以關鍵控制點為導向的采購全過程審計

■陳曉麗

公立醫院的運營管理要求重點關注各類業務活動可以獲取收入或耗費人財物等資源的內涵經濟行為，根據業務管理的標準化要求，需不斷改進內控管理制度，并完善風險監控制度體系使之滿足風險防控精準化需要。采購是醫院運營經濟活動之一，是為了滿足正常運營，可以通過購買、租賃、交換、外包等經濟活動去取得所需的設備、藥品、器械、材料等物資及服務的過程，也是確保醫院健康運營的重要環節。因此，加強采購全過程審計，有利于查擺采購活動中的短板弱項，強化內控、堵漏洞，促進合理控制醫院各項運營成本，提質增效。

一、審計基本思路及流程

采購全過程審計是指審計部門組織對采購項目的預算管理、招標文件制定、專家論證過程、執行集中采購規定、采購信息公開、內控管理、采購合同履約等全過程監督審計，是對項目實施過程的合法性、真實性、規范性進行的跟蹤審計監督，一改過去的事后審計為事前介入、事中跟蹤，及時發現問題，及時反饋，及時整改，有效避免事后審計雖然查出問題，但已既成事實，糾正難度較大的局面，發揮審計免疫系統功能。

1.審計前準備。了解醫院涉及采購環節的各部門內部控制環境、管理狀況、業務流程和相關的風險，全面收集采購涉及的法律法規、醫院規章制度及相關資料，繪制流程圖，對比分析，查找關鍵控制點，確定納入全過程審計項目的標準，編制全過程審計實施細則。

2.審計實施。全過程審計實施細則以通知的形式在院內OA公布，確保涉及的職能部門均已知曉，并按照細則要求，符合審計范圍的項目，事前提交審計部門審計，使被審計部門由被動接受審計向主動提交審計意識轉變。審計部門接到被審計部門的送審資料，通過詢問人員、檢查文件資料、觀察業務活動及內控執行情況、追蹤業務處理過程及分析相關數據等方法進行審計，審計部門對每階段審計發現的問題或建議于1～3個工作日及時反饋至被審計部門。

3.審計跟蹤整改。因全過程審計旨在事前發現問題即改進，為了避免影響整個采購項目的進度，原則被審計部門同意審計意見后即刻整改，整改需時較長的，審計部門做好后續跟蹤，如不同意審計意見的，審計部門組織專項會議研討。

二、關鍵控制點的審計內容

基于內控的視角，結合采購業務流程的特點，找出審計的關鍵控制點，制定采購全過程審計步驟是采購前期審計、采購過程審計、采購合同簽訂及執行審計、采購付款審計等方面，主要審計以下方面：

1.采購前期審計。

采購立項的合理合規性是整個項目后續合法前提，主要需合理評價采購項目是否可行，和審查申購部門的立項論證、審批程序是否合規及資金是否落實到位。需調查的資料有：立項報告、項目的可行性論證報告、市場調研資料、流程審批資料、采購計劃、預算金額、預算批復文件，預算批復情況，項目撥款情況等文件。關鍵控制點：重點審查立項、采購價格及預算等三方面。立項審批方面，查看請購報告及相關會議記錄，了解項目是否經過科室充分醞釀并集體同意，是否滿足公立醫院長遠的發展規劃，若為“三重一大”項目，是否提交黨委會會議同意。關注采購價格的依據是否充分，價格信息來源的真實可靠性、價格構成的全面性、可比性，是否經過調研、測算和集體商議，尤其關注不平衡報價，若報審價格（單價）高于原合同的采購價格的，立項部門是否作出詳細的價格上漲說明，如上漲幅度較大，審計部門需進一步核實分析具體原因。查看請購項目的資金使用是否已納入本年度預算，預算的批復和申報情況是否一致，采購數量是否基于結合醫院發展需要及實際庫存擬定等。

2.采購過程審計。

為有效防止采購過程中出現暗箱操作，防止招標過程流于形式，主要監督和評價采購過程是否符合我國政府采購法、招投標法等法律法規及院內采購制度。需調查的內容有：招標采購文件、采購項目清單、供應商選定、供貨單位的資質證明等應標文件、評標報告及中標通知書等。

關鍵控制點：發布采購需求前，審查采購方式的確定與采購對象的金額及特征是否相適應，采購組織方式和采購方式是否符合政府采購法的要求，招標采購文件的商務和技術條款是否符合采購項目需求，是否人為設立了不合理的資格條件限制潛在投標人或明顯傾向個別投標人或具有差別待遇的條款等。招標代理機構是否按規定公正選定。發布采購信息后，審查采購項目是否按規定公開采購信息，過程是否公平公開公正，評標方法選用、中標單位的資格審查是否合規合法，中標結果是否合理，采購人員及相關人員與供應商有利害關系的，是否執行回避制度。

3.采購合同簽訂及執行審計。

主要審查合同的簽訂與執行情況，評價合同簽訂與執行的真實性、及時性，防止項目被人為擱淺，評價驗收的真實性及完整性，防止不驗收或虛假驗收，超預算等情況。需要調查的資料有：合同內容原件、到貨憑證，安裝驗收記錄，入庫記錄、項目進度記錄、預算的執行金額、預算的執行進度情況、相關內部文件等。關鍵控制點：合同審簽時，查看合同內容是否包含了名稱、品牌、規格、型號、數量、金額，質保、付款方式等條款且與招投標文件一致，合同簽訂是否按規定流程審簽，合同簽訂的時間是否及時。合同執行期間，通過現場觀察驗收或查閱資料方式，審查驗收實際操作與制度規定的差異，驗收內容是否與合同一致，記錄是否完整，驗收人員組成是否合理。審查項目的進度是否真實按合同要求及時間完成，對于隱蔽工程需要實地查看拍照，做好取證記錄。審查項目預算明細投入是否與預算審批情況一致，是否存在超范圍超預算未審批的情況。

4.付款情況審計。

主要監督貨款的支付審批程序，確保貨款支付對象、額度及方式與合同要求一致。需調查的內容有：貨款支付審批文件、付款單、發票，銷貨清單、入庫批準單等文件。

關鍵控制點：根據醫院支付的審批權限及流程，查看是否存在未審批而付款，或擅自變更支付方式、時間或金額，或未完成驗收而付款等情況。支付貨款前，可以對供應商進行函證，與采購及驗收部門提供的票據核對，復核票據上標的、數量、單價和總額等，確定票據真實合法有效。

三、審計相關建議

1.業審融合，提質增效。

內部審計部門應由裁判員向參謀助手轉變，尤其對于全過程審計，審計部門可運用業審融合創新機制，發揮協同作用。業審融合是以改變醫院價值鏈中的關鍵環節、為活動和相關業務流程增加價值的目標，通過內部審計和咨詢能力，提高關鍵流程管控水平，自主創新和實施改進，實現審計目標和組織增值的雙向整合。在采購審計過程中，內審員首先要保證工作的相對獨立和客觀性，再介入采購流程實行各環節監控，除了履行監督職責外，也需識別非增值環節，不斷從咨詢和確認中提高工作效率和規范化程度，真正做到“事前預警、事中控制、事后監督”的動態融合管控。另一方面，業務部門采納審計建議并運用于改善業務流程，以PDCA閉環管理，實現工作質量的提升，可以最大限度降低內耗、提高整體協同性。

2.紀審聯合，加強監督力度。

審計部門主要是對醫院的財務收支、財經法紀、建設項目進行的經濟監督，監督對象是“事”；紀檢監察部門主要是對醫院所有工作人員，尤其黨組、黨員和干部的黨紀和行政的監督，監督對象是“人”。正因為人與事密不可分，雖職能各異，但工作目標一致，兩者具有較高關聯性及重疊性，可以有效防范風險，是內部監督體系中不可或缺的重要部分。實現紀審聯合，能產生1+1＞2的協同效果，一可管理協同，人員共用。在內部巡查中，可成立由紀審多部門組成的監督小組，實現監督力量整合，人員定期交流培訓，發揮優勢互補，促進專業水平提升，提升監督工作質量。二可信息共享，成果共用。兩部門加強日常工作信息的交流，及時發現并分析源頭問題及薄弱環節，有針對性地提出整改意見，防止問題的進一步惡化；其次，一旦發現違規違紀現象，須及時移交紀檢監察部門處理，與紀檢形成監督整改合力，推進形成“發現-移交-整改”的高效閉環管理監督機制。

3.健全審計體系，提升審計質量。

審計質量決定著審計職能發揮的程度，因此健全內部審計質量控制體系尤為重要。一是制定科學、操作性強的審計質量評估體系和評價標準，在審計計劃、審計準備、審計證據、審計報告等關鍵“質量環節”建立質量審核評估標準，健全完善審計復核、考核及責任追究的審計質量控制體系。二是加強建設內部審計人才隊伍。通過以考核的形式開展業務培訓，對于行業專家和學者舉行的審計業務推廣大會，積極參與，并院內實行定期輪崗培訓，系統地學習相關法律法規，借用財務、采購、計算機輔助審計知識，注重突出業務骨干的帶領作用，推動全員學習熱情，提高審計從業人員的專業技能。此外，將業務技能培訓和法律法規培訓結合起來，大力借鑒標桿醫院先進的審計經驗，通過學習，改進拓寬工作思路，不斷彌補自身不足，提高綜合素質。三是創新審計方法、技術和內容。審計方式要從合規性審計向增值型審計轉變，審計技術逐漸從手工操作審查轉變成借助計算機大數據作輔助審計。以提高審計質量為中心，以提升審計管理服務為基礎，不斷加大審計服務的創新實踐力度，促進審計水平和服務質量越來越好。