淺談不動產登記檔案的發展趨勢

葉長如

【摘要】隨著社會主義市場經濟的快速發展和城鎮化進程的不斷加快，房地產行業也迎來了飛速發展，隨之而來的需要進行不動產登記的業務數量也越來越多，對于不動產登記業務的檔案管理要求也越來越規范化、標準化和科學化。因此，不動產登記檔案管理部門必須改進傳統方法，提高不動產登記業務檔案的管理以及使用成為了迫切需要解決的問題。而依托于互聯網+新模式，結合人臉識別、電子簽名/電子簽章等現代信息技術，實現不動產登記檔案無紙化管理與使用模式已然成為未來不動產登記檔案管理的新趨勢。本論文首先闡述了不動產登記檔案傳統管理模式存在的問題，分析了可以應用實現不動產登記檔案無紙化辦公的技術條件和手段，最后將可以通過提高不動產登記檔案無紙化辦公需要注意的事項進行羅列，以期為提升不動產登記檔案管理和查詢、利用水平提供參考。

【關鍵詞】不動產登記檔案;紙質檔案;檔案管理;無紙化辦公;互聯網+? ? ? ? ? ?【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.31.019

當前，不動產登記檔案管理方面的問題和矛盾日益突出，如不動產登記檔案管理工作量較大、管理流程繁瑣、查詢使用頻繁、人工出錯率高等。而不動產登記檔案管理不僅僅是不動產管理的基礎，還直接決定了不動產的登記及資料使用效率，因此不動產登記檔案的管理與利用已成為房地產行業的一個亟待解決的核心環節。

而當前，隨著信息化新技術的普遍應用，使得不動產登記檔案的管理方面也必須順應時代發展潮流和趨勢，因此通過改進不動產登記檔案管理方面的機制，推動不動產登記檔案管理無紙化辦公進程，是提高不動產登記檔案的利用價值的必要手段。

1、不動產檔案傳統管理模式存在的問題

1.1以紙張作為信息載體，檔案資料不完善，有損毀、遺失等現象

對于傳統不動產登記檔案管理而言，由于之前信息技術落后，傳統的不動產檔案管理模式均采取人工管理，紙質紙張作為信息記錄的載體。隨之而來的就是，在不動產登記檔案錄入中，采用的是人工方式進行填寫，復印或者打印材料。例如對于不動產所有者能夠提供的相關不動產坐落信息、委托書、申請書和交易合同信息等，均采用紙質來保存信息，并且各個登記流程當中必須給出的審批結果均是采用筆墨填寫到紙質材料之上。

這些不動產登記檔案均屬于從過去的房屋或土地檔案當中延續過來，由于無統一的管理制度和標準，導致檔案管理因地區不同而存在較大差異。而恰恰由于不動產登記檔案管理在過去沒有引起足夠重視、認知淺薄等因素，很多紙質檔案都存在破損、殘缺不全的問題，甚至還有損毀及遺失的情況。且隨著最近這些年房地產行業迅猛發展，不動產登記檔案保存場地欠缺、保管方式不科學、保管人員不夠專業等原因，某些管理部門進行不動產檔案搬遷過程中，甚至經常出現資料丟失的問題。

1.2手工抄錄查詢結果，工作效率低下

過去的不動產檔案管理過程中，工作人員在提供查詢服務期間，大多要求客戶先提交房屋（不動產）登記查詢申請書，將房屋（不動產）所有權人的各種信息、查詢需求和具體使用用途進行登記備案。而在具體的查詢過程中，按照客戶需要查詢的問題從紙質檔案里面進行翻找和查詢，查詢時把不動產檔案信息完成記錄，手工方式進行提檔，接著保留在不動產登記檔案庫中。最后把滿足要求的檔案找出，提交給客戶。而在查詢過來，不動產登記檔案還會按照與之前相同流程繼續進行登記備案管理。

而隨著房地產市場經濟的發展，我國開始對不動產購買進行把控，當前不動產登記查詢證明已成為購買房屋的必備材料之一，因此近年來，不動產檔案使用頻率持續提高，需要查詢檔案的客戶迅速增多，還有人們對檔案生成不了解，導致檔案查詢工作難度驟然加大。

因此，由于某些地區不動產登記檔案資料沒有完成電子化，還是采取過去的人工查詢模式，使得不動產檔案查詢、利用非常繁瑣，工作效率低下，如遇到不動產登記檔案錯誤或者丟失的情況，則給不動產登記管理帶來了極大的不便。

1.3數字化和紙質檔案并行，存儲空間不足

對于現在的不動產檔案管理而言，通常包括以下三種類型，分別為不動產登記檔案原件、復印件、電子檔案。在具體使用和操作過程中，基于信息處理便捷考慮，需要構建數字化檔案庫，進而提高檔案管理的工作效率，可是也導致出現新檔案的問題。

現在不動產檔案管理領域，普遍采取的是將紙質檔案進行掃描，然后借助電腦圖像處理技術，把紙質檔案變成電子化檔案，同時把檔案信息按照數字化方式予以存儲，使得紙質檔案可以和電子檔案進行對照。如此雖然日常工作中能夠利用掃描檔案進行查詢，無需提取紙質檔案，可是紙質檔案數量持續增多，檔案庫的空間不足問題已經愈發凸顯。

2、不動產檔案無紙化管理條件逐步成熟

2.1無紙化管理的法律制度已經建立

在2019年4月3日，《中華人民共和國電子簽名法》完成修訂并開始實施，其中規定對于不動產登記的流程，可以采取電子材料，也就是說對于土地、房產等這些不動產的產權在買賣過程中可以使用電子簽名、信息文本等方法完成，這部法規對不動產買賣使用電子簽名提供了法律保障。

2.2電子簽名/簽章技術的廣泛應用

當前我國大部分行業當中，例如銀行匯兌及網絡交易等領域，都普遍采用電子簽名/簽章的方式進行完成。這些電子簽名/簽章的技術發展和應用都已經非常成熟，因此采取符合法律規范的電子簽名及電子文件去取代人工簽名，具有和原件相同的法律效力，并且該類技術運用日臻完善。例如，信息化技術比較發達的杭州在房屋管理方面已經采用了線上審批，還有打大部分地區也已實現了不動產登記證書（證明）查詢打印，以上方式均大量采取電子簽名/簽章的方式。

2.3信息加密技術讓無紙化檔案管理更加安全

現在，我國大部分地區的不動產檔案都完成了數字化處理，這些毋庸置疑給不動產檔案管理實現信息化和智能化創造了條件，然而單純的完成簡單的數字化處理，在檔案管理和實際應用中還是存在較大被信息篡改的可能。而現代的信息加密技術（如區塊鏈）呈現出防篡改的優勢，且已開始廣泛應用，將該優勢應用到不動產檔案無紙化管理當中，可以確保檔案只允許添加卻無法篡改。例如區塊鏈技術，便能夠把原始信息記錄到數據鏈當中而不可更改，然后在提取檔案、登記業務、多部門審批、日常查詢等方面均能夠實現無紙化管理。

隨著科學技術的進步，大數據及云平臺技術已開始登上政務智能化管理的舞臺。使用大數據及云平臺技術，可以實現信息的空間備份，使得電子檔案都存在于鏈路當中，使得不動產登記檔案查詢不僅僅可以正向查詢，甚至也能夠逆向查詢，電子化圖片也能夠打印成紙質材料，并添加防偽水印，為不動產檔案實現無紙化管理提供安全保障。

3、不動產檔案管理無紙化辦公需要關注的問題

3.1必須關注不動產無紙化管理的安全性

對于實施不動產檔案無紙化管理而言，最關鍵的問題之一就是要有效保障檔案資料的安全性。在將不動產檔案完成數字化加工后，必須借助某些信息化存儲介質來進行保存方可實現日常的便捷查詢服務。所以，電子檔案的存儲就變得非常重要，必須對檔案資料的存儲設備進行日常維護，定期定時備份或者異地備份，避免由于各種原因導致的數據損壞與丟失。且由于不動產登記檔案的唯一性與歷史性，核心的不動產檔案必須進行數據加密，如設置相應管理權限、定制對應的工作流程等，避免數據的人為泄密。

此外，不動產檔案無紙化管理制度的更新和完善也起著至關重要的角色。通過完善制度及管理方式，全面引入黑客入侵檢測、等保測評以及防火墻等技術手段確保不動產登記檔案管理實現科學話管理。

3.2建立檔案查詢分級管理的制度

不動產檔案資料必須按照合法的條件展開查詢，對于不同申請查詢的客戶，設置不一樣的權限，各種檔案利用需求必須出具不一樣的內容申請，不動產檔案無紙化管理方面必須保持內部與外部查詢的一致化管理，設置不同的分級權限和查詢流程。即使是管理人員也要設置不同的權限，并且對系統終端進行加密，避免信息的非法查詢。對于不動產全生命周期的檔案管理做到每一個環節都處于可控狀態，檔案查詢與借閱全程監督并形成電子臺賬進行管理，要做到一切有源可尋、有跡可查。

3.3完善不動產登記管理服務機制

由于不動產登記檔案管理模式的創新和新技術的核心應用，導致了不動產登記檔案管理工作人員必須轉變服務思維和服務理念，而無紙化檔案管理模式替換傳統紙質檔案管理模式的過程中，身為不動產登記檔案管理人員就必須提高自身的專業技能和管理能力。而通過完善不動產登記管理服務機制，開創新型服務評價手段，構建不動產登記檔案管理服務指標，則可以使得不動產登記檔案的工作更加的科學、合理，也有助于及時發現新的問題、新的矛盾，為更好的解決問題和采取必要的手段和措施提供理論依據。

總結：

在外部大環境的迫切要求、內部信息安全和科學技術日趨進步和穩定的條件下，切身立足于公眾的利益，也為給社會公眾提供一個更好的不動產登記檔案查詢服務，不動產檔案管理人員必須強化不動產登記檔案管理意識，轉變業務思維與服務思維去迎接不動產檔案管理的無紙化時代的來臨。據不完全統計，當前我國已經有超過七百個市縣采用“互聯網+不動產登記”業務模式，開創了的交易管理、不動產登記和稅收并行辦理的“一窗受理、多端協同”新業務模式，而依托以上信息化手段和不動產登記檔案管理基礎，實現不動產檔案的無紙化查詢、使用和管理，必將創建不動產登記檔案管理的新趨勢和新方向。

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