物業(yè)企業(yè)成本控制的常見問題與改進(jìn)對策

北京招商局物業(yè)管理有限公司

引言

企業(yè)之間的競爭實質(zhì)上是管理水平的競爭，成本控制水平就是管理水平的表現(xiàn)之一。我國物業(yè)企業(yè)的成本控制經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)形成了一套較為完善的系統(tǒng)，但是隨著市場競爭壓力的增強(qiáng)，物業(yè)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步擯棄過去那種粗獷式經(jīng)營模式，過渡到精細(xì)化管理，對成本控制系統(tǒng)加以完善，保持企業(yè)活力，提高企業(yè)發(fā)展質(zhì)量，增強(qiáng)市場競爭水平，下面將針對成本控制的常見問題進(jìn)行探究，并給出合理的改進(jìn)對策。

一、物業(yè)企業(yè)運(yùn)行成本

在進(jìn)行物業(yè)成本控制常見問題分析之前，應(yīng)當(dāng)對物業(yè)運(yùn)行中主要的成本進(jìn)行簡單分析。首先，由于物業(yè)行業(yè)是典型的人力資源密集型服務(wù)行業(yè)，因此，人力成本在物業(yè)企業(yè)運(yùn)行總成本中占比最高，調(diào)查顯示在物業(yè)企業(yè)成本構(gòu)成中人力資源成本占總成本的60%左右，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力成本還有持續(xù)上升的趨勢。其次，設(shè)備維護(hù)運(yùn)行費(fèi)也是物業(yè)企業(yè)成本中占比較大的一項支出，物業(yè)企業(yè)每年都需要對在管項目的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和修理，隨著使用年限的增加，物業(yè)公司對設(shè)備設(shè)施維護(hù)、維修的成本也在逐年遞增。能源支出也是伴隨著物業(yè)企業(yè)的一項重要成本，設(shè)備設(shè)施用電、保潔和綠化用水等已經(jīng)是物業(yè)企業(yè)運(yùn)行中的一項剛性支出。最后，由于物業(yè)企業(yè)自身經(jīng)營的特點(diǎn)，避免不了一些專業(yè)工作的分包。由于專業(yè)工作分包的不可替代和采購規(guī)模等問題，通常對供方的議價能力相對較弱，導(dǎo)致采購成本居高不下。這些成本是造成物業(yè)企業(yè)利潤較低的突出問題。針對這些問題物業(yè)企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)成本控制，來獲得更大的利潤空間[1]。下面將針對物業(yè)企業(yè)成本控制的常見問題進(jìn)行探究。

二、成本控制的常見問題

通過物業(yè)企業(yè)的運(yùn)行成本分析可以得知，物業(yè)企業(yè)的主要運(yùn)行成本分為人力成本、設(shè)備維護(hù)成本、能耗成本和采購成本四類，下面將針對這四類成本控制的常見問題進(jìn)行探究。

（一）人員成本逐年攀升

物業(yè)企業(yè)屬于典型的人力資源密集企業(yè)，通過前文的分析可以得知，人力成本占總成本的一半比例，經(jīng)過統(tǒng)計可得知，人力成本投入占據(jù)企業(yè)物業(yè)總投入的60%左右，并且隨著人力成本的提升，這一數(shù)字占比還將持續(xù)增加。導(dǎo)致人力成本居高不下的原因有三點(diǎn)，一是勞動力市場中人工價格的增長，這種增長是伴隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展產(chǎn)生的，是物業(yè)企業(yè)無法改變的一種成本增加的原因。二是由于物業(yè)企業(yè)是一種人力資源密集型企業(yè)，所以物業(yè)企業(yè)中的人員流動性較大，人員流動性較大則導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)工作人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，加大了企業(yè)對于新員工培養(yǎng)的成本，致使我國物業(yè)企業(yè)的人力成本占比居高不下[2]。三是企業(yè)人力資源的配置不合理也是人力成本高的一個重要因素，比如部門設(shè)置分工過細(xì)導(dǎo)致人力資源浪費(fèi)，在不同物業(yè)管理項目重復(fù)設(shè)置相同部門等等。我國物業(yè)企業(yè)在進(jìn)行崗位設(shè)置過程中存在崗位設(shè)置不合理的現(xiàn)象，一部分物業(yè)企業(yè)存在單一部門人員冗雜的現(xiàn)象，工作人員多但工作效率較差，無法及時地對業(yè)主訴求進(jìn)行解決。物業(yè)企業(yè)人員成本占比如此之高，若想進(jìn)行合理的成本控制，人員成本將是首要解決的問題。

（二）維修成本失控

在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，有些物業(yè)企業(yè)對設(shè)備設(shè)施采用粗獷型的管理模式，并沒有建立完善的設(shè)備設(shè)施管理體系，甚至有些物業(yè)企業(yè)對設(shè)備設(shè)施采取不壞則不修的管理方式。由于對設(shè)備操作不當(dāng)、未按期保養(yǎng)維修而導(dǎo)致設(shè)備加速老化、安全隱患頻發(fā)的情況出現(xiàn)。這樣的管理方式一旦出現(xiàn)問題則有可能就是大問題，將會直接導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)設(shè)備維修、更換的成本突增。還有一些設(shè)備設(shè)施在運(yùn)營中由于自然或不可抗力等原因損壞、損毀，物業(yè)企業(yè)不得不采取維修甚至更換方案，這也會增加運(yùn)營成本，給企業(yè)運(yùn)營造成負(fù)擔(dān)。

（三）能耗成本估計不足

日常運(yùn)行設(shè)備設(shè)施所耗能源費(fèi)用也是物業(yè)企業(yè)支付的主要成本之一。由于每個樓宇、小區(qū)設(shè)備設(shè)施的能耗狀況各不相同，甚至?xí)驗橹醒肟照{(diào)能否分段控制、項目設(shè)備是否為變頻設(shè)備、公區(qū)照明燈具是否為節(jié)能燈具等原因能耗成本相差巨大，這些信息在物業(yè)接管前是無法全面進(jìn)行評估的，一旦接手的項目能耗超過預(yù)計的能耗成本，就會加大物業(yè)企業(yè)的運(yùn)行成本，擠占利潤空間。

（四）采購管理制度不嚴(yán)格

物業(yè)企業(yè)在日常運(yùn)營中，會產(chǎn)生大量設(shè)備、零件等物品、分包工作的采購費(fèi)用，物業(yè)企業(yè)通常以一個在管項目作為一個成本中心獨(dú)立核算，從而獨(dú)立采購。但這樣則會因為采購規(guī)模較小，導(dǎo)致對供方的議價能力下降。另外，很多物業(yè)企業(yè)由于采購流程不規(guī)范或采購管理監(jiān)督措施不足，導(dǎo)致部分采購人員利用制度漏洞，通過采購工作竊取了公司的一部分利潤，造成公司資金受損的現(xiàn)象產(chǎn)生[4]。物業(yè)企業(yè)由于采購規(guī)模不大、采購工作的管理力度不足等原因造成采購成本居高不下。

三、解決對策

通過物業(yè)企業(yè)成本控制常見問題分析可以得知，物業(yè)企業(yè)在成本管理中存在人力成本較高，維修成本失控、能耗成本估計不足、采購管理制度不嚴(yán)格這四類突出問題，下面將針對這四類問題提出合理的解決對策。

（一）降低人力成本對策

通過物業(yè)企業(yè)常見的成本控制問題的解析可以得知，我國物業(yè)企業(yè)的成本大多來自人力成本，所以在進(jìn)行物業(yè)企業(yè)成本控制的過程中，降低人力成本成為物業(yè)企業(yè)成本控制最重要的工作之一，降低人力成本可以通過三方面進(jìn)行：① 根據(jù)問題分析來看，由于我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人力資源的成本也在隨之上漲，這是一種不可被更改的因素，雖然這種因素?zé)o法被解決但是物業(yè)企業(yè)在進(jìn)行人力資源成本控制的過程中可以針對不同的人群進(jìn)行篩選劃分工作。② 隨著物業(yè)企業(yè)服務(wù)要求的提升，物業(yè)企業(yè)在招聘工作人員時，招聘對象應(yīng)當(dāng)以大學(xué)生為主，大學(xué)生雖然單人人力成本較高，但是由于大學(xué)生擁有更高的自身及專業(yè)素養(yǎng)，服務(wù)意識、溝通能力較強(qiáng)，能夠有效提高物業(yè)企業(yè)工作人員的整體構(gòu)成水平，保障了人員構(gòu)成的穩(wěn)定性，減少了物業(yè)企業(yè)工作人員的流動性，從而降低了企業(yè)培訓(xùn)的資金投入，降低物業(yè)企業(yè)的人力成本投入[5]。③ 隨著我國科技化水平日益增高，物業(yè)企業(yè)還可以利用先進(jìn)的設(shè)備代替一部分物業(yè)人員的工作，例如安裝車輛識別系統(tǒng)以節(jié)約人力的運(yùn)用；將一些線下報修、繳費(fèi)工作轉(zhuǎn)為線上APP自助服務(wù)。物業(yè)企業(yè)還可以將本公司所管類似項目成立運(yùn)營中心統(tǒng)一管理，這樣既可以統(tǒng)一管理尺度又可以減少后臺管理部門層級。這些方式都能夠在一定程度上節(jié)約物業(yè)企業(yè)的運(yùn)營成本，達(dá)到降低人力成本的目的。

（二）控制維修成本

維修成本日常保養(yǎng)、老損零配件更換和機(jī)械設(shè)備損壞維修這三大塊，物業(yè)企業(yè)應(yīng)建立完善的設(shè)備設(shè)施管理制度，梳理每項設(shè)備設(shè)施臺賬，還應(yīng)當(dāng)詳細(xì)掌握設(shè)備的老化情況，并對設(shè)備的損耗情況進(jìn)行詳細(xì)的清點(diǎn)盤查，合理地制定維修保養(yǎng)計劃，包括日常運(yùn)行記錄和大中修計劃。建立并實施設(shè)備的日常養(yǎng)護(hù)制度，將工作落實到日常，這是一種最佳的設(shè)備維護(hù)成本控制措施，有資料顯示，保養(yǎng)設(shè)備所花的錢僅僅相當(dāng)于大、中修維修費(fèi)用的1/5左右。增加智能化設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)，對設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位監(jiān)控，這樣可以在第一時間發(fā)現(xiàn)設(shè)備工作異常情況，盡早解決故障。物業(yè)企業(yè)還應(yīng)對設(shè)備設(shè)施投保，用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方式給予物業(yè)企業(yè)資金上的保障。一旦出現(xiàn)人為操作失誤導(dǎo)致設(shè)備損壞或者限定自然災(zāi)害給企業(yè)造成的損失，則由保險公司承擔(dān)。

（三）努力推進(jìn)節(jié)能設(shè)計或改造

物業(yè)企業(yè)如能參與施工建設(shè)前期設(shè)計方案的討論，應(yīng)積極建議開發(fā)商設(shè)計節(jié)能方案、使用節(jié)能設(shè)備。如物業(yè)企業(yè)接管的是已建成的物業(yè)項目，則應(yīng)盡快對所管項目設(shè)備設(shè)施能耗情況進(jìn)行梳理，找出突出能源消耗點(diǎn)，盡可能地對所管項目進(jìn)行節(jié)能改造，如對管轄區(qū)域內(nèi)的公共照明設(shè)備進(jìn)行節(jié)能建設(shè)，例如走廊、消防通道內(nèi)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行聲控?zé)舻陌惭b，降低能耗的使用，從而節(jié)約能耗消費(fèi)，降低物業(yè)企業(yè)的運(yùn)行成本。

（四）加強(qiáng)采購管理制度建設(shè)

物業(yè)企業(yè)對物品的采購費(fèi)用較多，所以在進(jìn)行成本控制的過程中，要十分重視采購成本的控制。首先應(yīng)該有一套采購決策機(jī)制，采購項目是外購還是自修要形成書面的事前決策控制制度。其次要建立一套規(guī)范的采購流程，具體來說就是應(yīng)當(dāng)借鑒制造企業(yè)采購流程控制程序，每項外購商品或服務(wù)都搜集三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行考察、比較或競標(biāo)，選擇合適的供應(yīng)商并簽訂較長時間的定期供應(yīng)合同以獲得更高的價格折扣從而降低采購成本。再次還應(yīng)當(dāng)設(shè)立起一套完整的采購制度，在采購前應(yīng)當(dāng)對采購的物品數(shù)量、價格進(jìn)行預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算價格將資金交付采購人員進(jìn)行物品采購工作，對于采購價格超過預(yù)算的情況，其業(yè)務(wù)也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實調(diào)查，保障物品采購環(huán)節(jié)的透明度，對于利用職務(wù)之便竊取公司財產(chǎn)的行為應(yīng)當(dāng)予以追查，對違規(guī)人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行清退，確保采購管理制度的落實力度，加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)對成本的控制。最后，建議物業(yè)企業(yè)將相同工作的采購統(tǒng)籌起來，制定一攬子采購計劃，在采購達(dá)到一定數(shù)量之后，企業(yè)物業(yè)便能夠與對方進(jìn)行議價從而降低了企業(yè)物業(yè)的采購成本。

結(jié)語

通過物業(yè)企業(yè)成本控制的常見問題與改進(jìn)對策商討可以得知，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)降低人力成本，控制維修成本，努力推進(jìn)節(jié)能設(shè)計或改造，加強(qiáng)采購管理制度建設(shè)，從而提高物業(yè)企業(yè)成本控制的質(zhì)量。