關于高校采購工作的幾點認識

彭 超

(東南大學，江蘇 南京210096)

近年來，黨中央、國務院聚焦深化政府采購改革、優化營商環境等方面出臺了一系列重大政策文件。在新政策新要求下，各高校從規范采購管理、提高資金使用效益、維護國家和學校利益、促進廉政建設等方面切實擔負起主體責任，貫徹落實工作。在取得成績的同時仍存在一些問題，下面從幾方面談高校采購工作。

一、從重大復雜項目來看

重大復雜項目往往也是質疑投訴高發地帶，包括大型科研儀器設備、軟件開發及系統集成、伙食原料供應、食堂經營外包、物業、學生公寓和教室家具、校醫院藥品、工會節日慰問、維修改造工程等項目。高校采購管理部門要牽頭提前會商、全過程把控、勇于擔當，上述項目方能順利落地。

采購人代表的作用至關重要。有效舉措是改革采購人代表制度，建立學校采購人代表庫，所有項目特別是重大、民生項目采購人代表均從學校專家庫抽取，而非項目單位(申購單位)選派參加項目評審，并嚴格保密。此法在很大程度上強化內控、切斷采購人與供應商利益環節，維護了學校利益和形象，同時也促進廉政建設。

二、從質疑投訴主因來看

某大學“某教室改造家具采購及相關服務項目”收到投標人質疑、投訴，質疑、投訴系意向供應商因未中標提出，癥結出在項目單位提交的采購文件系意向供應商編制、出現傾向性和指向性、技術指標“埋雷”。學校收到財政部《提出答復通知書》后高度重視，立即暫停該項目采購活動并對投訴函所投訴的問題做出書面答復，經過與財政部溝通協調，最終財政部駁回投訴。

某大學“游泳館泳池設備采購及相關服務”收到投標人質疑、投訴，財政部對投訴案做出處理決定：投訴事項均成立，責令重新開展采購活動。責令采購人、代理機構就招標文件存在的以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇、綜合評分法中價格分未采用低價優先法計算的問題限期改正。

窺一斑而知全豹，處一隅而觀全局，通過案例不難找到高校采購項目收到質疑投訴主因。一方面是部分干部缺乏敬畏意識，與意向供應商沆瀣一氣，表現在：采購文件系意向供應商編制、出現傾向性和指向性、被“埋雷”；部分干部違反紀律將評標結果甚至過程泄露給意向供應商，甚至指導意向供應商質疑投訴、“找人告狀”。另一方面是相關人員對國家政策法規不了解理解、不學習更新，憑主觀經驗和“道聽途說”編制采購文件，對政策法規明令禁止、“紅線”沒有充分認識。

三、從高校招標文件預埋“陷阱”來看

(一)陷阱一：加分項或成隱形“門檻”

加分項通常被投標人視作 “附加分”，是對投標人綜合實力、信譽的認可，影響中標結果。“加分項”也是易出現偏差、存在影響市場公平風險的地帶，極易遭到質疑和投訴。

有些業績、獎項作為加分項，對新成立公司或中小微企業有失公平，部分企業因此處于競爭弱勢。這般往復，導致成立久、業績多的大企業愈發占據采購市場，而一些新公司、中小微企業很難進入。這與當下扶持中小企業參與采購活動的營商環境不符，也是相關法規中屬于以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇。

解決方案：為保證項目品質，有些技術復雜、專業度高的采購項目還是需要投標人提供業績、獎項的。建議根據項目實際需要和專業特點，設置全國性的、非特定行業的業績或獎項作為加分項。

(二)陷阱二：付款時間有“伎倆”

一般招標文件未寫明付款方式、付款時間等條款，供應商都會謹慎參與，尤其中小企業，會擔心如年初招標而年末付款，甚至是較為長線的分期付款方式。而如果招標文件沒有付款日期保障，也確實存在拖至一年甚至更久付款的風險。中小企業是難以墊付資金或承擔前期投入的，更何況那些貸款融資的供應商。“拖延付款”事實上就給投標人設置了隱形“門檻”，而成為一些特定供應商的通行證。當大部分潛在供應商無力承擔前期資金成本無奈放棄投標時，特定供應商便“堂而皇之”了。采購人對特定供應商在付款方式和時間上也許是“寬容”的，而“局外人”無從知曉。

解決方案：招標文件應以醒目方式詳細注明付款時間、方式等條款，且付款時間和方式應當符合常理，這樣才符合財政部87號令等法規要求，才能保障采購市場公平公正。

(三)陷阱三：檢測或檢驗報告缺乏權威性

產品檢測或檢驗報告作為產品質量的衡量依據，一般需與項目需求相適應。通常情況下，檢測或檢驗交由第三方操作，而第三方機構是否具有權威資格、其頒發證書能否代表行業意見等一般在招標文件中未做具體要求，這就會使得部分沒有權威資格和專業技術的第三方機構隨便給某些供應商出具檢測認證或報告，而這些供應商隨即參與投標。

解決方案：招標文件中應明確檢測機構、內容，否則即便有正式報告和認證，價值也不高，甚至會誤導專家評審，但在這里并不建議將特定檢測機構、內容作為評審因素，以此限制或排斥能提供滿足項目需求的其他檢測或檢驗報告產品的潛在供應商。

(四)陷阱四：主觀分值未細化和量化

當前招標文件經常忽視主觀評審因素的細化和量化，評審專家自主裁量權較大，導致難以做出公平公正的評分。常見主觀因素有對項目的理解與規劃、項目設計、項目實施建設等較難具體客觀、量化的內容。一般是招標文件對主觀評審因素僅說明總體要求，而未對具體內容進行細化、量化，由評審專家自行認定優、良、中等級。

解決方案：招標文件作為評審依據，如果表述、規定不嚴謹，實際操作中就容易出現問題。為有效避免評審專家自主裁量權過大，招標文件可以對主觀評審因素進行細化和量化，并且列明不同層級、等級的具體標準，并設置各區間相對應的分值，以保證評審公正、客觀。

(五)陷阱五：含糊處理允許偏離項數

一般情況下，招標文件會設置允許偏離項數，其內容和數目對投標人有很大影響。比如招標文件中規定允許偏離項數為n項，那在條款中達到n項不符合項目要求的，就會被認定為投標無效，淘汰出局。由此可見，允許偏離項數不同，對投標人的篩選標準也不同。

包括參數、型號、規格、材質、技術等瑣碎內容的一般性條款，通常情況下，大部分投標人會按照常規標準去投標，如果采購人在當中稍做改動，多數供應商則難以從大量數據中仔細核對，因而在不了解采購人真實需求情況下，多數投標人將被采購人淘汰。但如果改動細節提前透露給某家供應商，該供應商就會成為少數符合條件的投標人。

解決方案：作為另一隱形“陷阱”，招標文件中需要明確允許偏離項數，對于不允許偏離的實質性要求和條件，應在招標文件中規定并以醒目方式標明。

(六)陷阱六：驗收環節標準難尋

驗收環節是采購流程的最終把控，驗收標準和追責不清，采購人或代理機構也會掉進“陷阱”。比如，某項目型號和參數并沒有達到采購項目的要求，但由于招標文件中沒有詳細規定驗收的具體內容、驗收人員與驗收內容相匹配等具體操作要求(如采購合同規定的包括每一項技術、服務、安全標準的履約情況)，一些供應商也會利用這些漏洞。

雖然我國相關法規對驗收環節有較為嚴格而全面的規定，但在實際工作中，由于采購人對參數和型號匹配情況不夠了解，一些供應商編制投標文件故意把正確參數、錯誤型號“混搭”，再加之采購人或代理機構對有些項目缺乏技術、參數等專業檢測能力，因而采購的產品很容易蒙混過關。雖然一些特殊項目是需要第三方參與驗收的，但主體還是由采購人主要負責驗收，因缺乏對技術、型號、參數的專業把關，驗收往往草草收兵。

解決方案：招標文件中應詳細列明驗收標準、驗收人員等具體條款和要求，以及驗收環節出現差錯補救和追責等具體內容，這一方面能夠促使招標文件更加科學嚴謹，另一方面能夠提高各方采購當事人對驗收環節的重視。

四、從采購管理部門工作來看

采購管理部門負責全校采購工作的組織和管理，為采購項目各參與主體提供服務平臺。應改革創新舉措加強內控，防范風險，明確責任，實施監管服務并舉方針。

(一)從采購文件編制抓起

嚴肅采購文件的規范性、公正性，維護采購工作公信力，認真對照國家相關條例，杜絕項目單位制作采購文件過程中出現傾向性和指向性；敦促業務主管部門(立項審批部門)認真履職。要求代理機構提高專業度和職業操守并考核，盡量滿足項目單位的合理需求、公平公正地對待投標人，維護好學校利益和形象。

(二)從制度規定做起

建立健全幾方面文件：《關于調整科研采購與合同管理有關規定的通知》《集中采購限額以下采購項目管理實施細則》《采購人代表管理辦法》《采購項目需求論證和履約驗收管理辦法》等。通過制度文件規范管理，同時加強部門溝通，可采用如書面反饋意見、會商、以校采字發紅頭文稿等方式。

(三)加強采購需求審核及復核采購文件工程量清單工作

采用聘請專家、核對預算、實地踏勘等方式，向相關部門反饋意見、發文、發函通報，提高采購質量。如：①多校區同類型(如衛生間)改造工程，可根據以往同類型項目的采購情況，要求業務主管部門參考以往成交價下調瓷磚等材料預算，核減預算；②維修改造工程，可重點審核是否存在部分綜合單價及部分稅率存在取高等問題；③多校區同類型(如衛生間)改造工程實施過程中，須重點核查是否存在部分材料與采購標的不符等情況。一旦發現相關問題，可立即發文、發函通報給業務主管部門，并要求業務主管部門加強工程項目的過程管理。

(四)推進信息化建設，提升效率、全程留痕

采購與合同信息化管理平臺可以簡化采購申請流程，實現線上辦公(項目單位申請、業務主管部門審批、財務處落實資金)，達成“一站式”服務，“讓師生少跑腿”，并且進一步規范學校采購工作，強化采購需求和審批責任，做到采購流程有記錄、可追溯。從前端“信息流”替代“人流”直至終端實現電子化評標。

(五)做好政策法規宣傳，加強信息溝通

把服務送上門，讓政策入師生心：①定期在微信公眾號發布采購政策公告，圖文并茂、生動演示；②嵌入院系式服務，一方面是采購政策法規納入學生財務助理培訓班宣講課程，另一方面是財務業務骨干深入各院系作為財務聯系人；③建立“全校采購交流群”實時有溫度地服務師生、“代理機構工作群”加強規范行為、“特殊或重大項目工作群”多部門集思廣益，“三位一體”提升管理、提高效率和優化服務。

(六)前置會商，把維護師生切身利益落實在行動中

對于涉及民生、重大項目，一般需歷經數十次的研討、磋商，為此提前會商采購單位，做好前期工作，把功夫用在前面(主要領導掛帥、多次會商、完善)，避免評標結束后問題頻發；主動協調、全程跟進把關，組織專家論證；做好開評標現場管理服務，熟練運用國家法規，維護學校利益。如家具(實驗室、宿舍)、體育運動場館照明、籃排球場地器材設施維修改造、學生公寓淋浴熱水系統及工程、伙食原料供應商遴選、食堂經營服務外包、校園網出口帶寬服務及學生宿舍網絡合作運營、校醫院藥品、圖書館內部空間營造工程及家具、物業、專利代理等項目順利落地，滿足了師生學習、科研和生活需求，維護了學校正常運行與師生切身利益。