財務共享模式下無法全面推行，企業會計電子檔案在財務共享模式下不能發揮出自身的優勢推動企業有序發展。

企業會計電子檔案在財務共享模式下對與檔案管理人員的素質要求進一步提高，但目前來看企業會計電子檔案在財務共享模式下者的管理素質有待進一步提升。企業會計電子檔案在財務共享模式下要求檔案管理人員不僅要熟悉會計檔案管理，更要對相關財務共享軟件了解并可以足夠熟練的操作。而現階段企業會計檔案管理人員還停留在會計賬目、會計報表、會計憑證等檔案的管理上，對于電子賬目、電子憑證等財務共享模式下電子檔案還不能及時地搜集、歸類、保密乃至于應用。同時相關企業會計檔案管理人員不知道系統的維護，對于企業會計電子檔案在財務共享模式下的信息安全更是置若罔聞，對當下需要的網絡安全知識、會計專業知識、檔案管理知識、信息技術的應用與革新不能融會貫通，更不能合理應用。因此，企業會計電子檔案在財務共享模式下人員的綜合素質提升時企業所面臨的重要的、急需解決的問題。

四、企業會計電子檔案在財務共享模式下優化措施

企業會計電子檔案在財務共享模式下是關系到企業會計業務質量的重要環節，是現代化企業的必備項目。因此企業管理層必須要對企業會計電子檔案在財務共享模式下給予高度的重視，企業管理者必須要對企業會計電子檔案在財務共享模式下給予人力、物力、財力以及技術設備的支持。例如，在企業中財務共享模式下電子檔案硬配備專門的機房，做到安全性有保障的機房，配備先進的硬件設備與前沿的軟件設備，建立具有一體化的銀企系統、資金管理系統、會計信息系統的系統體系。與此同時，要加大網絡安全管理與網絡安全維護，進行系統維護，保證企業會計電子檔案在財務共享模式下有安全的辦公環境、網絡環境，有切實可行的軟件與硬件設施。

對于檔案信息系統接口對接問題，一直是企業會計電子檔案在財務共享模式下所面對的難題與重點。在當下技術水平與應用過程中，也有較多的嘗試與努力。企業可以充分利用，解決這一問題，提高企業會計電子檔案在財務共享模式下水平。解決企業信息系統與財務共享中心云平臺的對接，規范相關電子檔案的規范與模式，提高接入標準，實現ERP系統、保障系統等系統之間的無縫對接標準，讓會計電子檔案能夠順利接入，合理歸檔。在企業中，在建立企業會計電子檔案在財務共享模式下體系時，要注意進行系統的設置與系統的調整，在設計之初就加大部門之間的溝通聯系，有宏觀構架，建立檔案信息系統接口的有效性與統一的接口對接。

企業會計電子檔案在財務共享模式下需要有據可依，沒有規矩不成方圓，企業要制定完善的會計電子檔案管理制度體系。制度是基礎，制度是財務共享模式下企業電子檔案管理離不開的約束條件與行為指引。企業在制定完善的電子檔案管理制度體系時，注意與財務共享模式相掛鉤，與國家政策相一致，同時要結合本企業的特點與會計特征。我國頒布的《會計檔案管理辦法》規定建立會計電子檔案管理制度，明確會計電子檔案的管理制度需要合理制定，對會計電子檔案的查閱、利用、歸檔、銷毀都有明確規定，建立會計電子檔案查閱、搜集、審核和查閱等都需要嚴格執行流程，對以上行為提出相關要求。建立健全了安全權限控制系統，嚴格控制電子檔案的查閱流程，嚴格控制電子檔案查閱者的權限，設立專門的數字檔案系統，將會計電子檔案保存為SWF格式，確保文件只能進行瀏覽不能進行變更。一整套完整的體系使得企業會計電子檔案在財務共享模式下有了一套科學合理的辦法與流程，制定大數據管理體系之下的，針對于企業會計電子檔案在財務共享模式下的保護方針、政策策略，充分發揮出企業會計電子檔案在財務共享模式下的優勢，不斷推動企業信息化的發展，促進企業管理的提質增效。

不斷提高企業會計電子檔案在財務共享模式下人員的業務素質，時代的發展與技術的進步對企業會計電子檔案在財務共享模式下人員提出了新的要求，管理人員必須盡快進行轉型，找好企業會計電子檔案在財務共享模式下定位。企業會計電子檔案在財務共享模式下人員需要正確認識到電子檔案管理的重要意義，樹立正確的企業會計電子檔案管理價值理念，認真學習掌握《會計檔案管理辦法》等相關規定，按照本企業實際情況，具體問題具體分析，有針對性地提高會計工作專業性知識，會計軟件應用知識、管理系統維護、網絡安全知識等與企業會計電子檔案在財務共享模式下相關的知識。企業應該舉辦專門的技術培訓講座或專題培訓，為企業會計電子檔案在財務共享模式下人員提供技術提升的機會，為企業會計電子檔案在財務共享模式下人員提供對外交流與進修的機會，定期向企業相關技術人員采取有針對性的考核，并與績效相掛鉤。加強數據保護，建立安全資質機構。企業會計電子檔案在財務共享模式下，依賴于網絡而生，因此，不可避免地會有信息泄露等網絡帶來的安全隱患。對于企業會計電子檔案在財務共享模式下技術人才的培養，不只是要對財務會計人員培養，還需要聘請技術人員或技術團隊，針對性地提供網絡安全技術支持。完善薪酬制度與崗位制度，吸引各類人才為企業會計電子檔案在財務共享模式下服務，吸引人才的同時可以留下人才。

企業會計電子檔案在財務共享模式下優化就離不開監督管理。企業會計電子檔案在財務共享模式下必須要建立合理并且完善的監督管理系統與規章制度。企業會計電子檔案在財務共享模式下各級管理層知道自己的責任，并作出企業會計電子檔案在財務共享模式下承諾，同時重視對員工企業會計電子檔案在財務共享模式下意識的培養，員工處于從屬和被動的狀態，害怕被紀律處分而遵守規章制度，執行制度沒有自覺性，只有依靠嚴格的監督管理，才能實現企業會計電子檔案在財務共享模式下優化。員工具備良好的企業會計電子檔案在財務共享模式下意識，對自己作的每個方面的企業會計電子檔案在財務共享模式下隱患都十分了解，員工具備了企業會計電子檔案在財務共享模式下知識，員工對企業會計電子檔案在財務共享模式下作出承諾，按規章制度進行企業會計電子檔案在財務共享模式下，企業會計電子檔案在財務共享模式下意識深入員工內心，員工把企業會計電子檔案在財務共享模式下作為自己工作行為的一個部分，更容易實現企業的安全目標。

不能遺留的企業會計電子檔案在財務共享模式下優化措施是網絡安全性的增強。網絡安全性是企業會計電子檔案在財務共享模式下的“DNA”。財務共享模式下電子檔案管就像一棵大樹，樹干和幾個主要枝杈是網絡安全，較纖細的樹枝則是業務單元，葉、花與果實則屬于具體工作。為大樹提供養分和起支撐固定作用的根系就是企業會計電子檔案在財務共享模式下的網絡安全。對于會計電子檔案數據的保護是不可忽視的一項重要任務，企業中企業會計電子檔案在財務共享模式下人員一定要市場對電子檔案的安全系統進行檢測與測試，運用專業的殺毒軟件進行消殺查殺，技術人員如果對系統中出現的病毒沒有徹底查殺，必然會有企業會計電子檔案在財務共享模式下安全隱患，此外，對于企業中負責企業會計電子檔案在財務共享模式下技術人員要進行專業的培訓，企業會計電子檔案在財務共享模式下技術的好壞直接影響著企業會計電子檔案在財務共享模式下水平的高低，可以定期請專業人員進行培訓與專業提升，從而加強企業會計電子檔案在財務共享模式下的安全性。企業還可以定期對數據保護人員的技能進行測試，確保其能力能夠達標。企業出了做好隱患排查與病毒消殺之外，要做好保護措施。在設置權限于使用權限方面做好權限設置與明文規定，確保在公司財務中心同意的前提之下才能進行操作。

財務共享在實質上是互聯網在企業會計業務中的有效應用，是信息技術與互聯網廣泛應用的體現。財務共享模式讓便捷、時效、共享成為企業中會計行業的工作中新的特點，同時也面臨著新的機遇與挑戰。時代化、信息化是財務共享模式企業會計電子檔案所擁有的新機遇，同時會計電子檔案儲存與管理也面臨著更多的風險。一把雙刃劍擺在面前，是機遇也是挑戰，在機遇與挑戰并存的條件之下，必須要借鑒國內外先進經驗，趨利避害，取其精華，棄其糟粕，讓財務共享模式之下的會計電子檔案管理優化，不斷促進企業的財務發展，為企業打好財務管理的基礎，打好經濟管理的基石，從而為企業的進一步發展保駕護航。■