數字化轉型背景下電子會計憑證歸檔的思考

彭子軒

摘要：在國家政策持續引導、電子票據市場不斷滲透以及新興技術發展應用的機遇下，目前的會計管理水平面臨更高要求，加快數智化轉型升級已迫在眉睫。而電子會計憑證入賬歸檔等會計檔案管理創新理念的實現，關鍵在于強化頂層設計的同時，通過部門協同聯動，建立技術標準規范及標準，保障會計檔案數據安全。

關鍵詞：檔案管理;會計檔案;電子會計憑證;數字化轉型

電子會計憑證，包括電子形式的財政票據、發票、行程單、客票、海關專用繳款書、銀行回單等各類會計憑證。為適應新形勢下電子商務、電子政務發展，國家相繼出臺了一系列會計檔案電子化的政策制度，財稅領域管理模式實現從傳統化走向電子化的歷史新跨越，會計檔案管理也逐漸從傳統紙質會計檔案管理向會計檔案電子化管理邁進。在此背景下，研究電子會計憑證入賬歸檔問題迫在眉睫。

1.發展機遇

1.1雙向驅動，電子會計檔案時代一觸即發

會計檔案管理在國家政策及市場經濟的雙重推動下，經歷了從概念階段、試運行階段到轉正階段的飛速發展[1]。早在1979年，電子形式的會計檔案就已然萌芽;在2010年—2015年試運行階段，以中國聯通、中國電信等為重要代表的企業開始試點會計檔案電子化，并取得良好的規模效率;直到2015年，修訂頒布的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案的法律效力予以肯定;其后，歷經增值稅電子普通發票試點、財政電子化改革、財政電子票據管理改革、增值稅專用發票電子化試點，財政票據全面進入數字化時代。而“電子會計檔案與紙質會計檔案具有同等效力”這個概念，終于在2020年新修訂《檔案法》中予以正式明確，并在《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（簡稱“《通知》”）中加以強調。而這一系列政策引導下所帶來的會計檔案管理模式的迭代升級，為2021年《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提及的數字轉型發展目標奠定了堅實基礎。

1.2科技賦能，助力會計檔案管理轉型發展

“大智移云物”技術不斷為傳統業務模式、管理模式和組織模式的轉型升級賦能。2016年底，作為戰略性前沿技術，“區塊鏈”被列入國務院“十三五”國家信息化規劃，以其為主要代表的新興科技正得以應用。2020年，國內首個“區塊鏈電子檔案平臺”正式上線，旨在解決中小微企業電子票據報銷、入賬及歸檔的全流程電子化和自動化問題，并利用該技術保障電子會計文件到電子會計檔案轉變過程中的真實、有效、完整和安全等要求。這些新興技術在電子會計檔案方向上的發展與應用對于檔案治理、資源、利用、安全體系建設具有深遠意義。

2.管理挑戰

在國家政策持續引導、電子票據市場不斷滲透以及新興技術發展應用的機遇下，新形勢已對單位的信息技術管理水平提出更高要求，加快數智化轉型升級已迫在眉睫，電子會計憑證入賬歸檔等管理工作正面臨一定困境與挑戰：

2.1軟硬件條件薄弱

隨著電子會計憑證的出現，會計檔案無紙化歸檔進程正逐漸加速。《通知》中明確規定，以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。由此衍生的問題是：只歸檔電子會計憑證的紙質打印件并不合法，且很容易陷入“電子會計憑證與紙質打印件同時歸檔，面臨高成本、低效率等問題”以及“按要求可只歸檔電子會計憑證，但受檔案管理水平和軟硬件條件限制，多數單位并不能滿足單套歸檔條件”的兩難境地。因此，如此權衡之后，在會計檔案歸檔時仍會采用“雙套制”辦法，導致電子會計憑證歸檔方式無法“破冰”。

2.2數據安全無法保證

單位可通過規范接口、規范數據轉換格式將會計核算系統和其他業務系統進行無縫對接，實現內部數據的流通和原始憑證的電子化，但相比之下，外部電子會計憑證的收集、歸檔、保存難度更大，著重體現在安全保存、讀取可靠以及防止篡改這幾個關鍵性要素。與此同時，票據電子化后所帶來的物理防偽性能消失，使得票據真偽辨別難度升級，還加大了票據重復報銷、虛假發票入賬的風險，電子會計憑證的真實性無法得到有力保證。

2.3人才隊伍能力不足

現階段，隨著信息技術的革新，會計檔案管理工作涉及“財務管理”、“檔案管理”、以及“信息化技術”多重領域，但事實上，多數單位人才隊伍的管理能力不足以適應新形勢下對于復合型人才的需要，缺乏財務管理、檔案管理以及信息技術知識的人才隊伍無法在信息化時代順利開展工作，也不利于電子會計檔案的管理[2]。

2.4制度體系相對落后

各單位一定程度上存在管理理念和制度體系相對落后的情況，受“保守”理念和現實條件的制約，有些單位“不敢破冰”或是“不知該如何破冰”，由此導致現有的會計檔案管理制度未根據國家的法律法規、規章制度等文件及時進行修訂完善，沿用傳統會計檔案管理理念無法指導實際工作。

3.實現路徑

良好的信息基礎、合規的法律政策環境和成功的試點實踐，可以促進電子會計檔案管理的發展，受中國聯通[3]、中國電信[4]等公司為代表的會計檔案電子化試點啟示，各單位可從以下幾方面解決電子會計憑證入賬、歸檔困境：

3.1強化頂層設計

從管理制度和軟硬件設施保障著手，進一步建立完善能夠適應新形勢下會計檔案電子化的制度體系，實現業務系統與電子會計檔案管理系統無縫對接，并利用互聯網接入已經標準化的歸檔接口，將已檢測的電子會計文件和其元數據傳輸至電子會計檔案管理系統，將收集的數據信息資源存入信息數據庫，成為管理電子會計檔案全生命周期的信息平臺。

3.2建立技術標準規范

制定統一的電子會計檔案歸檔接口，界定電子會計檔案歸檔范圍，明確歸檔流程、著錄項等業務、技術標準;制定會計電子檔案接入標準技術規范，實現與會計電子檔案相關的業務系統與電子會計檔案系統在線對接[5]。

3.3健全安全保障體系

建立以信息網絡保障、電子檔案使用、IT系統安全為核心的安全保障體系[6]。建立安全權限控制機制，實現統一用戶與認證管理，將電子會計檔案管理系統的云端和網絡安全納入信息化安全管理體系。

3.4強調部門協同聯動

建立溝通協調機制，明確財務、檔案、信息化部門職責，推動業務與檔案深度融合，確保會計檔案電子化工作質量。財務部門負責電子會計文件的收集與整理工作，檔案部門負責會計檔案的保管與利用工作，并對會計檔案管理工作予以監督、指導，信息化部門負責相關平臺的規劃、建設及安全穩定地運行。

參考文獻

[]張臘臘.信息化條件下企業會計檔案電子化管理研究[D].首都經濟貿易大學，2017.

[]麥志航.財務共享模式下的企業電子會計檔案管理研究——基于大智移云物區背景[J].投資與創業，2021，32（03）：90-92.

[]楊茜雅.會計檔案電子化助力財務管理轉型——中國聯通在全國率先推行會計檔案電子化管理試點工作[J].中國檔案，2015（02）：25-27.

[]孔繁杰.創新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會計檔案電子化管理試點實踐[J].中國檔案，2015（02）：28-29.

[][6]李晶偉.單軌制下企業會計檔案電子化管理探析[J].機電兵船檔案，2020（02）：65-67.