智慧校園建設中流程再造工作過程的探索
——以江蘇醫藥職業學院智慧校園建設為例

（江蘇醫藥職業學院信息中心，江蘇 鹽城 224005）

0 引言

教育部《2016年教育信息化工作要點》中明確提到“引導各級各類學校開展利用信息技術轉變教學模式、改進教學管理的數字校園/智慧校園應用”。江蘇醫藥職業學院在建成公共數據交換中心、統一身份認證、統一門戶信息平臺三大平臺的基礎上，啟動了新一輪智慧校園建設，對學校全方位信息數據進行規劃治理，搭建學校大數據倉庫[1]，建設學校內部質量診斷與改進平臺。文章為做好內部質量診斷與改進平臺、一站式網上辦事大廳[2]等平臺的建設，對信息化平臺下如何再造流程進行深入剖析，從為師生服務、提高服務質量和管理水平等角度對流程重構進行了積極探索和建設。

1 流程再造背景

1.1 流程再造是學校提高為師生服務水平的需要

一方面，學校信息化建設是進一步深化的迫切需要，學校雖然建成了統一門戶平臺，實現了一次身份登錄直接使用各系統，但跨部門業務仍需線下辦事，如學生在辦理諸如請假、休學、畢業審核、勤工儉學等事項時，仍需在多個部門之間奔跑；另一方面，學校正在進一步深化校企融合人才培養模式，學生成班建制到臨床教學醫院學習、生活，外聘管理人員無法納入學校人事管理系統中，缺少有效信息化管理流程平臺。因此，再造覆蓋教學醫院和學校一體化綜合信息化服務、管理新型網絡平臺迫在眉睫。

1.2 流程再造是學校提升服務能力的需要

一方面，學校在現有OA協同辦公系統中，搭建部分業務流程，在一定程度上提高了辦事效率，但未從校級層面上對流程進行頂層設計，缺乏整體規劃；另一方面，目前學生日常學習、生活、服務等事務管理需求，大多仍是通過學院、班級QQ群、短信、微信群以及人工方式進行協助，建設涵蓋教師、學生、管理員，服務全員的流程平臺將有效提升學校服務能力。

1.3 流程再造是學校信息化平臺下內部質量管理的需要

根據教育部教職成司函〔2015〕168號文件要求，學校內部質量管理診斷與改進平臺需要統籌建設全校性業務流程平臺，通過把流程過程性數據納入學校大數據，以全校性數據統計表達全校服務質量，以個人統計數據確定個人服務的量，從而更加客觀全面評價管理和服務質量，促進學校人才培養質量、服務質量和管理質量的循環提升。

2 對流程的再認識再規劃

2.1 信息化平臺下流程內涵豐富和外延拓展

工藝流程和流水線流程中通常以不同的人(或部門)作為流程節點，這一模式適用于學校師生和部門辦事流程，但不是所有工作都必須在部門之間流轉，如部門內部工作任務過程管理，往往就是以部門和個人為單位，不存在不同人員或不同部門之間的流轉過程；如教學過程質量管理，是不同時間節點[3]下，質量目標達成和自我診改，需要建設以時間為節點的流程，形成按時間節點工作任務完成情況的流程，實現管理和服務的透明化、量化，實現過程的自我管理、部門管理和學校監管。

2.2 信息化平臺下流程特點

一是具備強內聚性和弱耦合性，根據強內聚、弱耦合的原則，合理確定流程業務流轉節點數；二是流程節點性質的多樣性，既有以人員為節點的流轉辦事流程，又有以時間為節點的業務流程、自我診斷和改進流程；三是規劃不同層級流程；四是流程自閉性和可管性，實現對流程執行效果、工作質量的用戶評價和反饋，實現流程按時間節點進行過程性管理和診改。

3 以為師生服務和提升質量管理為中心流程建構

3.1 再造流程層次規劃

根據流程節點內涵不同和流程在學校工作中的重要程度，將學校業務流程規劃為3個層級，一是校級質量控制流程，在學校質量管理平臺實現校級層面流程，牽頭部門負責實現學校階段監管和年度考核。二是事務管理流程，在學校一站式辦事大廳實現，發起部門責任人負責，以跨部門的事務流程為主，以不同部門（人員）為流轉節點，節點信息以填報為主；三是部門業務流程，在學校質量管理平臺實現，部門層級包含部門內部主要工作和個人崗位工作任務流程，以時間為節點，實現階段監管和年度考核。

3.2 流程平臺建設初步設想

一是加強基礎平臺建設，提高信息集成度。加強學校數據治理建設，建設學校數據倉庫；二是加強學校網上一站式辦事大廳建設，統籌規劃學校辦事流程，教師按入職、工作、離職過程規劃辦事流程，學生按入校、在校、離校、校友過程規劃不同階段辦事流程，建設辦事大廳手機端平臺；三是建設學校內部質量管理平臺，2018年實現線下全校內部質量管理考評流程。2019年各部門不同層次的業務流程都填報到內部質量管理平臺，業務流程以月份為節點，開展自我考核、自我診改、評價考核。

3.3 流程規劃和應用三到位

3.3.1 流程規劃設計到位

一是充分溝通，流程規劃梳理到位，學校行文、質管辦牽頭落實質量管理平臺建設，部門負責人親自負責，按業務流程節點管理要求，結合部門年度工作目標，梳理部門年度所有工作，形成校級層面質量管理業務流程和部門內部業務管理流程。流程過程節點和結果指標具體、可控、可實現。

二是流程整合和網絡規劃到位，從線下人工完成的事務流程，到網絡平臺下的事務流程，對不同部門同類事務流程進行規范合并，考慮建設適合全校通用的標準流程，同時還必須考慮流程執行過程中中止、回退、上傳附件、自診、評價等環節。

3.3.2 流程管理規劃設計到位

一是學校質管流程、事務管理流程和部門業務流程在節點采用人員組管理模式，加強節點應用人員組規劃，建設科學合理的人員組，確保在流程不變的情況，通過調整人員組成員，使流程滿足人員不斷變化情況下的通用；二是事務管理流程采用閉環管理模式，實現發起人員隨時跟蹤流程進度，在流程結束時，進行流程事務辦事效率和效果評價；三是學校管理員、部門管理員對過程節點進行檢查管理，滿足工作階段性檢查和監督；四是流程數據匯聚到學校大數據數據庫中，便于全校性統計分析。

3.3.3 方便師生應用到位

一是PC端和企業微信移動端同步進行，將辦事大廳與微信企業對接，實現移動端辦事大廳應用；二是流程應用和宣傳同步到位，從公共數據交換中心中取得師生信息，實現師生基本信息有序管理，提供最簡便、最合理的使用說明，方便師生移動端應用平臺添加和應用。

4 再造流程順利應用的保障

一是學校一把手領導親自抓；二是學校出臺政策文件，從管理制度上規范流程平臺的應用，確保平臺持之以恒得到應用；三是做好再造流程更新和維護服務工作。

5 結語

流程再造實現了學校服務和管理的規范化、標準化和可控化，使工作目標更加具體，過程更加可控，方便了師生應用，提升了服務質量和辦事質量，提升了共同管理、融合管理質量。