新時(shí)期設(shè)計(jì)院城建檔案管理探析

文/杭州絡(luò)達(dá)交通市政規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司（杭州市綜合交通研究中心） 高瑜

新時(shí)期設(shè)計(jì)院城建檔案管理探析

文/杭州絡(luò)達(dá)交通市政規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司（杭州市綜合交通研究中心） 高瑜

本文主要闡述了在新時(shí)期設(shè)計(jì)院城建檔案管理的概念以及重要性，對(duì)于在實(shí)際的檔案管理工作中存在的問題簡(jiǎn)要地談了自己的看法，并且提出了有關(guān)的應(yīng)對(duì)建議。

城建檔案；設(shè)計(jì)院；檔案管理

一、前言

城建檔案是在城市的建設(shè)活動(dòng)中所形成的對(duì)于整個(gè)社會(huì)有保存價(jià)值的文字以及圖片等材料。城建檔案代表著一個(gè)城市發(fā)展的歷史變革，具有很強(qiáng)的文化代表性，是一個(gè)國(guó)家寶貴的文化財(cái)富。城建檔案雖然不能夠創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是它可以為促進(jìn)整個(gè)城市建設(shè)的發(fā)展提供借鑒，具有很好的社會(huì)效益。

城建檔案是一個(gè)城市進(jìn)行建設(shè)管理的重要資料，具有很高的參考價(jià)值，完整的城建檔案能夠在城市的建設(shè)活動(dòng)中發(fā)揮重要的作用，比如在項(xiàng)目的可行性研究、施工期交通組織方案、交通影響分析、建設(shè)方案研究等項(xiàng)目的運(yùn)行與管理過程中發(fā)揮重要作用，可以產(chǎn)生比較好的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

二、城建檔案的管理與設(shè)計(jì)院效益之間的聯(lián)系

在設(shè)計(jì)院里面使用最多的資料就是城建檔案，城建檔案資料記錄著一個(gè)工程從開始到竣工的整個(gè)階段，是工程建設(shè)中最原始的記錄資料。在實(shí)際的設(shè)計(jì)工作中，如果能夠充分利用城建檔案管理資料，就能夠有效縮短建設(shè)的周期，創(chuàng)造更好的時(shí)間價(jià)值，提高設(shè)計(jì)效率。城建檔案的管理資料是設(shè)計(jì)院在長(zhǎng)期的設(shè)計(jì)實(shí)踐中形成的寶貴技術(shù)材料，也是重要的資源儲(chǔ)備，是設(shè)計(jì)院技術(shù)實(shí)力的象征。如今檔案管理工作在設(shè)計(jì)院的工作中越發(fā)地顯示出重要性。檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，有效地利用好城建檔案能夠提高設(shè)計(jì)院的經(jīng)濟(jì)效益、降低設(shè)計(jì)成本，具有良好的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

三、如何對(duì)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)活動(dòng)中形成的城建檔案進(jìn)行收集和管理

收集資料是城建檔案管理的第一步，是開展其他檔案管理工作的前提。它為整個(gè)檔案管理工作的治理提供了可以操作的對(duì)象，為檔案管理工作后續(xù)的信息資源開發(fā)提供了良好的條件，所以一定要重視檔案的收集質(zhì)量。收集城建檔案的工作一般需要的周期比較長(zhǎng)，城建檔案的收集范圍包括項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)圖紙、施工階段的設(shè)計(jì)圖紙以及在各個(gè)階段形成的修改意見等等。城建檔案主要有圖紙、文字、聲像等形式。新形勢(shì)下的城建檔案管理工作不再是以前那種單一的、沒有聯(lián)系的工作，而是具有復(fù)雜性、綜合性的特點(diǎn)，這也對(duì)檔案的收集和管理工作提出了更高的要求。在現(xiàn)今的檔案管理工作中仍然存在著不少的問題亟待解決，以下為問題的主要方面：1.對(duì)于城建檔案的重視程度不夠。部分設(shè)計(jì)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)于其在設(shè)計(jì)管理中起到到作用認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案室的管理缺乏相應(yīng)的投入。檔案室的建設(shè)沒有符合國(guó)家相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，給后續(xù)的檔案管理帶來了很多的不便之處。檔案管理的不規(guī)范致使無(wú)法充分地利用檔案，很多檔案整理之后被束之高閣，造成城建檔案資源開發(fā)利用效率較低。2.在工程的實(shí)際建設(shè)過程中，產(chǎn)生的檔案圖紙等得不到有效的保存，或者說保存的數(shù)據(jù)、圖紙不夠完整，造成資源上的浪費(fèi)，以前的檔案管理工作并不能使得檔案資源得到充分的利用。

四、城建檔案管理工作中問題的應(yīng)對(duì)方法

（一）檔案管理工作者要充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作者要增強(qiáng)科學(xué)化管理意識(shí)，增強(qiáng)在城建檔案管理工作中的使命感與責(zé)任感，扎實(shí)做好檔案管理工作。要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，在實(shí)際的工作中要切切實(shí)實(shí)做好城建檔案的相關(guān)收集與加工整理、研究與借閱工作。要轉(zhuǎn)變檔案管理工作方法，多多了解部門之間的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供相關(guān)部門所需要的檔案資料，使得城建檔案得到充分的利用，提升檔案管理的價(jià)值。

（二）完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案室的庫(kù)房是存放檔案的地方，也是進(jìn)行檔案管理的重要場(chǎng)所，一個(gè)設(shè)施完備的庫(kù)房是檔案長(zhǎng)期進(jìn)行保存的關(guān)鍵所在。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理的信息化工作，當(dāng)前很多企業(yè)檔案信息化的應(yīng)用只是在檔案的檢索方面，其他領(lǐng)域的檔案管理信息化建設(shè)還沒有開展。在實(shí)際的檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行輔助管理能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)貯存性能強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，有利于節(jié)約檔案管理的空間，減小在庫(kù)存的檔案管理的壓力，達(dá)到優(yōu)化檔案管理的目的。

（三）積極利用信息化的手段管理城建檔案。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用也越來越廣泛。我們可以利用電子化的手段對(duì)檔案等文字資料進(jìn)行信息化的處理，有時(shí)可以采用激光掃描或者微縮的方式保存資料，這樣就能夠使得檔案的保存和查詢更加方便。

五、總結(jié)

本文主要根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)于設(shè)計(jì)院城建檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行了闡述，并且提出了新時(shí)期設(shè)計(jì)院城建檔案管理工作的建設(shè)思路，希望能夠充分發(fā)揮城市建設(shè)檔案的價(jià)值，提高其經(jīng)濟(jì)效益。

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