淺析高校資料室學籍資料管理問題

郝冬梅

(河南鄭州輕工業大學 物理與電子工程學院，河南 鄭州 450002)

馮瑞麗老師在《淺談高校專業資料中心的服務創新》一文中指出，隨著現代科學技術的發展，圖書館事業也不斷向前發展 ，高校院系資料中心(室)也以自己獨有的特色不斷壯大、完善。盡管在人員編制、藏書量以及設備等方面無法與校級圖書館相比，但由于其工作對象、工作性質具有很強的針對性和專業性 ，成為教學、科研不可缺少的一個重要組成部分。近年來，高校工作對學籍資料的查閱率呈現逐年上升的趨勢，對高校各院系教學、科研和學科建設等工作有著非常重要的參考價值，有必要引起高校管理者的重視[1]。

1 高校資料室學籍資料管理概述

高校學籍資料，是指高校分院系在辦學過程中逐年積累起來的一系列的有關學生的原始資料，如學生考試成績，學生培養計劃，學生畢業論文，學生學籍變動，學生就業信息，新生入學復試安排等文檔，具體工作如下：①歸檔整理每學年每一個學生的各類原始成績及檔案信息等資料。②做好學生選修、免修、緩考、補考、重修、補修等信息資料的歸檔。③負責每一個學生入學信息及學籍變動等信息的核對和歸檔。④做好學生培養計劃和課表準確無誤并整理歸檔。⑤做好每一屆畢業生的學位資格審查準確無誤，并移交圖書館保存。⑥做好每一項考試工作的考前，考中和考后每一個環節及相關資料的歸檔。⑦畢業論文資料的整理歸檔工作。⑧負責學生每學年培養計劃的修訂與具體執行工作。這些原始碎片的資料是院系學籍管理工作的縮影，都需要工作過程中建檔立卡保存齊一手資料。

2 院系學籍資料管理現狀分析

2.1 學籍資料來源分散、形式多樣

高校教務處督導辦、教學科、教務科、教材科、教學實踐科還有本院系部、系部教研室、實驗室以及學生個人都是它的信息源，這些資料有些以紅頭文件紙質版的形式下發到院系，有些卻是工作者在管理過程中自然形成的歷史記錄資料，從而形成了來源分散、內容豐富、載體形式多樣化的記錄資料，這些資料的來源具有分散性、多樣性，原始性的特點；這樣的存在形式，致使信息資料保存在本單位內部，其他部門獲取某些公共信息較為困難， 相關信息資料不能快速、有效地共享，所以說存在部門之間橫向信息資料流通不暢的問題；另外學校每年都要進行相關教育信息資料的匯總工作，從基層院系經層層填表整理，直到最終數據的收集統計，形式多樣且需要耗費大量的人力、物力、時間[2]。筆者認為，這些問題或多或少制約了高校學籍資料的高效發展，制約了高校教學水平的快速提高。

2.2 相關人員資料管理意識薄弱

有的學籍資料的管理者管理意識淡薄，并且缺乏專業的資料管理知識，再加上學校檔案室對他們的培訓指導工作力度不夠，沒有引起相關部門的重視等等原因致使有些院系管理者忽視了學籍資料歸檔的重要性，造成有些學籍資料的不連貫性和不完整性，比如有些老師不能自覺遞交學生原始成績單，有些管理者由于種種原因忘記了催要，這樣就會導致成績單原始資料的不完整性，不利于高校資料管理工作的有序進行，所以說管理者對學籍資料的重要性認識有待加強[3]。

2.3 學籍資料管理存在零碎性和多樣性的特點

目前，河南鄭州輕工業大學學生人數已達2萬多人，為適應近年來高校擴招現象，辦學效率的提高顯得至關重要，先進的計算機功能已被人們深刻認可并利用，從2001年，由湖南青果軟件有限公司開發的“KINGOSOFT高校數字校園綜合管理平臺教務網絡管理系統”已進入本校學籍資料管理工作中并發揮著非常重要的作用(見圖1)。使用該軟件對學生信息進行管理，具有手工操作所無法比擬的優點。例如：檢索方便、查找快捷、可信性高、儲存量大、保密性強、成本低等，但也有系統存在的問題：本校學籍管理系統存在橫向信息資料流通不暢、數據處理及查詢結果存在或多或少的不足，有些數據還很存在零碎性，還需要手工處理和歸整，這樣就不免會造成各個院系的文檔格式不統一性的現象[4]。

圖1 KINGOSOFT高校數字校園綜合管理平臺教務網絡管理系統

2.4 學籍資料日常性與管理者多面性相矛盾

學籍管理工作具有多面性、事務性、日常性的顯著特點。現階段高校學服務管理人員大多由教學秘書兼任，有些教學秘書還兼任計生委員，女工委員等數職，日常工作直接服務師生且繁忙瑣碎，細微之處稍有疏忽就會直接影響正常教學活動。加之許多學籍管理人員對資料管理業務水平有待提高，而且很多高校面臨行政管理人員在精簡壓縮，學生人數、學籍資料管理內容卻在增多的矛盾現狀，這樣忙于管理日常事務的他們就沒有更多的精力和專一的時間去整理那些零碎分散的資料，從而造成雜亂無序的學籍資料不能規范專業的管理保護，以上這些現象都嚴重制約了辦學效率[5]。

3 改變現狀的具體對策

3.1 加強學籍資料管理建設

對于高校學籍資料而言，主要涉及學生的相關信息資源。管理者要對這些資料進行綜合的分析和總結，并以此反映正確的學生信息，提供科學的教學數據，可以說高效的學籍資料管理水平可以提高高校整體辦公效率，提升高校的管理與決策水平，促進高校信息化的發展，推動高校穩步前進，對高校決策者有著巨大的參考意義和決定意義。所以，高校決策者應重視學籍資料管理工作，應逐步改進和完善一套適合本校發展的學籍資料管理規章制度，以便推動學籍資料管理工作逐漸步入規范化軌道，以便學籍資料的收交管理、分類歸檔、借閱程序等方面能做到有章可循、有據可依，在管理體系中要突出院系學籍資料管理的重要性，同時還應配備專門的學籍資料管理人員，并在職稱評審等問題上和其他管理者同等對待，用感情激勵他們，讓他們無后顧之憂，舒心工作。

3.2 不斷對學籍管理系統存在的不足加以改進

網上有關數據庫技術的簡介為：數據庫是一個面向主題的、集成的及隨時間變化的，但信息本身又相對穩定的具有歷史性的數據資料集合，它用于對管理決策過程的支持[6]。所以，不妨在學校學籍資料管理中加以應用它，可以將數據庫和高校學籍資料管理有機結合起來，用數據庫技術來集中處理學籍管理中歷史的和分散的數據資料，有必要在學校內部改進一套完美的軟件處理平臺，以此來彌補改進學籍資料管理系統的不足之處，這樣不僅能提高業務管理效率，而且還保證歷史學籍數據資料的系統性、完整性、準確性，保證這些數據資料更好的服務于辦學，服務于師生。例如鄭州輕工業大學自本學期開始啟動學生自助服務打印系統，自助打印系統可為學生提供成績單、學籍證明和成績績點說明等材料，極大地方便了學生。

3.3 提高學籍管理人員的業務素質

學籍管理人員首先自身從思想上要提高認識，對學籍資料管理工作要有奉獻精神，要熱愛工作微笑服務，要加強學習提高水平，要有時代緊迫感，明確自身不僅要精通學籍資料管理業務，還要掌握一定的專業知識；不僅要熟練操作學籍管理系統的每個步驟，還要手工管理方式加以輔助；不僅要掌握計算機檢索，制表等手段，還要懂整理資料立卷歸檔的步驟，還要有主動服務、科學管理、重視學籍資料管理的思想意識。同時高校領導更應加強對學籍管理人員的業務培訓工作，可通過聽專家報告、院系間互相交流學習等辦法，來拓展學籍管理人員的知識層面，提高他們的業務素質，達到學籍資料管理者掌握新的技能和知識的目的，提高學籍資料的管理水平，提升學籍資料的服務效率，適應高校新形勢發展的要求[7]。

4 高校學籍信息資料管理模式如何適應形勢

4.1 紙質版向電子化管理模式轉變

4.1.1 紙質資料作為傳統的信息傳遞工具憑借其獨特的穩定性[8]，不受電子設備有無的限制，不易被丟失的優勢。仍有保管意義，也很符合人們長久以來養成的閱讀習慣，但隨著電子信息技術的發展及網絡技術的普及，電子資源的數量和品種也在逐漸增多。在高校的應用也越來越廣泛，二者互為補充，對于多數高校圖書館資料室而言 ，居于主體地位的仍為紙質資料。然而電子資料由于本身方便快捷節省空間的獨特保存優勢更得到年輕人的喜愛。

4.1.2 選用優質數據庫，比如高校“學信網”的應用方便實用，深受學生喜愛，新生學籍電子注冊工作，是加強高校學生學籍管理的主要手段，新生通過學籍電子注冊后才能獲得學籍，具有學籍的學生才能獲得學歷證書，學歷證書上的相關信息以電子注冊信息為依據。我們學院高度重視，認真做好學籍信息自查的宣傳動員工作，在規定時間內完成新生學籍信息自查工作。如學生未按時查詢和自查，因學籍信息錯誤引起的后果由學生本人承擔責任[9]。全國高校參加全國統考、經省級招辦錄取并已報到注冊的全體2020年錄取的全日制本科新生學籍在中國高等教育學生信息網(以下簡稱“學信網”)注冊工作已全部完成。為保證學信網上學生學籍信息的準確性、完整性，現開展2020級新生學籍信息自查工作，查詢網站為中國高等教育學生信息網(網址http：//www.chsi.com.cn/)，教育部指定學籍學歷查詢的唯一網站。查詢步驟是登錄“學信網”→“學籍學歷信息查詢與認證服務” →“學籍查詢”→“新生學籍”→“注冊學信網賬號”→ “登錄學信檔案”→查詢個人學籍信息。

4.2 服務好教學評估、工程認證等資料查閱

學生考試卷子、成績等的完整性、規范性都需要我們工作做到認真細致，教學評估、工程認證、教學檢查等等需要查閱資料的時候，資料管理者能做到件件有著落，快速準確抓取所需資料，做好全方位服務工作。

4.3 高校學籍資料保護新型管理模式有待提高

新形勢下需要資料管理者不斷提高水平， 比如計算機、打印機等設備有待更新，管理人員有待學習新技術、新理念、新思想、新觀點，需要不斷進步，需要不斷提高辦事效率，以一切為了服務師生的熱情投入工作，方便快捷地把學籍資料保存和管理好，同時資料管理人員還需要提高自己的普通話水平和師生溝通能力，不斷提高新型管理模式與服務水平[10]。

4.4 不斷樹立“以人為本”的學籍資料管理和服務理念

師生在工作過程中越來越認識到資料管理的重要意義與作用的情況下，學籍資料管理無疑應納入現代圖書資料的管理模式之中。隨著學籍資料查詢者知識面的不斷拓寬和交叉，各院系資料室的服務應以用戶為中心，所有的服務必須以方便用戶、滿足用戶需求為前提。各院系資料室應推行“以人為本”的管理模式，急用戶所急想用戶所想，為用戶排除查詢過程中的障礙，節約用戶從學籍資料海洋中查詢的時間。而且各院系資料室推行“以人為本”的管理模式還能激勵廣大教學和科研人員的積極性、創造性、創新性。在大數據環境的影響下，不斷樹立“以人為本”的資源管理和服務理念，不斷提高各資料室的信息服務水平，滿足查詢者的需求，應竭盡全力為各院系資料室實施科學管理打下一定的基礎，實現人性化的管理模式和服務理念，從思想上抱著“一切為了查閱者”的服務宗旨，最終達到“以人為本”的服務意識，從而提高學籍資料的整體服務水平[11]。

4.5 及時修補破損缺失的學籍資料

資料中的缺失破損現象嚴重．這些原因并不是暫時存在的，因此我們保護資料時要做到細枝末節，將所有缺失破損原因及解決方法聯系起來對待。既要保證資料室室內環境良好，比如通風良好，溫濕度適宜，干凈整潔，空氣清新，禁止吸煙，防止老鼠等進入，還要安裝紫外線消毒燈管和光觸媒裝置。同時要堅持不懈耐心地對管理者進行愛護資料保護資料的宣傳教育，這樣才能有效降低學籍資料的破損率，學籍資料的自身價值在于利用 ，而利用的前提是要妥善保管并盡量保持資料的準確完好無損。這是我們每個資料工作人員以及廣大讀者應該牢記的。只有真正把點滴工作做到位，我們的資料才能完整無損準確的保管好，并提供給查閱人利用，資料保護得更久、更遠、更有利用價值[11]。

4.6 加大經費投入

隨著高校的跨越式發展，資料也在逐年增加，加大資料室房間面積，購置資料架、閱覽架、資料夾、文件夾等等相關用具，增加人員配置，加強資料室文化、環境建設等等硬件建設勢在必行。

4．7 注重用戶間交流和反饋，提升資料的生命力和質量

交流和反饋，既體現在用戶間、上下級、平級間的交流和反饋，又包括和上級機關、基層院系，以及用戶實踐中體現出的新要求、新變化。資料的質量提升不是一朝一夕可以完成的事情，需要在不斷的溝通、交流、反饋、工作中補齊短板，對內完善自己的資源優勢、優化自己的資源質量，對外根據用戶的需要，了解用戶的動態，拓寬管理者思路，注重信息反饋內容，整理資料保護資料過程中變被動為主動，避免不必要跟風和走彎路。一方面要及時掌握教育部新動向、新理念，聆聽各級領導、各行業專家對學籍發展的新指示和新建議；另一方面，主動交流和反饋了解用戶新的查閱需求和方式，以便適時做出調整回應對策改進，方能確保資料質量的優化和可持續查閱，提升學籍資料的生命力和質量[12]。

5 結束語

學籍資料是高校教學管理水平的縮影，是學生信息的真實記錄，是最原始資料，在高校學籍管理中扮演著越來越重要的角色，也是高校資料管理水平的體現，是長期而艱巨的細碎式系統工程，很有必要做好此項工作，只有認真梳理，總結經驗，找出不足，快速對策，廣泛征集，掌握其規律和特點，資料為王，服務第一，把好學籍資料管理工作做好做精，才能使高校整體資料管理信息化、規范化、高效化、科學化發展，才能在高校教學管理、學科建設、評估考察、博士點建設等工作中發揮其重要作用，才能促進學校本科教學的正常高效進行，才能加強學校學生教風、學風建設，進一步規范學生學業管理與培養環節，保持良好的學習秩序，全面提高學生培養質量，才能提高學校的整體辦學效率和辦學層次[12]。