試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用研究

文/張立超

隨著醫(yī)療體制的不斷優(yōu)化以及調(diào)整，醫(yī)院的管理模式也在不斷變化，有效地營造了舒適完善的醫(yī)療工作開展環(huán)境，提升了患者的醫(yī)療舒適性，對整體醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的發(fā)展以及衛(wèi)生事業(yè)的健康建設，均有明顯的促進作用。醫(yī)院管理工作開展中加強對于人事檔案的管理，能夠充分了解醫(yī)院每個人事關系的實際基礎配置情況，從而對其進行高效的利用以及調(diào)配，對整體醫(yī)院管理水平的增強以及管理質量的優(yōu)化也有所幫助。人才作為醫(yī)院發(fā)展的根本性基礎，通過對于人事檔案管理的強化和重視，能夠有效提升整體醫(yī)院的工作質量以及管理成效。數(shù)字化信息檔案的合理實施以及實際應用，能夠根據(jù)醫(yī)院的實際工作開展情況，以及人員配置情況，對于管理模式進行優(yōu)化和調(diào)整，整體管理手段也更為先進化和科學化。

一、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）管理方式單一

管理方式過于傳統(tǒng)是以往醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題，也是影響各項管理工作優(yōu)化進步的主要原因。此類情況的普遍存在，會導致醫(yī)院人事管理檔案資料在實際收集以及整理分類中存在效率低、差錯多、耗時長的情況，且各項人力資源檔案在實際調(diào)用過程中的難度也比較大，存在著非常明顯的局限性，不利于醫(yī)院人事檔案資源管理的有效提升。隨著醫(yī)院改革工作的不斷推進，相應的改革制度體系也在不斷進行優(yōu)化和完善，傳統(tǒng)的管理制度以及管理標準已經(jīng)難以滿足當前的信息化發(fā)展要求以及社會環(huán)境，實際實施效果有限。隨著醫(yī)院人事資源管理檔案數(shù)量的不斷增加，在實際管理工作開展過程中的難度也越來越大，檔案丟失或者提取錯誤等情況的發(fā)生率也越來越多，直接影響著醫(yī)院整體人事檔案的管理水平。因此需要充分認識到信息化技術在醫(yī)院人事檔案管理中的應用優(yōu)勢以及實際效果，來完善相關管理工作[1]。

（二）信息更新緩慢

以往醫(yī)院人事檔案管理方式大多依賴人工管理，此類管理方式存在著一定的弊端，其主要影響的是工作效率。隨著醫(yī)院人事部門工作內(nèi)容以及工作業(yè)務的不斷增加，人工管理工作所涉及的工作量也越來越大，對于信息的收集需求更高，但相應的整理以及處理速度卻未能得到有效的提升，很容易導致醫(yī)院人事檔案管理工作出現(xiàn)信息更新緩慢，決策需求難以達到相應管理要求的程度，因此會對整個醫(yī)院的決策的及時性以及科學性產(chǎn)生一定的干擾。

（三）人員素質不高

以往醫(yī)院人事檔案工作的工作人員大多專業(yè)能力不高，并非專業(yè)性的檔案工作人員，很多醫(yī)院的檔案工作人員存在著一人多職的現(xiàn)象，并未切實認識到檔案管理的重要性以及及時性，也未對信息化建設的了解有所深入研究，導致實際管理工作存在時效性不強的情況，未能及時對相關工作人員安排相應的培訓指導，導致人事檔案工作質量難以提升，安全性難以得到有效保證。

二、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用策略

（一）建立電子信息平臺

在醫(yī)院人事檔案管理中建設電子信息平臺，能夠將以往的人員檔案信息以及各類內(nèi)容通過數(shù)字化技術進行有效處理和管理，通過對相關管理工作的加強，能夠對各類人事檔案進行全面的整合，尤其是信息文字、圖片、數(shù)字等進行規(guī)整化、統(tǒng)一化的整理，可以進行分級分類的管理，不僅能夠實現(xiàn)對于各類人力資源的優(yōu)化配置、合理安排，還能夠有效提升整個醫(yī)院人事檔案工作內(nèi)容的信息共享情況，有助于幫助各個部門之間加強了解，提升相互合作質量，避免出現(xiàn)信息孤島等情況，有效節(jié)約不同部門人事資源工作實施過程中所耗費的時間以及精力，能夠幫助其更多的投入到臨床研究以及治療之中。在醫(yī)院人事檔案信息平臺的實際建設中，需要以業(yè)務平臺、技術平臺、集成平臺、應用平臺以及數(shù)據(jù)串聯(lián)平臺為基礎進行整個信息平臺的構建，確保每一個平臺之間的有效連接以及快速跳轉，以幫助實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的全面收集，分類整合處理分析以及隨時調(diào)取，需要保證該平臺的標準化以及科學化，確保能夠通過統(tǒng)一的系統(tǒng)，進行各項功能的實際應用和管理。同時，需要確保該平臺使用的擴展性以及復用性保障，其在醫(yī)院的長期管理過程中均能夠提供相應的幫助，避免出現(xiàn)資源浪費或是資源丟失的情況。需要加快醫(yī)院紙質檔案向信息化電子檔案的轉化速度，以解決傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的問題，以提升相應管理技術的實際應用情況，并需要對各科室相關檔案管理工作人員進行全面的信息化平臺管理培訓，根據(jù)實際的應用情況，不斷對該平臺進行優(yōu)化和完善，拓寬使用功能，以符合該醫(yī)院以及各個科室的實際應用需求[2]。

（二）加強檔案風險管控

人事檔案的合理建設，是影響醫(yī)院整體人力資源合理配置的關鍵，這也是醫(yī)院未來發(fā)展的重要基礎性力量。因此，需要加強對于醫(yī)院檔案風險管理的重視，以提升整體醫(yī)院人事檔案的保密性以及安全性，避免出現(xiàn)信息丟失、信息存儲庫以及信息平臺受損壞的情況，在實際醫(yī)院人事檔案管理過程中，通過對于數(shù)字化信息的合理應用，雖能夠幫助相關工作人員簡化工作難度，提升工作效率，但是由于網(wǎng)絡信息系統(tǒng)具有一定的開放性以及互通性，在實際工作過程中所面臨的風險也在不斷提升。尤其是各類網(wǎng)絡病毒以及黑客攻擊事件的頻繁發(fā)生，對醫(yī)院人事檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的影響，需要要求相關工作人員不斷提升自身的防護意識以及安全保護意識，避免此類意外情況的出現(xiàn)，盡可能提升相關管理人員的管理能力以及責任意識，所有管理人員切均需要明確其自我工作的重要性以及嚴謹性，切不可對私自對檔案進行篡改，需要完善相關的檔案管理法律法規(guī)，針對存在違規(guī)操作的人員，需要嚴格進行相應的責任追究[3]。此外，還需要根據(jù)實際應用的信息平臺使用情況設置相應的殺毒軟件以及防火墻，來實現(xiàn)進一步抵抗黑客操作以及網(wǎng)絡病毒攻擊等情況，盡可能地保證醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡的安全性，同時需要嚴格按照要求控制好人事檔案管理權限的設置，需要提升其從管理層面的安全性，可根據(jù)實際醫(yī)院操作情況，選擇密碼配合指紋以及人面臉識別的方式進行整個檔案數(shù)據(jù)庫的加密，可以通過特有的格式對數(shù)據(jù)進行進一步的隱秘處理，以提升信息錄入的便捷性以及速度，同時可以盡可能降低信息泄露以及被破壞情況的發(fā)生，保障在提升信息處理質量的同時，增強信息處理的安全性，降低各類紙質化檔案的錄入，提升信息的真實性保障。

（三）規(guī)范管理操作流程

除了要完善基礎的人事檔案管理之外，還需要對相關管理工作的操作要求以及操作流程進行細化，避免出現(xiàn)信息混亂的情況。通過對于各類人事檔案信息的分類管理，能夠提升信息的真實性、全面性、精準性、科學性以及時效性，在各個崗位工作開展時，均需要根據(jù)該崗位的實際工作要求，選擇相適合的工作人員進行實際工作的開展，其既要保證具有相應的基礎能力，還必須具有較高的文化素養(yǎng)以及自我職業(yè)操守，以確保各個環(huán)節(jié)的工作人員的價值都能夠得到充分的發(fā)揮。在檔案管理查找界面設計時，需要根據(jù)醫(yī)院的實際工作要求以及特點進行相應的設置和調(diào)整，以盡可能提升人事檔案信息的查閱速度以及精準性。通過數(shù)字化檔案的應用，能夠有效降低檔案信息對于空間的占有比例，提升檔案的存儲質量以及管理質量。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大、業(yè)務的不斷增加，人事變動頻率也會越來越高，因此需要及時進行相關數(shù)據(jù)系統(tǒng)庫的完善，并根據(jù)各發(fā)展階段的實際工作要求，對相應的應用模塊進行調(diào)整和優(yōu)化，定期檢查是否存在泄露或者信息遺漏等情況，以便及時進行補錄，避免后期檔案調(diào)用以及綜合分析時存在信息不全等情況。

（四）提升管理人員素養(yǎng)

提升醫(yī)院人事檔案工作人員的綜合素質以及專業(yè)素養(yǎng)也是非常重要的，是保障信息化建設工作高質量開展的基礎部分，管理人員自身的專業(yè)性較差是影響人力資源檔案管理的重要原因，有部分醫(yī)院的此類工作均由其他職位的員工間接擔任，導致整體工作質量難以得到有效的提升。因此，需要加強對于醫(yī)院人事檔案管理工作的重視，根據(jù)該工作的實際實施現(xiàn)狀以及特點，制定專業(yè)的管理制度，選取專業(yè)的人才參與到該項管理工作之中，通過數(shù)字化進程的不斷推進，在業(yè)務學習以及活動管理之中，通過小組長的設置提升整個團隊的業(yè)務能力以及綜合素質，以促進數(shù)字化建設速度的加快，在實際工作開展中，小組長需要明確認識到自身的工作職責，并帶領好組員完成各項基礎工作，保障整體的人力資源信息化錄入以及管理處理。在實際工作過程中，需要定時對該信息平臺的更新情況進行培訓，并提升工作人員的信息化素養(yǎng)，增強其對于各類信息技術的應用意義，是避免信息化以及數(shù)字化建設在實際應用過程中形成形式化的設置，為此需要完善相關招聘機制以及人事管理要求，引進優(yōu)秀的管理人才，為檔案管理工作的開展提供更為健全的工作隊伍。

三、結語

資源共享以及合理利用起到了非常重要的促進作用，隨著市場環(huán)境的不斷變化，醫(yī)院在實際管理過程中，通過數(shù)字化建設的完善，能夠有效提升其自身的技術水平以及醫(yī)院整體的核心競爭力，為醫(yī)院的未來健康發(fā)展做好良好的基礎準備。因此，需要從醫(yī)院發(fā)展基礎入手進行數(shù)字化信息的完善應用，以提升醫(yī)院人事檔案管理工作質量，強化全面的實踐指導，全面提升醫(yī)院的管理水平。