人才服務機構流動人員人事檔案管理研究

文/尹淑華

現階段，我國流動人員不斷增加，致使我國對流動人員人事檔案引起重視。流動人員人事檔案所涉及的范圍較廣，很多檔案管理機構存在不規范的問題，以及檔案材料收集不到位的問題等。針對這種現象，應進行深度探究，不斷進行改善與解決，促進人才合理流動。

一、流動人員人事檔案的范圍

現階段，我國社會主義市場經濟不斷發展，人事制度改革不斷深化，致使我國流動人員數量不斷增加，人員流動的頻率也逐漸加快，流動人員的人事檔案管理工作也隨之運行起來[1]。根據相關的政策表明，我國流動人員人事檔案的范圍較廣，其中包括：非公有制企業以及社會組織聘用人員的檔案、被機關事業單位辭退或主動辭職人員檔案、與企業單位解除勞動關系的人員檔案等。很多中專畢業生的檔案以及還沒有就業的高校畢業生檔案都可以進行流動人員人事檔案管理，以及自由職業的人員檔案都能進行檔案管理。

二、我國現階段流動人員人事檔案管理的難點

流動人員應進行有效的人事檔案管理，才能保證其在不同的行業領域內進行合理的流動，更有利于實現對社會資源的合理調配，防止流動人員在后續過程中出現問題。通常情況下，流動人員的數量較大，在管理人事檔案時經常面臨一些挑戰與困難。

（一）不規范的檔案管理機構

在實際管理工作中，對流動人員人事檔案管理時會出現不規范的管理問題，管理機構較多，最終導致檔案資料無法得到基礎保障[2]。通常情況下，流動人員的人事檔案資料是由縣級以上人才服務機構進行管理，也有很多鄉鎮人力資源中心對其進行管理，同時還有少部分私營人力資源對流動人員人事檔案進行管理。最重要的是，很多沒有經過授權處理的管理機構也參與其中，導致管理問題出現嚴重的混亂情況，流動人員的人事檔案資料也因此出現了安全隱患，這在一定程度上擾亂了此項管理工作的秩序。

（二）人事檔案資料收集較難

人才服務機構主要是以服務為主的工作，對流動人員人事檔案材料進行收集歸檔時，存在很多問題，尤其是收集資料過程中，很多工作人員對資料的更新并不重視，造成流動人員檔案資料長時間未能更新，舊檔資料不完整與新資料無法進行鏈接，以致很多流動人員在今后的工作道路上想要依照個人檔案資料進行參考時，卻因資料上沒有工作經歷、學習經歷等情況而無法出具相關證明，對其造成嚴重的影響。

（三）人事檔案管理經費無法得到保障

從2015年開始，我國已經取消了對流動人員人事檔案管理進行收費，提出人才服務機構應對流動人員人事檔案管理服務應進行免費服務，各地應將相關的經費都納入同級別財政預算當中。但是在實際的操作工作當中，存在經費不足的問題，尤其是一些縣級機構，在沒有經費保障的情況下，很難開展人事檔案管理工作，工作無法正常運行[3]。

（四）人事檔案作用無法發揮

流動人員的情況屬于人與檔案分離的情況，并且人是在非公有制單位進行工作。非公有制單位評價員工晉升標準是以員工的工作能力為主，并沒有從員工的人事檔案入手，這在一定程度上致使人事檔案的作用無法得到發揮。流動人員對自身的人事檔案作用了解甚少，認為檔案是可有可無的東西。很多的大學生在畢業之后沒有為自己辦理人事檔案托管工作，檔案還放在自己的手中，甚至已經丟失，這種情況下，會造成很嚴重的影響。也有很多人的聯系方式已經變更但卻沒有及時到人才服務機構更改，導致日后出現與本人無法聯系的情況。

（五）人事檔案管理信息化水平較低

我國很多人才機構在人事檔案管理方面沒有較高的信息化水平，各地區的信息化水平程度有很大的差距。有的較發達的城市在信息化建設方面起步較早，對流動人員人事檔案管理建立了信息平臺，將所掌握的檔案資料進行資料共享，有的較落后的城市在信息化方面起步較晚，對流動人員人事檔案管理工作還沒有進行有效開展，影響了對流動人員的服務水平[4]。與此同時，還影響了人才流動的整體效率，嚴重制約了我國的經濟發展。

（六）人事檔案管理方式不一致

流動人員人事檔案管理工作應做到全國統一，如果哪一個環節出了問題將影響整體的效率。尤其是人事檔案是在流動人員不斷流動的過程中對檔案進行轉遞與調配，如果在此轉遞過程中出現問題，將會導致檔案缺失。因此，應當對流動人員人事檔案管理方式進行統一規范標準，本人的檔案不得由他人轉借，必須本人親自領取以及攜帶，防止在轉借途中出現誤差，導致檔案缺失造成嚴重的影響以及損失。

三、改善流動人員人事檔案管理的有效對策

我國應對流動人員人事檔案管理建立完善的管理體系，保證工作人員做好相應的管理工作，幫助國家突破人才流動瓶頸，更好地促進人才合理流動，讓人才能夠為社會作出更大的貢獻。

（一）規范檔案管理機構

根據我國相關規定，應對流動人員人事檔案管理實行統一管理，制定完善的管理機制，要求人事檔案由縣級以上公共就業以及人才服務機構進行管理。針對一些沒有授權的管理機構，應對其進行依法處置，加強管理力度，深入調查，一定要維護好我國流動人員人事檔案資料[5]。讓管理工作井然有序地進行，最大限度地保障流動人員的利益。

（二）對人事檔案材料建立長效歸檔機制

如果流動人員人事檔案資料沒有進行及時更新，將導致此資料失去參考的價值。今后的工作單位就無法從此檔案中了解人才的真實情況，人事檔案的作用也無法得到發揮。因此，應對人事檔案建立完善的歸檔機制，促使流動人員與工作人員進行密切溝通，時刻更新自己的資料與信息，才能保證流動人員人事檔案中資料的完整性。與此同時，在收集資料的過程中，應對資料的真實性進行判定，防止出現造假現象。

（三）保障人事檔案管理經費

流動人員人事檔案在取消管理收費之后，想要保證管理工作的順利開展，應確保經費充足。因此，公共人才服務機構應與財政部門進行及時溝通，相互協調，將經費納入自身的系統當中，保障經費充足，在此基礎上才能進行相應的工作[6]。相關的檔案管理工作人員應對流動人員人事檔案進行預估，統計數量進行參考，才能對經費數額進行合理預估，進一步保障流動人員人事檔案管理工作的順利進行。

（四）加強對人事檔案作用的宣傳力度

一些非公有制企業也會要求工作人員出示個人的人事檔案以及相關工作經歷。我國公務員考試在招錄期間就需要參照人事檔案進行錄取，參軍時也需要依據人事檔案上的資料進行核實。這表明人事檔案具有很大的作用，要求相關的人才服務機構應加強對人事檔案作用的宣傳力度，提高流動人員對人事檔案作用的意識，讓流動人員對其引起重視。

（五）提高人事檔案管理整體的信息化水平

應為流動人員人事檔案管理建立信息化平臺，將其作為檔案管理的重要手段之一。為人事檔案建立信息數據庫，將所有的數據整理到一起，制定完善的體系，將所有資料整合歸檔。將各個地區的人才服務機構中人事檔案變得更加信息化，保證各地所有的人事檔案管理工作都能通過信息化平臺進行鏈接，實時查詢想要了解的資料和信息，不斷提高流動人員人事檔案服務的整體效率[7]。

（六）統一管理方式

各地人才服務機構應嚴格按照流動人員的人事檔案規章制度進行管理，對于流動人員的資料進行安全保障。如果出現資料變更的情況，應嚴格按照要求進行，防止出現錯誤。與此同時，如果檔案需要調動，應由本人自行解決，防止出現他人借調的現象，造成檔案資料丟失。人才服務機構所要做的事情應是統一管理方式，時刻保障資料的安全性，在為流動人員提供便利條件的同時，也為其提供安全支撐。

總而言之，人才服務機構應時刻秉承積極的態度去完成人事檔案管理工作，找尋管理工作中存在的問題，并有針對性地解決，才能保障我國人才合理流動。