醫院人事檔案管理工作中存在的問題及優化策略

陳明麗

摘 要：在我國社會經濟發展、人們健康意識逐步提升的社會背景下，我國的醫療衛生體制面臨著進一步深化改革的契機。人事檔案管理工作作為醫院管理工作體系中最為重要的組成部分之一，直接關系著醫院人力資源的合理配置和醫院的可持續發展。因此，這就需要醫院的人事檔案管理人員應充分了解工作中存在的問題，有針對性進行相應優化策略的實施，以此確保人事檔案管理工作的有效性，提升醫院管理工作的質量與效率。

關鍵詞：醫院管理;人事檔案管理;存在問題;優化策略

在社會發展新形勢下，人力資源是任何行業發展中最為重要的推動力，直接關乎行業競爭的優勢。在我國醫療事業逐步發展的過程中，醫院人力資源管理中個人情況的記錄以及人力資源的合理配置都是通過人事檔案管理工作的開展而實現的。因此，在醫療衛生體制進一步深化改革的背景下，醫院管理者應充分認識到優化醫院人事檔案管理的重要意義以及現階段醫院人事檔案管理工作中的不足，只有這樣才能更加注重對醫院人事檔案管理工作的優化與完善，在其職能、作用得到充分發揮的基礎上實現醫院整體管理工作效率的提升，促進醫療事業穩定持續的發展。

一、優化醫院人事檔案管理的重要意義

1.促進了醫院人力資源的科學配置

檔案是對個人經歷、工作表現以及各方面社會活動參與情況的初始記錄，能最為直觀、詳盡地進行個人具體情況的有效了解。而在醫院管理工作中，通過人事檔案管理工作的優化，管理者就能根據醫院的發展規劃更為科學、合理地進行人力資源的構建與配置，從而使醫院的人力資源結構更加完善，為醫院更為良好的發展提供人力資源方面的支持。

2.促進了醫院的長遠發展

在我國醫療衛生事業快速發展的社會背景下，醫院進一步的發展依賴于更為完善、專業化醫療團隊的構建。這就集中體現了醫院發展對人才需求的提升。因此，在醫院管理工作中，通過人事檔案管理工作的優化，不僅健全了人事管理的制度，有助于員工工作積極性的提升，同時也完善了人才的招聘、培訓機制，為醫療人員專業性的提升提供了保障。這樣就從很大程度上優化了醫院的人才儲備，增強了醫院在行業中的競爭優勢，為醫院的健康長遠發展奠定了基礎。

3. 促進了醫療衛生體制改革的深化

在我國社會經濟發展的過程中，醫療衛生體制也迎來了深化改革的機遇。而醫療衛生體制的改革作為一種綜合、復雜的過程，需要各個環節以及各方面管理工作的協調配合。而人事檔案管理工作作為其中最為重要的組成部分之一，在醫療衛生體制改革中也發揮著重要的作用。因此，通過對醫院人事檔案管理工作的優化，不僅健全了人事管理的規章制度，同時也引進了更為先進的數字化管理技術與方式，使醫院整體管理工作的效率得到了提升，促進了醫療衛生體制改革進程的推動。

二、醫院人事檔案管理工作中存在的問題

1.醫院人事檔案管理意識薄弱

在醫療衛生事業不斷發展的過程中，有些醫院認為醫院經營管理中醫療水平以及服務質量的提升是最為重要的工作內容，從而在醫院醫療設備的購置與完善中投入了大量的精力與財力，而完全忽視了對醫院發展過程中人力資源的管理，尤其是關于人事檔案方面的管理。正是這種薄弱的醫院人事檔案管理的意識，導致現階段人事檔案管理工作混亂、管理效率低下。

2.醫院人事檔案管理模式陳舊

在醫院人事檔案管理工作中，管理模式的創新至關重要，它不僅拓展了人事檔案管理工作的范圍，增強了人力資源管理的有效性，同時也促進了檔案管理技術的優化，實現了管理效率的提升。但是在現階段的醫院人事檔案管理工作中，很大一部分醫院仍采用以往傳統的檔案管理模式，使人事檔案管理工作無法有效滿足醫院對人事檔案管理的現實需求，嚴重阻礙了人事檔案管理職能的充分發揮，影響了醫院的長遠發展。

3.管理人員專業素養嚴重缺乏

在醫院人事檔案管理工作中，管理人員作為專業的人員，不僅應具備基本的專業工作能力，同時還應具備過硬的政治覺悟、職業道德以及思想意識等。但是在現階段的醫院人事管理工作中，很少有醫院會聘請專業的檔案管理人員，從事檔案管理的人大部分是無法勝任其他工作崗位的員工，有的甚至身兼數職，嚴重缺乏專業管理能力，從而嚴重影響了醫院人事檔案管理工作的順利開展。

4.醫院人事檔案管理制度不完善

“沒有規矩不成方圓”。在任何管理工作中，管理制度的建立與健全都是非常重要的工作環節，它不僅能影響管理工作的效率，同時也會影響員工的工作積極性。由此可見，管理制度的健全與完善在管理工作中發揮著重要的作用。但是，在現階段的醫院人事檔案管理工作中，醫院領導忽視了對人事檔案管理制度的建立與健全，從而使人事檔案管理工作無法做到按章管理，存在很大的隨意性和不規范性，嚴重影響了醫院人力資源的管理以及人力資源優勢的提升，從某種程度上制約了醫院的良好發展。

三、醫院人事檔案管理工作的優化策略

1.積極提升醫院人事檔案管理的意識

意識決定行為。在醫院人事檔案管理工作的優化過程中，醫院領導對于人事檔案管理工作重要性的認識以及管理意識的樹立，發揮著重要的指導作用，直接影響著優化效果的提升。因此，這就需要醫院領導應積極進行自身管理理念以及管理意識的轉變，通過全局意識、創新意識的樹立，從更加廣泛的范圍內提升醫院管理工作效率的提升。

首先，應充分認識到人事檔案管理對醫院發展的重要意義。在醫院管理工作中，醫院領導人事檔案管理意識薄弱的主要原因在于沒有意識到人事檔案管理工作的重要性。因此，這就需要領導人應積極進行自身管理理念的優化，樹立管理領域中的整體性、大局性思維，充分認識到人事檔案管理工作在人力資源管理以及醫院長遠發展中的重要意義，從而實現醫院人事檔案管理意識的形成與提升。

其次，應通過大力宣傳，進行醫院人事檔案管理意識的普及。在醫院人事檔案管理工作的優化過程中，醫院領導人不僅需要自身具備人事檔案管理的意識，同時還應將這一科學意識傳輸給每一位員工，使醫院人事檔案管理工作在員工的監督、支持下，獲得良好的優化效果。因此，這就需要醫院領導應通過宣傳欄、醫院內部刊物以及網站等多元化的宣傳媒體進行有效的宣傳，以此提高對人事檔案管理工作的重視程度，強化醫院人事檔案管理意識。

2.積極創新醫院人事檔案管理的模式

以往醫院人事檔案管理工作效率低下的最主要原因之一就是管理模式的陳舊、單一，因此在對醫院人事檔案管理工作進行優化的過程中，就需要管理人員結合社會發展的趨勢積極進行人事檔案管理模式的優化與創新，使醫院人事檔案管理工作的效率與質量，隨著管理模式的優化而提升，實現人事檔案管理工作體制的進一步完善。

首先，應創新性進行人事檔案代理模式的嘗試。“術業有專攻”。在社會經濟結構日益細化的過程中，各個行業的融合程度也日益增強。而醫院作為提供醫療服務的專業機構，很難對本單位的人事檔案進行高效的管理。這樣醫院就可以嘗試人事檔案代理的管理模式，將單位內的人事檔案交由更為專業的代理機構管理，從而提升了醫院人事檔案管理工作的穩定性、專業性和全面性，更大程度上促進了醫院工作的順利開展和長遠發展。因此，這就需要醫院應選擇正規的人事檔案管理代理機構，制定合理、規范的代理職權范圍，并通過相應管理制度、管理條例的制定來降低醫院人事檔案管理的風險，提高人事代理機構的工作效率，確保醫院今后的良好發展。

其次，還應實施具有開放性的人事檔案管理模式。在以往的醫院人事檔案管理工作中，注重個人檔案的分類、整理與完善，只進行管理方面的工作。而隨著醫院人力資源管理范圍的拓展，人事檔案的管理模式應得到一定的創新，應不斷加入學習培訓參與情況、深造材料以及醫德醫風評定結果等內容，使人事檔案更加完備，使檔案管理工作逐漸向檔案服務工作轉變，使醫院人事檔案管理的模式更具時代感和開放性。

3.積極完善醫院人事檔案管理的制度

在醫院人事檔案的管理工作中，管理制度的制定是非常重要的一項工作內容，管理制度的制定不僅能使檔案管理工作有章可循，增強工作的有效性和規范性，同時也能使管理人員在制度的制約下認識到自身的責任與職責，有效杜絕了管理混亂、職責權利不明確的現象，有助于醫院人事檔案管理效率的提升。

首先，嚴格按照國家法律、法規進行人事檔案管理制度的制定。隨著我國社會法治程度的提升，各行各業的法律法規都得到一定的健全。而醫院在對人事檔案管理制度進行優化的過程中，就應結合醫院的實際情況，嚴格按照《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等法律法規的指引，進行人事檔案管理制度的制定，以此實現人事檔案管理制度的科學性、系統性和規范化。

其次，積極健全人事檔案管理制度，實現管理人員工作積極性的提升。醫院人事檔案管理制度的制定與健全是一項系統化的工作，各項規章制度的制定都能從更加全面的角度促進人事檔案管理工作的高效進行。因此，這就需要檔案管理人員應對人事檔案材料遞交歸檔制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案查閱制度、人事檔案管理人員獎懲制度、人事檔案管理人員培訓制度等多個方面的規章制度進行優化完善，使醫院人事檔案管理工作能做到有章可循、按章辦事。

4.積極運用現代化管理方式與技術

隨著科學技術的進行，現代信息技術被廣泛運用到了各個領域，逐漸形成了更加快捷、方便的生產、生活方式。而在對醫院人事檔案管理工作進行優化的過程中，管理者就應積極將信息技術運用到人事檔案管理的工作之中，通過信息化管理、數字化管理方式及技術的運用，來提高人事檔案管理工作效率的提升，以此使人事檔案管理工作更加適應時代發展的趨勢。

首先，應積極樹立人事檔案現代化管理意識。隨著信息技術的廣泛運用，人事檔案現代化管理已經成為人事檔案管理工作發展的必然趨勢。因此，在醫院人事檔案管理工作過程中，檔案管理人員應積極樹立現代化管理意識，并通過人事檔案管理機構電腦、網絡等硬件設施的購置以及人事檔案管理軟件的選擇安裝，來奠定現代化管理的物質基礎。同時，人事檔案管理人員還應注重自身信息技術素養的培養，使人事檔案管理人員能通過人事檔案的錄入、分類、整理等環節，來對醫院的人事檔案進行科學、規范的管理。

其次，積極進行人事檔案信息化管理體系的建設。在醫院人事檔案信息化管理中，管理體系的建設至關重要。一方面人事檔案管理人員應積極進行原始信息的完善、分類與管理，以此提升人事檔案查閱、管理的效率。另一方面管理人員還應對信息化管理體系的安全性、穩定性進行有效防護，對不同級別的人設定不同的查閱、檢索權限，定期對管理體系的安全性進行檢查、維護等，以此確保醫院人事檔案信息化管理工作的順利開展。

5.積極提升管理人員的專業素養

在醫院人事檔案管理工作中，管理人員自身的專業素養水平直接影響著檔案工作服務質量的好壞。因此，在對醫院人事檔案管理工作進行優化的過程中，管理人員就應從自身的專業素養入手，通過自身業務能力、職業道德以及思想意識等綜合素養的提升來促進醫院人事檔案管理工作效率與質量的提高。

首先，應積極優化、提升自身的業務能力。人事檔案管理人員作為人事檔案的重要管理者，其自身的業務能力水平直接影響著人事檔案管理工作的效率與質量。因此，為實現醫院人事管理工作的優化，就應從管理人員的業務能力入手。一方面醫院應提高人事檔案管理人員的準入門檻，招聘具有專業知識、專業技能的人員，以此實現人事檔案管理隊伍的專業化建設。另一方面醫院還應注重對在職的人事檔案管理人員進行相關專業的培訓或業務考核，使管理人員能在一定的壓力以及激勵制度下，實現自身工作積極性、工作潛能的激發，提高人事檔案管理工作的效率。

其次，應提升自身的職業道德素質。在對人事檔案管理人員進行專業素養提升的過程中，職業道德素養也是非常關鍵的一項素質能力。而人事檔案管理人員作為向醫院提供人事信息的主體，只有具備良好的職業道德，才能更好保障人事檔案資料的有效性、完整性。因此，醫院就應建立一系列完備的考核、競爭機制，對人事檔案管理人員的職業道德進行全面、客觀的考核與評定，并根據一定的競爭機制來進行具體崗位的分配，以此增強醫院人事檔案管理工作的有效性。

最后，應注重自身信息素養的完善。在醫院人事檔案信息化管理發展的背景下，對人事檔案管理人員的信息素養提出了更高要求，不僅需要對人事檔案資料進行錄入、歸類以及整理等基礎工作，同時還應掌握網絡資源分享、人事檔案管理軟件操作以及計算機安全系統維護等更專業的管理技術。因此，這就需要人事檔案的管理人員應積極通過自主學習、線上學習或參與專業培訓的方式，來進行信息技術的學習與掌握，使醫院人事檔案的管理工作效率在管理人員信息素養逐步完善的過程中得到極大提升。

四、結語

綜上所述，在新時期的發展中人力資源的競爭日益激烈，人事檔案管理工作的重要意義也得到了顯著的體現。因此，在醫院的可持續發展中，管理者應充分認識到人事檔案管理工作的重要意義，并通過人事檔案管理意識的增強、管理模式的創新、管理制度的完善以及管理人員專業素養的提升等方式，來實現醫院人事檔案管理工作有效性、規范化的增強，為醫院的健康長遠發展奠定良好的人力資源基礎。

參考文獻：

[1]王蓉蓉.小議人事檔案管理在醫院工作中的重要性[J].人力資源，2019

（作者單位：青海省第四人民醫院綜合檔案室）