新媒體環(huán)境下干部人事檔案管理信息化建設(shè)策略

賈劍波

(赤峰市科學(xué)技術(shù)協(xié)會科普與創(chuàng)新中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024000)

信息技術(shù)的不斷進(jìn)步使得國內(nèi)的新媒體不斷發(fā)展，新媒體環(huán)境已成為當(dāng)今社會的主流環(huán)境。新媒體的發(fā)展促進(jìn)了各個領(lǐng)域的改革，特別是干部檔案管理的改革。實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合是時代發(fā)展的必然趨勢，也有利于促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

干部人員檔案是地方相關(guān)干部的數(shù)據(jù)記錄。干部的檔案管理在地方建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用，這與地方的發(fā)展息息相關(guān)。近年來，隨著Internet技術(shù)的飛速發(fā)展，許多新的媒體工具應(yīng)運(yùn)而生，促進(jìn)了信息傳播，獲取和存儲的變革。隨著地方發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，地方干部人事檔案數(shù)量也急劇增加，這使地方干部的檔案管理工作面臨困難。在新媒體環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理提供了新的途徑，有利于地方的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。但是，我國地方干部人事檔案管理的信息化建設(shè)水平相對較低，仍然需要進(jìn)一步的探索和努力。

由于檔案管理與社會的發(fā)展息息相關(guān)，因此很多學(xué)者對此進(jìn)行了一系列研究。作者劉亞軍以網(wǎng)絡(luò)時代為起點(diǎn)，分析了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的重要作用，分析了當(dāng)前檔案管理的普遍問題，并提出了相關(guān)的解決方案[1]。作者張麗娜，夏慶利以大數(shù)據(jù)時代為研究背景，著眼于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和檔案信息的主要特征，主張深入挖掘檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理[2]。作者林苑純以秦皇島職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，將云計算引入了高職院校的檔案管理中，建立了檔案管理的云模型，為高職院校圖書館的檔案信息管理提供了更加科學(xué)的管理模型[3]。作者劉萍首先以檔案的公共服務(wù)為切入點(diǎn)，探討了檔案的公共服務(wù)與檔案信息化之間的相互關(guān)系，并深入分析了這一過程中存在的主要問題[4]。

綜上所述，當(dāng)前的檔案管理研究主要以社會環(huán)境為出發(fā)點(diǎn)，對社會和高校檔案管理的整體信息化建設(shè)進(jìn)行研究，具有普遍性，研究內(nèi)容也針對人事檔案的管理。因此，研究結(jié)果并不完全適用于地方干部人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，很少有研究將檔案信息化的建設(shè)與新的媒體環(huán)境相結(jié)合。因此，從這個角度來看，當(dāng)前的研究存在一定的理論空白。

為了探索新的媒體環(huán)境下人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展路徑，筆者就新媒體環(huán)境和信息檔案管理的具體內(nèi)涵進(jìn)行了探討，進(jìn)而分析了干部人事檔案管理信息化建設(shè)的價值意義。借助問卷調(diào)查，對當(dāng)前我國干部人事檔案管理進(jìn)行了實(shí)驗(yàn)研究，并根據(jù)地方人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)驗(yàn)結(jié)果提出了新的媒體環(huán)境三項具體政策。

1 方法

1.1 新媒體環(huán)境和信息檔案管理

以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為主要技術(shù)支持，新媒體的出現(xiàn)和發(fā)展深刻影響著人們的日常生活。新媒體的概念不僅限于特定的數(shù)據(jù)應(yīng)用，還屬于更廣泛的概念。通常，新媒體本質(zhì)上是一種傳播信息和整個媒體環(huán)境的方法。之所以稱為“新媒體”，是因?yàn)榕c傳統(tǒng)媒體相比，新媒體具有嶄新的特征。它主要體現(xiàn)在個性化、及時性、虛擬化、交互性和寬宏度這5個方面，分別反映了用戶需求、信息傳輸、信息形成、交互式反饋和新媒體信息收集方面的新突破[5]。信息化檔案管理借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理手段的創(chuàng)新，有效地促進(jìn)了檔案信息的整合，為有關(guān)部門的檔案管理提供了便捷的手段。干部人事檔案管理有利于保證地方的整體運(yùn)作秩序，與地方的發(fā)展息息相關(guān)。在新的媒體環(huán)境下，地方人事檔案管理必須順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，不斷開展檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)地方檔案管理的有效運(yùn)行。

1.2 地方人事檔案管理信息化建設(shè)的價值與意義

人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容，是相關(guān)單位正常運(yùn)作的前提。干部人事檔案管理不僅是有關(guān)政策的要求，也是地方政府正常工作的前提。開展干部人事檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：①人事檔案信息化建設(shè)有利于相關(guān)人事工作的正常發(fā)展。人事檔案包含地方干部的各種信息。地方可以根據(jù)檔案進(jìn)行人員調(diào)動，實(shí)現(xiàn)地方人力資源的科學(xué)配置，提高整體工作效率。②人事檔案管理的信息化建設(shè)符合工作開展的要求。隨著地方規(guī)模的擴(kuò)大，地方人事檔案數(shù)量迅速增長。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不利于文件的存儲和保存，甚至可能被人為篡改，無法滿足地方的管理需求。因此，促進(jìn)人事檔案信息建設(shè)有利于地方干部管理現(xiàn)代化。

綜上所述，干部人事檔案管理信息化建設(shè)既是時代的要求，也是地方自身發(fā)展的要求，這是歷史發(fā)展的必然趨勢。

1.3 地方干部人事檔案管理的實(shí)驗(yàn)研究

為了保證研究結(jié)果的準(zhǔn)確性，地方干部人事檔案管理的信息化建設(shè)必須結(jié)合當(dāng)前地方干部人事檔案管理的實(shí)際情況，并有足夠的調(diào)查數(shù)據(jù)支持。筆者采用問卷調(diào)查和文檔記錄的方法，對我國地方人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查和分析。①進(jìn)行問卷調(diào)查的數(shù)據(jù)收集。問卷調(diào)查的對象是赤峰地區(qū)各區(qū)縣政府的檔案管理人員和部門領(lǐng)導(dǎo)。問卷調(diào)查的內(nèi)容與人員檔案管理的信息化程度，方法以及現(xiàn)有檔案管理中存在的缺陷有關(guān)?？偣舶l(fā)出了100份問卷，并收集了93份有效問卷。問卷調(diào)查后，使用SPSS軟件對問卷調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。②數(shù)據(jù)比較分析。通過查閱相關(guān)資料，將地方干部人事檔案管理數(shù)據(jù)與問卷調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行比較和分析，得出高校人事檔案管理的相關(guān)結(jié)論。③在以上分析的基礎(chǔ)上，提出了新媒體環(huán)境下干部人事檔案管理信息化建設(shè)的具體策略。

2 結(jié)果與分析

通過以上對地方干部人事檔案管理的實(shí)驗(yàn)研究，獲得了地方干部人事檔案的管理數(shù)據(jù)。具體數(shù)據(jù)如下表1和圖1所示。

圖1 干部人事檔案管理問題數(shù)據(jù)

表1 傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理之間的數(shù)據(jù)比較

從表1的數(shù)據(jù)可以看出，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式相比，信息文件管理具有很大的優(yōu)勢。在文件處理效率方面，傳統(tǒng)方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后約70%，傳統(tǒng)文件管理中數(shù)據(jù)丟失的概率為31.59%，而信息管理方法僅為0.79%，幾乎可以忽略不計。從圖1的數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前地方干部人事檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在3個方面：信息化重視度低，管理人員信息素質(zhì)低，信息化設(shè)備落后。鑒于以上實(shí)驗(yàn)結(jié)果，筆者提出以下3種解決方案。

3 策略

3.1 要樹立人事檔案管理信息化建設(shè)意識，加大相關(guān)投入

①地方政府有關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人要有促進(jìn)信息化建設(shè)的意識，高度重視人事檔案的信息化管理，并在這方面進(jìn)行資金投入。②檔案管理信息化建設(shè)需要硬件和軟件技術(shù)的支持。因此，必須以新媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，促進(jìn)硬件和軟件設(shè)施的不斷完善。硬件設(shè)施，例如掃描儀、打印機(jī)等，軟件設(shè)施，例如文件管理系統(tǒng)。完善的軟硬件設(shè)施可以為地方人事檔案信息化建設(shè)提供堅實(shí)的物質(zhì)和技術(shù)支持。③要不斷提升部門檔案管理人員的水平，特別是新媒體技術(shù)水平的使用，為此必須進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)。

3.2 充分利用新媒體技術(shù)，提高檔案管理效率

為了促進(jìn)有效提高人事檔案管理效率，必須充分發(fā)揮新媒體技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合。①科學(xué)規(guī)劃檔案的信息管理。部門負(fù)責(zé)人要對地方檔案信息化建設(shè)中存在的問題有清醒的認(rèn)識，深入探索檔案管理信息化建設(shè)的主要規(guī)律，實(shí)事求是，制定與之相適應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃。②充分發(fā)揮新媒體技術(shù)的優(yōu)勢，如新媒體技術(shù)的共享性，及時性和大眾優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的存儲。這不僅有利于檔案信息的分類，方便檔案的搜索和查詢，也最大限度地確保人事檔案的完整性。

3.3 以新媒體技術(shù)為載體，加大信息化建設(shè)的宣傳力度

①借助網(wǎng)絡(luò)查詢技術(shù)的便利性，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，以不斷促進(jìn)文件信息的數(shù)字化，為用戶查詢?nèi)耸聶n案信息數(shù)據(jù)提供方便。在此基礎(chǔ)上可以有效地提高人們對檔案管理信息化建設(shè)的重視。②借助新媒體技術(shù)開展檔案管理的網(wǎng)絡(luò)宣傳。例如，借助微信，微博等流行的新媒體軟件，可以不斷加深大學(xué)和其他群體對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，促進(jìn)信息化水平的不斷提高。

4 結(jié)束語

目前我國地方檔案管理工作存在很多問題。為了有效解決這一問題，地方政府必須抓住新媒體快速發(fā)展的機(jī)遇，適應(yīng)未來社會的發(fā)展趨勢，利用新媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和手段的快速創(chuàng)新，為地方未來的發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。