民法典視角下基層央行合同管理審計與實例分析

■魏茹

一、合同管理審計的背景與意義

合同是民事主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協議。對合同實施管理與監督，可確保簽約當事人具備相應民事權利能力和民事行為能力，基于知情、自愿、平等、公平和意思表示一致，實現各自的合法目的和利益。在基層央行，合同使用越來越廣泛，從編外人員勞務用工、固定資產采購、基本建設項目、水電氣使用、租賃，到信息咨詢、資產評估和信息化外包等所形成的債權債務關系都離不開合同載體。隨著互聯網和信息技術的發展，電子合同廣泛應用，合同風險的技術性和隱蔽性相應加大。2021年1月1日施行的《中華人民共和國民法典》對合同訂立、效力、履行、保全、變更、轉讓、終止、違約責任方面作了具體規定，對合同成立的時間和地點，合同條款約定不完整不明確的處理程序，合同未辦理批準手續的處理規則，電子合同交付時間的認定規則，搶險救災、疫情防控等特定情形下合同當事人的義務，債權人代位權的行使與法律效果，要求合同當事人遵循誠實信用和生態文明原則全面履行合同約定等，從定義、程序和實質方面為合同管理審計提供了標尺。為貫徹《中華人民共和國民法典》，降低法律風險，減少訴訟與糾紛，開展合同管理審計，具有現實意義。

二、合同管理審計的內容與方法

1.合同管理基本情況審計的內容與方法。

（1）合同內控情況。調閱合同管理領導機制、會議記錄、單位和業務層面內控制度，了解合同管理內控制度設計與運作情況。

（2）合同簽訂情況。設計合同管理審計表格，調閱審計對象預算計劃與執行，采購計劃與執行，單位及相關業務部門工作計劃、合同管理報告和工作總結，采購任務表、采購臺賬、合同會簽單與審批臺賬、相關會計核算憑證與賬簿、預決算報表和報告，盤點固定資產，掌握審期新增資產管理與使用情況，分析結余結轉資金，確認審計期內審計對象已簽或未簽合同的份數、類型和結構，揭示合同訂立真實性，捋出審計思路與重點。

2.合同基本要素審計的內容與方法。

（1）合同形式。訂立合同可采用書面、口頭或其他形式。審核合同形式重點在于，一審合同形式的適當性；二審是否對合同形式選擇作出制度規定；三審采用信件、數據、電文等形式簽訂的合同是否簽訂確認書。通過評估合同形式，揭示合同形式采用不恰當和不嚴謹所產生的風險隱患。

（2）合同條款。審核合同條款重點在于，一審條款完整性；二審條款公平性；三審是否履行審批程序。依據法律法規、業務線條政策、內控制度、條款約定前的信息資料及合同履行情況，分析確認條款的效力和意思表示一致性，評估條款約定潛在風險。

（3）合同簽名。審核合同簽名人重點在于，一審合同當事人是否簽名、簽章或按指印；二審簽名人的資格；三審內控制度，是否建立合同委托代理授權制度，委托代理授權是否采用書面形式，授權委托書是否載明代理人的姓名或名稱、代理事項、權限和期限，被代理人是否在委托書上簽名或蓋章。分析代理人是否存在無權限、超權限、超范圍、代理權終止仍履行代理業務，是否存在代理人與相對人惡意串通，損害被代理人合法權益，是否存在轉委托代理，轉委托代理是否經被代理人同意等，以確認合同效力及追認程序。

（4）合同落款時間。審核合同落款時間重點在于，一審是否填寫落款時間；二審落款時間填寫的邏輯性。通過分析合同條款中履行期限的約定、合同訂立的要約與承諾信息資料和合同法定簽訂時限，確認合同義務實際履行、合同生效時間，以及合同簽訂及時性，對合同義務的履行和責任的承擔作出深層次評估。

（5）合同印章。審核合同用印重點在于，一審用印正確性；二審用印審批流程；三審用印內控制度。通過調閱單位用印管理制度與用印登記簿，核查用印登記及審批情況，防范未經審批登記使用印章或私刻印章所致的法律風險。

3.合同履行審計的內容與方法。

審核合同履行情況重點在于，一審合同當事人是否遵循誠實守信原則，恪守承諾，是否根據合同性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務；二審合同履行是否有利于節約資源，保護生態環境；三審合同履行的全面性，核查是否存在補充協議、變更、轉讓、合同保全和糾紛訴訟等事項，以及相應程序執行情況；四是對設備材料采購、信息化外包和工程類合同，還應當延伸核查實物入賬核算與管理。基于審期合同訂立數量核查結果，按合同類別，結合相應業務部門操作流程，核查自合同生效至終止全過程的日常監督管理活動，需調閱內控和風險管理制度，會計賬簿、憑證、報表及其它資料，對合同履行及時性、全面性作出客觀評價。

4.合同檔案審計的內容與方法。

審核合同檔案管理情況重點在于，一審合同檔案管理制度；二審合同檔案立卷情況；三審合同檔案資料完整性。合同檔案資料一般由經辦部門管理，一定年限后，需移交單位檔案室管理。調閱單位和業務層面合同檔案管理制度，審核單位及業務部門合同檔案管理職責分工及制度執行情況，分析評估檔案管理的組織管理情況。調閱合同檔案管理登記簿和檔案資料，分析評價合同檔案資料完整性、規范性和歸檔及時性。

三、合同管理審計的實例與分析

【實例1】信息化外包合同管理。信息化外包合同包括軟件開發、信息化建設和系統運維合同。審計發現，某支行作為軟件開發外包合同的委托方，在合同履行過程中未對外包商開展監督檢查；在外包方交付產品時，未與外包方共同進行規范性的驗收和測試。問題產生的主要原因是該支行未依據《中國人民銀行信息化外包風險管理辦法（試行）》建立本單位的內控制度。為此，內審提出建立健全信息化外包內控機制和風險管理制度，加強履約全程監督、產品測試和事后績效評價工作。鑒于外包信息產品尚未正式推廣應用，建議信息化外包牽頭部門與外包商溝通，按規定組織合格人員重新開展外包產品測試和驗收工作，確認并報告外包產品的安全可靠性，抓好驗收整改后期工作，在產品推廣應用后，跟進日常運維和檢測工作，保障業務正常運行。

【實例2】采購合同管理。采購合同包括貨物、服務和工程類，目前貨物采購居多。依據采購品目是否在集中采購目錄之內或采購限額以上，采購組織模式可分為集中采購、分散采購和零星采購，不同的組織模式，有不同程度的審批流程和內控要求。審計發現，零星采購方式下合同管理存在五類常見問題：一是合同基本要素不全，有的未填寫合同落款時間，有的當事人一方或雙方未簽字；二是簽約當事人資質不符合規定，有的未經委托授權，內設部門負責人與合同相對人簽約，有的與不具備資質的相對人簽約；三是使用部門業務印章；四是先采購后簽合同，采購合同簽訂時間晚于貨物驗收入庫時間；五是未按合同約定進行驗收，驗收成員不符合規定。問題產生的主要原因是零星采購制度不健全性，單位或部門內控制度執行流于形式，擬定的合同條款未報法律部門（辦公室）審核，導致諸多問題產生。鑒于審期零星采購方式下未發生糾紛、訴訟和撤銷合同現象，內審提出健全單位零星采購管理辦法，完善委托授權代理制度，加強業務線條的審核，強化合同擬訂、審核、審批、訂立與執行的法律監督，進一步量化合同管理責任制，確保不相容崗位嚴格分離、相互制約和全面履職，并對問題責任人作出責任追究及限時整改等建議。

四、合同管理審計的體會與啟示

合同管理審計不單對合同條款進行審計，還要對預算編制、需求計劃、組織實施、合同簽訂、合同履行、質量驗收、款項結算、信息統計、績效評價和歸檔資料等環節進行全程審計。與合同相關的收支業務需納入單位預算編制，需簽訂合同的采購項目應編制需求計劃，每份合同需交單位法律部門（辦公室）或外聘專家審核或上級行審批，法律部門（辦公室）應當建立合同審核臺賬，單位應當建立健全合同管理內控制度。內審人員應當圍繞被審計對象內控制度建立與健全，比照審計依據，揭示問題，分析原因，提示風險，提出合規性審計建議；圍繞合同管理方式，對合同管理信息化建設方面，提出安全科學性建議；圍繞維護業務穩健發展、節支節能環保、重點企業重點人群扶持政策落實，以及突發事件應對等方面，對合同管理有效性作出綜合評價，在審計實踐中落實好《中華人民共和國民法典》及央行系統內的政策規章與制度。內審部門還應當加強審計信息整合、存儲、加工和利用工作，確保基礎數據真實完整、審計分析有據可依。充分利用內審在單位內設機構中的法定地位與作用，行使好合同管理的事前、事中和事后審計監督職責。