基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討

溫秀娟 承德市雙橋區人力資源和社會保障局

人社部門是基層單位一個重要的組成部門，本身是伴隨著基層單位業務經辦過程所形成的一種檔案。除了人事檔案這一基礎檔案資料外，還涵蓋了工資福利、職業技能培訓、就業失業情況、招錄考試等其他眾多類型的檔案資料。這些檔案資料本身是城鄉居民能夠合規、合法享受社保服務，或者企事業單位開展社會保險、職稱申報等活動的重要依據。因此，如何才能高效地開展人社檔案管理活動值得深入探討。

一、基層人社檔案管理工作的重要性

人社檔案管理是一項非常重要的基礎工作，是保證企事業單位開展人力資源管理工作中必不可少的一項工作，因為人社檔案本身同社會大眾的現實生活之間具有非常緊密聯系。比如，學生的就業問題、職工晉升問題或者社會上的各種社保工作問題等都同社會大眾現實生活之間具有緊密聯系。而人社檔案管理工作則可以為他們提供必要的數據支持。其中基層人社檔案資料更是各級地方政府開展行政事務中不可或缺的數據及資料，但是由于這些資料涉及的面非常廣且總量非常大，所以必須要經過針對性開展人社檔案管理工作方可保證各項人社檔案資料都得以有效管理，保證最終這些人社檔案資料在“質”與“量”方面都可以得以有效控制，避免因為這些檔案資料不準、缺失等問題而直接影響了最終的相關工作順利開展。

二、基層人社檔案管理工作中存在的問題

（一）管理人員素質比較低

作為人社檔案管理工作的主體，管理人員自身的綜合素質直接關系到最終的檔案管理實效性。但是現階段基層人社部門普遍缺乏專職檔案管理人員，大多數管理者多為兼職，由于他們本身缺乏豐富的專業管理經驗，同時人才培養也存在比較突出的滯后問題，直接影響了最終的檔案管理水平。首先基層領導或者檔案管理方面的工作人員本身沒有對人社檔案工作的重要性給予足夠重視，如相關檔案管理人員大多是采用兼職的方式，崗位伴有頻繁調換問題，影響了他們自身工作質量。此外，在人才培訓及選拔等方面可能也存在一些問題，不同基層部門的相關人員在工作編制方面存在不足問題，尤其是部分檔案管理工作者本身年齡相對較低，工作熱情不高，尤其是可能不會主動對全新的檔案管理工作方面新方法、新技術等進行積極學習。

（二）管理工作機制不統一

對基層人社檔案管理而言，雖然地位是基層定位，但是卻同樣面臨著眾多數量的檔案，并且具有繁雜的種類，實際的管理中需要進行分類存儲，這時候需要將類型不同的檔案相應地交給不同部門開展分類歸檔管理工作，以此方可更好對檔案管理水平進行提升。但是現階段管理工作中缺乏統一的工作機制，具體弊端比較多，主要表現如下：其一，人社檔案管理工作現場本身的辦公條件或者人員因素影響，使得現階段檔案管理工作中可能缺乏單獨檔案室或者配備完備的檔案管理人，以至于無法規范化、妥善化保存相關檔案管理資源。比如，許多基層的城鄉養老保險方面的參保檔案資料本身都交由了不同鄉鎮勞動保障部門負責歸檔、整理及保存，但是由于這些基層保障所普遍伴有檔案管理工作人員短缺或者用房受限等問題，以至于會因為人員配備不足或者工作場地受限等問題而直接影響最終的檔案管理工作質量。又或者，不同基層業務部門現有的檔案室建設過程中所用的管理方法不合理，或者設備本身較為陳舊等，那么都會造成檔案管理工作直接誘發嚴重的安全隱患或者其他不利因素，極大增加了檔案出現受損問題的發生概率。此外，現階段檔案管理工作本身的相關資源利用率不足，如部分檔案管理部門因為需要管理眾多的檔案，所以會需要比較大的空間對檔案資料進行存放，但是也有一些部門卻存在檔案室被空置的問題，沒有充分、有效地利用這些檔案資料，以至于都對最終的檔案管理實效性帶來了不利影響。

（三）信息化管理建設滯后

在“互聯網+”時代，推進各項工作的信息化建設進程是提高人社檔案管理實效性的一個必然要求。但是在現階段許多基層部門在開展人社檔案管理中主要采取常規的紙質化檔案管理方式，卻沒有及時考慮推進自身的信息化檔案管理工作建設進程，以至于實際的檔案管理工作實效性不高。比如，在基層人社檔案管理工作開展過程中，如果繼續采取這種常規的檔案管理模式，那么就會影響復制、查閱等相關檔案資料的效率與質量，且容易造成紙質檔案資料破損或者檔案資源利用率不高等問題，以至于無法切實滿足當下基層人社檔案管理工作的實際需求。此外，在信息化檔案管理模式應用期間，由于缺乏系統化規劃，以至于直接影響了信息化檔案管理建設的效果。比如，由于實際的人社檔案管理工作實踐中沒有采取切實可行的信息技術，那么會影響不同部門彼此之間信息傳達的效率，影響了服務于社會大眾的質量。

三、基層人社檔案管理工作中存在問題的解決對策

（一）提高管理人員的素質

在基層開展人社檔案管理工作期間，要著重解決現階段人社檔案工作存在的人員短缺問題和素質問題等，保證可以采取多樣化的專業教育及培訓活動來打造高素質的檔案管理隊伍。首先要從基層單位內部各個科室或部門當中抽調專業素質過硬、責任心強以及政治素質比較高的人員來構成專門負責人社檔案管理工作的專業化隊伍。然后要注意結合人社檔案管理工作隊伍現階段的知識結構以及工作短板等相關情況來開展適宜的思政教育活動或者其他一些業務培訓活動等來不斷提升他們自身的管理人員素質。其次，可以采取分批次的方式安排基層人社檔案管理人員來積極參加一些市級或省級等方面的檔案業務培訓活動，或者組織全體基層檔案管理人員開展集中學習活動，如要做好不同檔案管理單位彼此之間的合作溝通和交流，保證可以借助專門培訓及教育來提高人事檔案管理隊伍的整體管理能力。再次，要對檔案管理工作制度進行有效建立，做好檔案管理工作者的分工，保證做到權責統一，責任落實到人。與此同時，基于規范的監督及管理制度建立可以對基層檔案管理人員的行為進行規范及約束，避免他們在處理檔案資料期間造成檔案資料泄密、涂改或者缺失等一系列的問題。最后，要注意做好檔案管理方面的人才選聘管理工作，具體需要通過對選聘檔案管理人員過程中他們的技術素質、責任意識以及工作經驗等進行綜合考查，保證可以借助高素質人才的引進，在整個基層檔案管理工作中構建一支高素質檔案管理工作 隊伍。

（二）健全管理的工作機制

在基層人社檔案管理工作期間，人社系統構建扮演著非常重要決策，必須要統籌各項業務來提高檔案室中各項檔案資料整合處理效果，具體需要依據“統一管理，分類存儲”的管理原則，如可以在縣級層面上構建一個標準化的人社系統檔案室，以此來高效地整合及管理從業人員、場所以及設備等核心檔案管理資源，統一管理全部的檔案資料。在基層檔案室之內，要結合不同檔案管理業務的基本特性，靈活地依據保險類別、單位、年度、村居以及姓名等來開展分類整理工作，并且要做好仔細整理工作來確保相關檔案管理資料分類存儲及管理工作，確保相關檔案管理資料可以得以高效地開展。此外，在人社檔案管理工作流程設計方面，要注意對其從檔案資料收集出發，注重統籌鑒定、保管、統計、檢索、編研以及使用等多方面檔案管理工作流程和環節，強化不同業務彼此之間的溝通和聯系，保證可以提高不同業務部門收集檔案資料的實效性，確保最終檔案資料本身的完整性以及歸檔工作的實效性，如要對檔案資料流向進行有效控制，且需要對檔案室進行持續優化。此外，要注意開展統一化人社檔案管理工作，合理配置各種檔案管理資源，同時還要注意對現有的硬件檔案管理基礎設施來持續優化，保證可以借助在對人社檔案管理工作安全性與效率進行有效管控基礎上，提高相關檔案管理工作的實效性。

（三）加快信息化管理建設

在信息化時代，為了提高人社檔案管理實效性，還要注意推進信息化檔案管理建設進程，配合電子化和數字化檔案管理機制的有效構建及應用來提高整體人社檔案管理實效性。首先要注意對從價值、實用性以及利用頻率等多方面來對檔案進行有效保存，力求可以將它們進行長久存儲，尤其是要高度重視優先掃描那些具有較高利用率的紙質檔案，將它們相應地轉換成電子檔案，同時還要注意依據類別開展歸檔處理，以便后續方便進行查詢。其次，要注意有效地構建及應用面向于人社檔案管理工作的信息化管理系統，保證可以將社會大眾的社會保障卡號作為一個索引項目來構建完善的信息化檔案管理數據信息庫，為不同社會大眾構建電子化和數字化的檔案資料，保證可以借助這些構建的信息化檔案數據庫來對接勞動監察、再就業、生育保險、養老保險等眾多系統化管理系統，力求可以動態化管理這些個人電子檔案資料，同時還要注意逐步實現采取多路徑索引管理方式，即可以依據參保繳費等不同信息來開展檔案資料管理工作。在此基礎上可以構建健全的內部檔案信息共享機制來動態化管理人社電子檔案資料，保證最大程度提升人社檔案信息化建設及管理實效性。

四、結語

綜上所述，當下基層人社檔案管理中在管理人員素質、管理機制與信息化檔案建設等方面還存在一些問題。針對這些檔案管理問題，要注意從打造高素質人才檔案管理隊伍出發，注重加快構建健全的人社檔案管理機制，推進信息化檔案管理建設進程，力求全面提高人社檔案管理工作質量與效率。